การปรับปรุงการบริหาร

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การเงินและบัญชี

  • 10
    02 2560
    นโบบายบัญชีและการเงิน

        การตั้งนโยบายบัญชีและการเงิน เป็นส่วนหนึ่งในหมายเหตุประกอบงบการเงินที่เคยได้กล่าวไว้ในเรื่อง ความรู้เรื่องงบการเงิน ที่มีส่วนประกอบทั้งสิ้น 5 ส่วนและในส่วนสุดท้ายคือหมายเหตุประกอบงบการเงินที่จะบอกรายละเอียดและวิธีการจัดทำงบการเงินของกิจการนั่นเอง ในส่วนหมายเหตุนี้จะเป็นส่วนที่เจ้าของกิจการจะต้องกำหนดนโยบายบัญชีและการเงินให้เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่ถูกกำหนดโดยคณะกรรมการกำหนดมาตรฐานบัญชี ผู้ประกอบการควรทราบว่ามีรายการใดที่ถูกบังคับให้ใส่ในนโยบายบัญชีและการเงินซึ่งอยู่ในส่วนของหมายเหตุบ้าง และยังจำเป็นต้องเลือกนโยบายการบัญชีที่เหมาะสมเพื่อเป็นประโยชน์ต่อกิจการและผู้เกี่ยวข้องที่ใช้งบการเงินด้วย     นโยบายการบัญชี หมายถึงหลักการ หลักเกณฑ์ประเพณีปฏิบัติ กฏและวิธีปฏิบัติเฉพาะที่กิจการนำมาใช้ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน ขอนำตัวอย่างนโยบายการบัญชีของบริษัทมหาชนแห่งหนึ่งที่อยู่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์มาให้ดู โดยคุณสามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ จากตัวอย่างนี้อยากให้คุณสังเกตข้อ 6 ในหมายเหตุประกอบงบที่เขียนว่านโยบายการบัญชีที่สำคัญซึ่งมีตั้งแต่ข้อ 6.1-6.21 อาจจะดูเยอะและยังมีข้อสงสัยต่ออีกว่ากิจการSMEs ต้องใส่ไปเยอะๆแบบนี้ด้วยไหม เนื่องจากนโยบายบัญชีที่นำมาเป็นตัวอย่างนั้นเป็นบริษัทมหาชนซึ่งเป็นบริษัทใหญ่จึงมีรายการทางบัญชีครบถ้วนและหลากหลายมาก สำหรับธุรกิจ SMEs ควรใช้แต่นโยบายที่สำคัญๆและบังคับให้เปิดเผย หากไม่มีการกำหนดนโยบายมาโดยเฉพาะก็ให้ใช้ข้อกำหนดในมาตรฐานการบัญชี คำนิยาม การรับรู้รายการและเกณฑ์การวัดมูลค่าที่ระบุไว้ในแม่บทการบัญชีได้ การที่ผู้ประกอบการเลือกใช้นโยบายการบัญชีในเรื่องใดแล้วต้องถือปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ และหากกิจการจะเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชีก็ต้องเข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งคือเกิดจากข้อกำหนดของมาตรฐานการบัญชีหรือการตีความของมาตรฐานการบัญชีและการเปลี่ยนแปลงนั้นทำให้งบการเงินมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากขึ้นในส่วนที่มีผลกระทบของรายการค้า เหตุการณ์ที่มีผลต่อฐานะทางการเงิน ผลดำเนินงานและกระแสเงินสดของกิจการ สรุปนโยบายการบัญชีที่สำคัญที่กิจการควรเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบการเงินมีดังนี้     1. เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน     2. วิธีการรับรู้รายได้     3. วิธีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ     4. การตีราคาสินค้าคงเหลือ     5. เงินลงทุน     6. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์     7. สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน     8. รายการที่เป็นเงินตราต่างประเทศ     9. การบัญชีเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและบำเหน็จ     10. การสำรองตามกฏหมาย     11. กำไรต่อหุ้น     12. การเปลี่ยนแปลงทางบัญชี     13. ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี     14. รายการพิเศษ     การกำหนดนโยบายบัญชีและการเงินเจ้าของกิจการและฝ่ายบริหารต้องเป็นผู้กำหนดองโดยเลือกใช้นโยบายที่ทำให้งบการเงินเป็นไปตามข้อกำหนดทุกข้อในมาตรฐานการบัญชีและการตีความทุกประการของคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชี สำหรับกิจการSMEs ที่เพิ่งดำเนินการและต้องส่งงบการเงินก็ไม่ต้องกังวลใจเพราะผู้รับผิดชอบทำบัญชีได้กำหนดไว้ให้แล้วแต่เจ้าของกิจการก็ควรทราบว่าเขากำหนดแบบไหนเพื่อปรับให้เข้ากับธุรกิจตนเองและเป็นประโยชน์ในการบริหารงานด้วย

  • 09
    02 2560
    การจัดทำงบกระแสเงินสดแบบง่าย

        เรามักถูกถามเวลาไปขอสินเชื่อที่ธนาคาร พนักงานสินเชื่อมักถามว่า cashflow ของกิจการเป็นอย่างไรบ้างมีเงินเหลือเท่าใดและก็จะให้เราทำ cashflow ส่งมาให้ดูก่อน เรามารู้จักกันว่างบกระแสเงินสดหรือ Cashflow statement เป็นอย่างไร งบกระแสเงินสดคืองบที่แสดงการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของกระแสเงินสด(สภาพคล่องของกิจการ) ของกิจการโดยบอกให้ทราบถึงแหล่งที่มา (Source) และการใช้ไป (Use) ของเงินสด กระแสเงินสดของกิจการมาจาก 3 กิจกรรมหลัก ดังนี้     1. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการดำเนินงาน (Cash flow from operation)     2. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุน (Cash flow from investment)     3. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการจัดหาแหล่งเงินทุน (Cash flow from financing)     กิจการ SMEs ขนาดเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ไม่จำเป็นต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเต็มรูปแบบเหมือนบริษัทระดับใหญ่หรือระดับกลางเพราะธุรกิจขนาดเล็กจะแบ่งรายการยากกว่าบริษัทมาก เพราะไม่ทราบเงินสดประเภทนี้ถูกแบ่งว่ามาจากกิจกรรมใด กิจการขนาดเล็กต้องการทราบเพียงว่าเงินสดรับและเงินสดจ่ายหักกันแล้วจะเหลือเท่าไหร่ (คือกระแสเงินสดสุทธิ) และเงินสดสุทธินี้จะเพียงพอกับค่าใช้จ่ายไหม การจัดทำงบกระแสเงินสดมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาดและมีมากที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องหมุนเงินและขาดสภาพคล่องเพราะการทำงบนี้ก็เพื่อช่วยวางแผนหาเงินล่วงหน้าเพื่อมาแก้ไขปัญหาขาดสภาพคล่องนั่นเอง กิจการที่มีรายได้สม่ำเสมอจะวางแผนการจัดหาเงินสดง่ายกว่ากิจกรรมที่มีรายได้ไม่แน่นอน เปรียบเสมือนพนักงานที่กินเงินเดือนประจำก็วางแผนการใช้เงินง่ายกว่าคนที่ทำอาชีพอิสระ ยกตัวอย่าง นางสาวแสงเดือนมีเงินเดือนประจำเดือนละ 40,000 บาท (เป็นกระแสเงินสดรับ) และมีค่าใช้จ่ายรายเดือน (กระแสเงินสดจ่าย) คือผ่อนรถ 12,000 บาท ค่าอาหาร ค่าน้ำมัน ค่ามือถือและจิปาทะอีกเดือนละ 18,000 บาท รวมมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนๆละ 30,000 บาท เมื่อนำหักเงินสดรับจะเป็นเงินสดสุทธิที่เหลือจำนวน 10,000 บาท หากเปลี่ยนนางสาวแสงเดือนเป็นธุรกิจก็บอกได้ว่าธุรกิจนี้มีเงินเหลือเดือนละ 