การปรับปรุงการบริหาร

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การเงินและบัญชี

  • 10
    02 2560
    ความรู้เรื่องงบการเงิน

        ธุรกิจที่เป็นนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด บริษัทมหาชน ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล ต้องยื่นงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ทุกปี ผู้ประกอบการ SMEs ที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ไม่ต้องยื่นงบการเงิน เพราะไม่ใช่นิติบุคคล ผู้ประกอบการรายใหม่ที่เป็นบุคคลธรรมดามักจะสับสนเรื่องงบการเงินเพราะเวลาไปอบรมสัมมนาจะมีการสอนเรื่องงบการเงินและให้จัดทำแผนธุรกิจที่มีงบการเงินครบถ้วนด้วย โดยทั่วไปการอบรมเรื่องแผนธุรกิจจะอธิบายครอบคลุมทุกด้านเพื่อให้มีความรู้ครบเมื่อนำมาใช้กับชีวิตจริงได้ ผู้ประกอบการควรหาข้อมูลและหาความรู้ในข้อกฏหมายและกฏเกณฑ์การดำเนินธุรกิจของตนเองว่ามีข้อบังคับอะไรบ้าง เช่นธุรกิจอาหารที่บรรจุในบรรจุภัณฑ์ที่การเก็บรักษาได้ก็ต้องไปขอ อย.เป็นต้น สำหรับเจ้าของธุรกิจ SMEs ที่เป็นนิติบุคคลที่ต้องจัดทำงบการเงิน จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องงบการเงินเพราะต้องลงนามรับผิดชอบในการส่งงบการเงินด้วย หากมีความผิดพลาดในการจัดทำงบการเงิน และหากไม่ได้นำส่งงบการเงินให้ตรงตามกำหนดก็มีความผิดทางอาญา ผู้ประกอบการหลายคนที่เปิดบริษัทขึ้นมาและไม่ได้มีธุรกรรมซื้อขายใดๆก็เข้าใจว่าไม่ต้องส่งงบการเงินต่อมาก็มีหมายจากตำรวจเรียกไปและก็ถูกปรับเพราะไม่ได้ส่งงบการเงิน ดังนั้นการที่ผู้ประกอบการรายใหม่ที่คิดจะจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลขอให้มีความมั่นใจว่าจะมีธุรกรรมเกิดขึ้นในกิจการอย่างแน่นอนและพร้อมที่จะปฏิบัติตามกฏเกณฑ์และข้อบังคับของกระทรวงพาณิชย์และกรมสรรพากรด้วย     งบการเงิน (Financial statement) คือ รายงานทางการเงินที่แสดงฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง ณ วันสิ้นงวดบัญชี สำหรับธุรกิจทั่วไปมักจะปิดงบการเงินปีละหนึ่งครั้ง แต่สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นบริษัทมหาชนจะปิดงบการเงินทุก 3 เดือน ส่วนประกอบของงบการเงินที่สมบูรณ์จะประกอบไปด้วย 5 ส่วนนี้คือ     1. งบแสดงฐานะทางการเงินหรืองบดุล (Balance Sheet)     2. งบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement)     3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of changes in owner’s equity)     4. งบกระแสเงินสด ( Cash Flow statement)     5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note to Financial Statement) งบการเงินตามส่วนประกอบทั้งห้าข้อบอกอะไรเราบ้าง     1. งบแสดงฐานะทางการเงินหรืองบดุล บอกถึงฐานะหรือสถานะของกิจการว่ามีทรัพย์สินและหนี้สินอะไรบ้างและจำนวนเท่าใด     2. งบกำไรขาดทุน ทำให้เราทราบถึงผลการดำเนินงานของกิจการว่ามีกำไรหรือขาดทุน ธุรกิจมีการสามารถในการดำเนินธุรกิจไหม หากขาดทุนต่อเนื่องก็อาจต้องปิดกิจการได้     3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ งบนี้บอกให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงของรายการต่างๆในส่วนของเจ้าของหรือส่วนทุนนั่นเอง เช่นมีทุนเพิ่ม มีกำไรสะสมเพิ่มหรือลดลงเพราะขาดทุน มีการจ่ายเงินปันผลออกไป ทำให้เราทราบถึงการเคลื่อนไหวของเจ้าของ มักมีการจัดทำงบนี้ในบริษัทมหาชน หรือบริษัทขนาดใหญ่ที่มีทุนจำนวนมาก     4. งบกระแสเงินสด บอกให้เราทราบถึงกระแสเงินสดของกิจการว่ามีมากขึ้นหรือน้อยลงจากกิจกรรมใดบ้างและในระหว่างปีได้นำเงินสดไปใช้ในกิจกรรมอะไร     5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนประกอบสุดท้ายที่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยสนใจที่จะเปิดดูและมองข้ามไปแต่ก็เป็นส่วนที่สำคัญ เพราะเป็นส่วนที่แสดงข้อมูลทั่วไป เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน นโยบายการบัญชีที่สำคัญ และ รายละเอียดที่ไปที่มาของตัวเลขในรายการบัญชีแต่ละรายการ ในส่วนนี้ยังบอกถึงวิธีการตัดค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน การตั้งหนี้สงสัยจะสูญ การรับรู้รายได้ รายละเอียดทรัพย์สินและหนี้สินที่มี ซึ่งในงบแสดงฐานะทางการเงินและงบกำไรขาดทุนจะมีวงเล็บข้างท้ายเป็นหมายเลขข้อของหมายเหตุประกอบงบและเราก็มาดูรายละเอียดของหมายเลขข้อนั้นจะทำให้เรามีความเข้าใจในงบการเงินนั้นมากขึ้น     เจ้าของกิจการที่เป็นนิติบุคคล ควรตรวจสอบงบการเงินของกิจการตนเองก่อนลงนาม เพราะหากมีความผิดเรื่องการปกปิดรายการใดก็จะอาจถูกปรับจากสรรพากรและยังต้องคดีอาญาได้ หากกิจการใดที่ลงบัญชีและปิดงบการเงินตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้นทุกรายการแล้ว งบการเงินนั้นก็สามารถนำมาอ่านและวิเคราะห์งบได้เพื่อนำไปวางแผนและบริหารกิจการต่อไป