10,000 บาท เมื่อจะไปขอเงินกู้กับธนาคารก็สามารถผ่อนชำระได้ไม่เกินเดือนละ 10,000 บาทเพราะถ้าผ่อนมากกว่านี้ก็จะมีปัญหาขาดสภาพคล่องแน่นอน ดังนั้นที่เราจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อให้เราวางแผนได้ว่าเดือนนี้เรายังขาดเงินอีกเท่าใดทำให้เราจัดหาเงินทุนหมุนเวียนได้ทันท่วงทีไม่ใช่ต้องวิ่งหาเงินเมื่อเงินขาดมือซึ่งจะไม่ทันการณ์และทำให้ต้องเครียดด้วย     การจัดทำงบกระแสเงินสดที่แบ่งกิจกรรมนั้นอาจยุ่งยากเกินไปสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ ทาง BSC จึงได้จัดทำงบกระแสเงินสดในตาราง Excel ให้ผู้สนใจสามารถ download เพื่อจะได้ไปวางแผนกระแสเงินสดของตนเองได้หรือจัดทำเพื่อส่งธนาคารในการขอสินเชื่อให้เร็วขึ้น ในตารางที่จัดทำให้ download นั้นขอให้ผู้ประกอบการเติมตัวเลขเฉพาะช่องสีเหลืองเท่านั้นส่วนในช่องสีขาวทางศูนย์ได้ผูกสูตรไว้แล้ว และงบที่จัดทำขึ้นมานี้จะเป็นงบที่จัดทำเป็นรายเดือนและรวมกันเป็นหนึ่งปีเพื่อให้วางแผนเป็นรายเดือนได้ หากเงินสดติดลบก็จะทราบว่าติดลบหรือขาดไปเท่าไหร่เพื่อไปขอยืมจากเพื่อนฝูง หุ้นส่วนหรือสถาบันการเงินได้ ทาง BSC ได้จัดทำงบกระแสเงินสดเป็นระยะเวลา 3 เดือนเพื่ออธิบายให้ผู้ประกอบการให้เข้าใจได้มากกว่านี้ งบกระแสเงินสด ปี 2559 รายการ  ม.ค.  ก.พ.  ม.ค.  เงินสดต้นงวด   58,800.00   47,800.00   33,300.00  เงินสดจากการขายเสื้อ  60,000.00   70,000.00   80,000.00  เงินสดจากการขายเครื่องประดับ  60,000.00   40,000.00   40,000.00  เงินสดจากรายได้อื่นๆ  50,000.00   60,000.00   40,000.00  กระแสเงินสดรับ   228,800.00   217,800.00   193,300.00  ค่าวัตถุดิบ  30,000.00   30,000.00  40,000.00  ค่าวัสดุสิ้นเปลือง  4,000.00  5,000.00  4,000.00  ค่าขนส่ง-หีบห่อ  2,000.00  3,000.00 2,000.00 ค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม  5,000.00 7,500.00  5,000.00 ค่าใช้จ่ายกรรมการ  20,000.00  20,000.00 20,000.00 ค่าแรงงาน  40,000.00  40,000.00  40,000.00 เงินเดือนสำนักงาน  20,000.00 20,000.00  30,000.00 ค่าเช่า  10,000.00  10,000.00 1 0,000.00 การตลาด  5,000.00  5,000.00  5,000.00 ค่าน้ำมันและเดินทาง  5000.00  5,000.00  2,000.00 ค่าไฟฟ้า, น้ำประปา  2,000.00  2,500.00  5,000.00 ค่าโทรศัพท์  3,000.00  3,000.00 2,000.00 ค่าบำรุงรักษา 1,000.00  1,000.00  1,000.00 คืนเงินกู้และดอกเบี้ยเงินกู้ 20,000.00  20,000.00  20,000.00 ค่าประกันภัย  2,000.00  2,000.00  2,000.00 ค่าธรรมเนียมต่างๆ  2,000.00  2,500.00  2,000.00 ค่ารับรอง  -  -  - อื่นๆ 10,000.00  8,000.00  10,000.00 กระแสเงินสดจ่าย  181,000.00  184,500.00  205,000.00 กระแสเงินสดสุทธิ  47,800.00  33,300.00  11,700.00 ได้เงินกู้มา - - - เงินกู้จากเจ้าของ - - 20,000.00 กระแสเงินสดรับสุทธิ   47,800.00   33,300.00   8,300.00 คืนเงินให้เจ้าของ - - - เหลือเงินสดปลายงวด   47,800.00   33,300.00   8,300.00

  • 09
    02 2560
    การจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร(Management report)

        ธุรกิจขนาดกลางมีงานด้านการบริหารจัดการธุรกิจมากกว่าธุรกิจขนาดย่อมเพราะขนาดของธุรกิจที่ต่างกันทำให้มียอดขาย พนักงาน แรงงานที่มีจำนวนมากกว่าขนาดเล็ก ผู้บริหารของธุรกิจขนาดกลางจึงจำเป็นต้องบริหารงานผ่านการดูรายงานที่ฝ่ายบัญชีจัดทำขึ้นให้สำหรับผู้บริหาร เพราะรายงานผู้บริหารจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารงานได้ ระดับผู้จัดการฝ่ายหรือแผนกต่างๆก็มีการใช้รายงานทางการเงินเช่นกัน เพราะรายงานเหล่านี้ช่วงในการวางแผน, ตรวจสอบและควบคุมการจัดการได้ ปัจจุบันนี้มีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ในการวางระบบบัญชีและในระบบบัญชีก็จะมีระบบการจัดการข้อมูลซึ่งสามารถออกรายงานสำหรับผู้บริหารได้ เราเรียกระบบนี้ว่าระบบจัดทำรายงานสำหรับการบริหารจัดการ (Management report system) ระบบการจัดทำรายงานนี้จะดึงข้อมูลต่างๆที่ระบบบัญชีได้บันทึกไว้ตามผังบัญชีที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดไว้ การออกแบบรายงานให้มีหน้าตาและมีตารางรายละเอียดแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับการออกแบบพัฒนาของผู้เขียนโปรแกรมกับผู้บริหารระดับสูงของกิจการ เพราะการออกแบบรายงานเอกสารจะขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงานด้วยว่าต้องการรายงานประเภทใดมาช่วยในการบริหารและตัดสินใจบ้าง ส่วนใหญ่ผู้บริหารต้องการใช้รายงานสำหรับการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย ระบบรายงานนี้จะพิมพ์ออกมาในรูปของกระดาษซึ่งจะสรุปข้อมูลให้กับผู้บริหารได้ซึ่งผู้บริหารบางคนที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์ก็ยิ่งต้องการการพิมพ์รายงานรูปแบบนี้มากเพื่อใช้ประกอบการบริหารจัดการงานนั่นเอง รายงานสำหรับผู้บริหารแบ่งออกเป็น 4 ประเภทคือ     1. รายงานที่กำหนดจัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่แน่นอน (Schedule report) เป็นรายงานที่สรุปผลการดำเนินงานเป็นรายเดือน, สรุปผลการขายสินค้าเป็นรายสัปดาห์เป็นต้น เกือบทุกกิจการของธุรกิจขนาดใหญ่จะมีการจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่าย,กรรมการผู้จัดการ และกรรมการบริหาร สำหรับผู้จัดการฝ่ายอาจต้องการรายงานไปเพื่อการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ สำหรับกรรมการผู้จัดการอาจต้องการรายงานไปเพื่อทราบผลการดำเนินงานของทั้งกิจการเพื่อวางกลยุทธ์ให้บรรลุได้ตามเป้าหมายของกิจการ สำหรับกรรมการบริหารอาจต้องการรายงานไปเพื่อวางแผนกำหนดกลยุทธ์ในอนาคตรวมทั้งตรวจสอบการดำเนินงานที่ผ่านมาว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่    2. รายงานที่จัดทำขึ้นเป็นกรณีพิเศษ (Exception report) เป็นรายงานทางบัญชีที่จัดทำขึ้นเสนอเป็นพิเศษเมื่อมีปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยจะนำเสนอรายงานให้ผู้บริหารเพื่อใช้ในการแก้ไขหรือตัดสินใจหรือรักษาผลประโยชน์ของกิจการ ยกตัวอย่างในช่วงน้ำท่วมใหญ่กรุงเทพ ยอดขายของบริษัทตกต่ำและโรงงานก็เกิดน้ำท่วม ฝ่ายบัญชีถูกสั่งให้จัดทำรายงานเพื่อแจ้งยอดขายทุกวัน