  • 10
    02 2560
    การมีระบบใบสำคัญรับ-จ่ายของธุรกิจ SMEs

        ธุรกิจ SMEs ขนาดย่อมที่มียอดขายปีละไม่เกิน 10 ล้านบาท มักไม่ค่อยวางระบบบัญชี มักไม่มีเอกสารหลักฐานควบคุมการจ่ายเงิน สำหรับหลักฐานการรับเงินก็จะออกแค่ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น เจ้าของธุรกิจ SMEs ควรรู้จักการวางระบบใบสำคัญ (voucher system) แม้ว่ากิจการจะไม่มีโปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีไว้ใช้แต่จำเป็นต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่ายใช้ในการดำเนินธุรกิจ เพราะระบบนี้จะช่วยให้เจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีควบคุมการจ่ายเงินและรับเงินเข้าออกทุกรายการ ใบสำคัญจ่ายจะควบคุมการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นของกิจการโดยพนักงานหรือเจ้าของเรื่องที่ต้องจ่ายเงินจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายขึ้นมาเพื่อขออนุมัติการจ่ายจากเจ้าของหรือผู้มีอำนาจลงนามก่อน สำหรับทางฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบแล้วถึงจะจ่ายเงิน การมีเอกสารแนบใบสำคัญจ่ายนั้นก็เพื่อเป็นหลักฐานว่าจ่ายเงินให้ใครเป็นค่าอะไร สำหรับใบสำคัญรับก็ใช้เป็นเอกสารประกอบการออกใบเสร็จและลงบัญชีเพื่อป้องกันการทุจริตของพนักงานหรือเจ้าหน้าที่รับเงิน เพราะการออกใบสำคัญรับจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินและรับเงินค่าอะไรใช่การขายสินค้าหรือไม่     ฝ่ายบัญชีไม่ควรจ่ายเงินสดหรือเช็คเด็ดขาด หากไม่มีใบสำคัญจ่ายที่ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติและไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้จนกว่าจะเห็นใบสำคัญรับว่ารับเงินค่าอะไร การมีระบบใบสำคัญนี้ทำให้พนักงานทุกคนต้องเขียนใบสำคัญทุกครั้งเมื่อรับเงินหรือจ่ายเงิน ยกตัวอย่าง คุณเอกเป็นพนักงานขายของบริษัท บีบี จำกัดได้เติมน้ำมันรถเพื่อเดินทางไปหาลูกค้าจำนวน 1,000 บาท และได้ขอใบเสร็จค่าน้ำมันจากปั้มน้ำมันแล้ว เมื่อคุณเอกจะเบิกเงินค่าน้ำมันจากบริษัทฯจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายว่าจะเบิกค่าอะไร จำนวนเท่าใด ลงวันที่และลงชื่อตนเองในแบบฟอร์มใบสำคัญจ่ายพร้อมแนบใบเสร็จค่าน้ำมัน 1,000 บาทส่งให้ผู้จัดการฝ่ายเป็นผู้อนุมัติจ่าย (หรือผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ) เมื่อผู้จัดการฝ่ายอนุมัติแล้ว คุณเอกก็ส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อรับเงินสด 1,000 บาท หากคุณเอกไม่เขียนใบสำคัญจ่ายและส่งแต่ใบเสร็จค่าน้ำมันเท่านั้นฝ่ายบัญชีก็จะไม่จ่ายเงินให้จนกว่าจะเขียนใบสำคัญจ่ายโดยแจงว่าค่าใช้จ่ายนี้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่ออะไรและมีผู้อนุมัติเรียบร้อย