รวมทั้งการหยุดผลิตชั่วคราวมีผลกับกิจการมากน้อยเพียงใดซึ่งจะต้องหาตัวเลขทางการเงินนำเสนอเพื่อวิเคราะห์ได้ถึงผลเสียและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นตัวเงิน     3. รายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร (Demand report) รายงานนี้จะแสดงข้อมูลตามที่ผู้บริหารต้องการเพื่อให้เข้าถึงสถานการณ์ที่รวดเร็วขึ้นและเพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที เช่น รายงานยอดขายที่ไปเปิดบูทหรือยอดขายในงาน Event ว่าขายได้เป็นเงินเท่าไหร่ มีจำนวนผู้มาร่วมงานเท่าไหร่ มีผู้ลงทะเบียนสนใจจะซื้อสินค้าเท่าไหร่ เป็นต้น    4. รายงานที่จัดทำเป็นตัวเลขพยากรณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต (Predictive report) เป็นรายงานที่ประมาณการงบการเงินในอนาคตข้างหน้า โดยใช้สูตรทางการเงินและข้อสมมติฐานต่างๆเพื่อให้การพยากรณ์มีความสมจริงมากขึ้น เช่นการลงทุนในโครงการใหม่ของกิจการ จะต้องจัดทำรายงานที่คาดการณ์อนาคตว่าจะมีรายได้จากการลงทุนเท่าใด มีค่าใช้จ่ายเท่าใด ใช้เงินลงทุนเท่าใด ผลตอบแทนต่างๆที่ได้โดยใช้หลักการวิเคราะห์การลงทุนมาจัดทำประมาณการเหล่านี้และจัดทำเป็นรายงานทางการเงินที่สรุปผลให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้     การจัดทำรายงานทางการเงินสำหรับผู้บริหารควรเริ่มจากผู้บริหารก่อนว่าต้องการข้อมูลประเภทใดบ้างที่จะนำมาใช้ในการบริหารงาน รายงานสำหรับผู้บริหารที่จัดทำกันทั่วไปมีดังนี้ รายงานสรุปยอดขายรายสัปดาห์ทั้งกิจการและรายผลิตภัณฑ์ เพื่อแบ่งให้ทราบว่าผลิตภัณฑ์ใดขายดี รายงานสรุปยอดขายรายเดือนเหมือนกับรายสัปดาห์ อาจเพิ่มยอดขายตามพนักงานขายด้วยเพื่อกระตุ้นให้พนักงานขายบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ รายงานสรุปต้นทุนและค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อดูว่ามีรายการใดผิดปกติ รายงานงบกำไรขาดทุนของกิจการ (รายเดือน) รายงานงบกระแสเงินสดของกิจการ (รายเดือน) รายงานลูกหนี้ค้างจ่ายเฉพาะในเดือนนั้น (รายเดือน) รายงานตารางอายุลูกหนี้ (รายสัปดาห์) เพื่อติดตามเร่งรัดหนี้สิน รายงานเปรียบเทียบงบประมาณ(Budgeting) กับผลดำเนินการจริง (Actual) ควรจัดทำเป็นรายเดือนและทุกไตรมาส และมีสรุปทั้งปีด้วย     สำหรับกิจการบางกิจการที่มีปัญหาในเรื่องต้นทุน เรื่องสภาพคล่อง เรื่องลูกหนี้การค้า เรื่องยอดขายไม่ตกต่ำ ก็อาจจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารที่มากกว่ารายงานที่กล่าวมาแล้วข้างต้นหรือมีจัดทำให้รายงานที่มีความถี่มากขึ้นเพื่อติดตามแก้ไขได้เร็วขึ้นก็ได้ การออกแบบรายงานควรออกแบบให้ใช้งานได้ตรงกับประเด็นที่ต้องการต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ไม่ใช่แจ้งตัวเลขผิดทุกครั้ง สำหรับระยะเวลาของการจัดทำรายงานก็ขึ้นอยู่กับปัญหาของกิจการ โดยทั่วไปควรจัดทำทุกเดือนและทุกไตรมาส ซึ่งรายไตรมาสควรเป็นรายงานที่มีการวิเคราะห์ผลดำเนินการจริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ มีการเปรียบเทียบยอดขายทั้งเดือนต่อเดือนและปีต่อปีด้วย บางกิจการมีการเปรียบเทียบลักษณะที่เป็นเดือนเดียวกันจากปีที่แล้วด้วย ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีก็มีการออกรายงานสำหรับผู้บริหารเช่นกันแต่รูปแบบอาจจะไม่เหมาะสมกับบางกิจการ ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรอธิบายความต้องการในรูปแบบของรายงานสำหรับผู้บริหารต่อผู้เขียนระบบเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของผู้บริหารได้

  • 09
    02 2560
    การเปรียบเทียบงบประมาณ(budgeting)

        จากบทความเรื่อง การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ที่ได้อธิบายถึงความจำเป็นในการจัดทำงบประมาณของธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะธุรกิจที่ได้ดำเนินการมาแล้วเกิน 3 ปีควรจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ล่วงหน้าไว้ทุกปีเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย ยอดขาย กำไร ส่วนใหญ่มักจะทำเพียงงบประมาณกำไรขาดทุนและงบประมาณกระแสเงินสด เพื่อนำไปใช้ในการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารควรมอบหมายให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้จัดทำการเปรียบเทียบผลการดำเนินการที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ การที่นำมาเปรียบเทียบก็เพื่อวัดผลการทำงานว่าได้ผลตามที่ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ หากไม่ได้ตามงบประมาณในเดือนใดหรือไตรมาสใด เราก็จะได้หาวิธีแก้ไขและปรับปรุงได้ทันเวลา อย่างไรก็ดีกว่าการไม่รู้ตัวเลยจนพบว่ากิจการไม่ได้ดำเนินการได้ตามเป้าหมายในตอนสิ้นปี การเปรียบเทียบนี้เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าพนักงานขายคนใดไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมาย หรือสินค้ารายการใดที่ขายไม่ได้ตามที่ตั้งใจไว้ วัตถุดิบหรือค่าใช้จ่ายตัวใดที่สูงกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือฝ่ายบัญชีควรมีจัดทำตัวเลขเปรียบเทียบอยู่ในตารางอาจจัดทำเองด้วยโปรแกรม Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีในการวิเคราะห์ความแตกต่างได้ง่ายขึ้น    การเปรียบเทียบงบประมาณกับผลการดำเนินงานจริงควรเปรียบเทียบตามรายการของงบการเงินที่จัดขึ้นตามมาตรฐานการบัญชี แต่ควรเน้นไปในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบงบประมาณการกำไรขาดทุนมากกว่างบอื่น การจัดทำตารางในงบเปรียบเทียบควรมีอย่างน้อย 3 ช่องตามตัวอย่างข้างล่างโดยนำตัวเลขจริงทุกรายการของงบกำไรขาดทุนใส่ในช่องผลดำเนินการจริง (Actual) ต่อจากนั้นก็ให้นำงบประมาณ (Budget) ที่ได้ตั้งไว้มาหักลบกับของจริง หากมีค่าที่แตกต่างให้ใส่ในช่อง Variance คือความแตกต่างหรือแปรปรวนนั่นเอง จากตารางตัวอย่างข้างล่างจะเห็นว่ามีการตั้งงบประมาณ (เป้าหมาย) ขายไว้เดือนละ 450,000 บาท ขายได้จริง 400,000 บาท มีผลแตกต่างขาดไปอีก 50,000 บาท แสดงให้เห็นว่ากิจการยังขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าไว้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเร่งการขายในเดือนถัดไปให้มากขึ้น เพื่อจะได้มียอดขายมาทดแทนเป้าที่ตั้งไว้ในเดือนที่แล้ว      การเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและกระตุ้นให้บริษัทพนักงานขายพยายามขายให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ปกติบริษัทระดับกลางขึ้นไปจะมีการจัดทำการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงอย่างน้อยทุก 1 เดือนหรือทุก 3 เดือน และมีการเปรียบเทียบตัวเลขเป็นปีต่อปีในไตรมาสสี่ของปี เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานและรีบดำเนินการให้ถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ ความแตกต่างของตัวเลขจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้นี้เราเรียกว่า Variance ซึ่งหากไม่บรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า unfavorableหรือ เมื่อบรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า favorable หากกิจการไม่บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งงบประมาณไว้ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรดำเนินการด้วยวิธีการเหล่านี้ ตรวจสอบกรรมวิธีการทำงานของแผนกต่างๆโดยละเอียด เพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลง สินค้าที่ผลิตไม่ได้ตามมาตรฐานให้รวบรวมข้อมูลไว้เพื่อลดของเสียให้น้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแผนกต่างๆโดยใช้เป็นเป้าหมายตัวเลขและติดตามอย่างใกล้ชิด หาทางแก้ไขให้ตัวเลขจริงเป็นไปได้ตามงบประมาณที่ตั้งไว้ ตรวจสอบรายการหรือจุดที่มีค่าใช้จ่ายสูง พยายามสร้างแรงจูงใจให้หัวหน้างานสนใจตัวเลขจากฝ่ายการเงิน ให้คอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทำงาน

  • 09
    02 2560
    การศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินเพื่อขยายกิจการ

        ธุรกิจที่ดำเนินการมาได้ระยะหนึ่งย่อมมีความเจริญเติบโตและต้องการขยายกิจการให้เพียงพอกับยอดขายที่เพิ่มขึ้น ผู้ประกอบการ SMEs มักไม่แน่ใจว่าควรจะขยายดีหรือไม่เพราะไม่ทราบว่าจะมีกำไรคุ้มไหม การจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินจะช่วยให้ผู้ลงทุนตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ธุรกิจที่ดำเนินกิจการมานานแล้วอาจไม่จำเป็นต้องศึกษาความเป็นไปได้ด้านตลาด ผลิต และการบริหารจัดการมากนัก โจทย์ที่เจ้าของกิจการต้องการรู้ก็คือการลงทุนเพื่อขยายกิจการจะได้กำไรมากแค่ไหน จะใช้ระยะเวลาที่คุ้มทุนกี่ปี คำตอบก็คือการศึกษาความเป็นไปได้ทางการการเงิน (Financial Feasibility study)สามารถประเมินและวิเคระห์ให้เราได้ การที่กิจการจะศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านการเงินนั้นผู้จัดทำต้องมีความรู้บ้างในเรื่องบัญชีและการเงินรวมทั้งยังต้องมีพอจะพยากรณ์รายรับรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นด้วย การพยากรณ์ก็คือการคาดเดานั่นเองเจ้าของกิจการต้องคาดเดาว่ายอดขายจะได้ประมาณเท่าไหร่ต่อเดือนเพราะเป็นผู้ที่รู้เรื่องธุรกิจของตนเองมากที่สุด ขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปทางการเงินในการขยายกิจการมีทั้งหมด 6 ขั้นตอน 1. กำหนดโครงการที่จะลงทุนใหม่หรือขยายกิจการ เช่น ซื้อเครื่องจักรใหม่ทดแทนของเดิมหรือสร้างโรงงานใหม่เพื่อขยายการผลิตให้มากขึ้น 2. จัดทำประมาณการกระแสเงินสดของการขยายนี้แบ่งเป็น 2 ส่วน โดยใส่ตัวเลขรายได้และรายจ่ายเฉพาะที่เกิดขึ้นกับการลงทุนใหม่เท่านั้น      2.1 ประมาณการกระแสเงินสดจ่ายสำหรับการลงทุนเฉพาะที่ต้องจ่ายเพิ่มเป็นการประมาณกระแสเงินสดจ่ายในการลงทุนครั้งแรกจนกระทั่งโครงการลงทุนนี้สามารถทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้      2.2 ประมาณการกระแสเงินสดรับสุทธิจากการดำเนินงานของส่วนที่ลงทุนเพิ่มหมายถึงผลต่างระหว่างกระแสเงินสดรับกับกระแสเงินสดจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละปีตลอดอายุของการลงทุน (โครงการเล็กควรมีอายุโครงการ 5 ปี, โครงการใหญ่ควรมีอายุโครงการตั้งแต่ 10 ปี) 3. การวิเคราะห์และประเมินค่าโครงการด้วย 4 ตัวชี้วัด ดูรายละเอียดได้ในบท การตัดสินใจลงทุน 4. คัดเลือกโครงการที่เหมาะสมเพื่อไปดำเนินการ 5. การดำเนินงานตามโครงการ 6. การติดตามและประเมินผลการดำเนินงานโครงการ      ผู้ประกอบการบางรายอาจนึกภาพของการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินไม่ออก จึงขอนำตัวอย่างมาให้ดูหนึ่งราย ตัวอย่างนี้เป็นโครงการที่จะเปลี่ยนเครื่องจักรโดยซื้อเครื่องใหม่ในราคา 20 ล้านบาท ได้เงินจากการขายเครื่องจักรจำนวน 1.5 ล้านบาทได้รับเงินภาษีคืนจากการขายเครื่องอีก 175,000 บาท แสดงว่าเงินลงทุนในการซื้อเครื่องจักรใหม่นี้เป็นจำนวน 18,675,000 บาท โดยมีการตั้งข้อสมมติฐานเพิ่มเติมอีกดังนี้ เงินลงทุนทั้งหมดเป็นเงินส่วนตัวของเจ้าของ (เมื่อเราจัดทำประมาณการแล้วจะเห็นว่ามีเงินสดเหลือเท่าใด ในส่วนนี้ค่อยไปขอกู้ธนาคารเพื่อให้เจ้าหน้าที่สินเชื่อเห็นว่าเรามีเงินสดเหลือจ่ายได้ทางเจ้าหน้าที่จะนำไปคำนวณว่าจะให้เงินกู้ได้เท่าใด) มีระยะเวลาการจัดทำประมาณการโครงการ 10 ปี (สมมติว่าปีที่ 11 กิจการขายทรัพย์สินออกไป) มีกระแสเงินสดรับจากเฉพาะส่วนที่มาลงทุนเปลี่ยนเครื่องใหม่นี้เท่ากันทุกปีๆละ 6 ล้านบาท มีกระแสเงินสดจ่ายเป็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายเฉพาะส่วนเพิ่มปีละ 2.4 ล้านบาท ในปีที่ 11 ขายเครื่องจักรเครื่องที่ลงทุนใหม่นี้ได้ในราคา 2 ล้านบาท      จากตัวอย่างงบกระแสเงินสดของกิจการพบว่ามีกระแสเงินสุทธิปีละ 3.6 ล้านบาท การจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อนำมาวิเคราะห์และตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ ตามตัวชี้วัด 4 ตัวชี้วัดที่นิยมใช้ในการประเมินค่าโครงการเพื่อตัดสินใจลงทุนดังตัวอย่างข้างล่างนี้      การศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินทำให้เราทราบว่าโครงการเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่นี้มีระยะเวลาการคืนทุนเพียง 4 ปีกับอีก 2 เดือน มีค่า NPV ที่เป็นบวกประมาณ 2 ล้านบาท(ด้วยอัตราที่เราต้องการคือร้อยละ 12) มีอัตราผลตอบแทนการลงทุน (IRR) ตลอดอายุโครงการที่ร้อยละ 14.76 มีค่า PI เกิน 1 เท่าจากผลการประเมินทำให้เจ้าของกิจการตัดสินใจได้ว่า ควรจะลงทุนเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่เพราะมีค่าการลงทุนที่น่าพอใจ สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินด้วยตนเองทางศูนย์ BSC ได้ผูกสูตรสำหรับการประเมินค่าโครงการตาม 4 ตัวชี้วัดให้แล้วโดยไปศึกษาในเรื่องของการตัดสินใจลงทุน หรือ ดาวน์โหลดได้ ที่นี่