กรณีที่ผู้รับเงินจากบริษัทไม่มีใบเสร็จให้ผู้เขียนใบสำคัญจ่ายขอสำเนาบัตรประชาชนเพื่อแนบเป็นเอกสารการจ่ายเงินตามใบสำคัญจ่ายด้วย     ธุรกิจขนาดย่อมที่เป็นนิติบุคคลจำเป็นอย่างยิ่งท่ต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่าย เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายได้และเป็นหลักฐานในการตรวจสอบความถูกต้องภายหลัง โดยส่วนใหญ่ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายมักใช้สีที่ต่างกันเพื่อผู้เขียนจะได้แยกแยะได้ง่าย เช่น ใบสำคัญจ่ายมักใช้สีฟ้าหรือน้ำเงิน ส่วนใบสำคัญรับมักใช้สีแดง บางกิจการที่มีรายการต่อวันไม่มากนักก็จะไปซื้อใบสำคัญรับใบสำคัญจ่ายสำเร็จรูปที่มีขายอยู่ทั่วไปตามห้างสรรพสินค้า ร้านหนังสือและร้านModern trade เช่น บิ๊กซี โลตัส เป็นต้น สำหรับบริษัทขนาดใหญ่มักจะออกแบบใบสำคัญรับ-จ่ายของบริษัทเอง เพราะมีหลายฝ่ายและมีรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวันที่มีปริมาณสูง เจ้าของกิจการที่ไม่เคยนำระบบใบสำคัญรับ-จ่ายมาใช้ควรเริ่มใช้โดยกำหนดวันที่ใช้ขึ้นมาซึ่งการวางระบบใบสำคัญนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลย เพราะชื่อที่เรียกก็ทำให้เราทราบแล้วว่าคืออะไร ใบสำคัญรับจะเขียนเมื่อมีการรับเงินไม่ว่าจะรับเงินอะไรก็ให้พนักงานรวมทั้งตัวเจ้าของกิจการเขียนใบสำคัญรับเพื่อให้ฝ่ายบัญชีออกใบเสร็จและเก็บไว้เป็นหลักฐาน สำหรับใบสำคัญจ่ายจะเขียนเมื่อมีการจ่ายเงินทุกรายการที่เกิดขึ้นของกิจการเพื่อให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเช็คหรือเงินสดตามจำนวนที่เขียนในใบสำคัญจ่าย หากไม่อยากออกแบบฟอร์มของกิจการเองก็ไปหาซื้อใบสำคัญทั้งสองชนิดได้ตามห้างที่กล่าวมาแล้ว ขอแสดงตัวอย่างใบสำคัญทั้งสองแบบให้ดูเพื่อจะได้ออกแบบใช้ในกิจการตัวเองได้ง่าย

  • 10
    02 2560
    การบันทึกบัญชีรายรับรายจ่าย

        กิจการของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์มักไม่สนใจในการจัดทำบัญชีหรือมีการบันทึรายรับและรายจ่ายของกิจการ มีหลายคนบอกว่ามันยุ่งยาก, บันทึกไม่เป็น, ไม่มีเวลาจะไปลงบัญชีหรอก หากกิจการไม่บันทึกรายรับที่ขายสินค้าหรือบริการก็ไม่ทราบว่าแต่ละวันแต่ละเดือนมีรายรับหรือขายไปได้เป็นเงินเท่าใดเมื่อถามไปว่าขายได้เท่าไหรก็ได้คำตอบแบบคร่าวๆว่าประมาณเท่านั้นเท่านี้ เมื่อถามถึงรายจ่ายทั้งค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดเท่าไหร่ก็ยิ่งไม่เคยจดบันทึกไว้เลยจึงทำให้ไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงพอสิ้นเดือนก็ตอบไม่ได้อีกว่ากิจการมีผลกำไรเป็นเงินเท่าใด เจ้าของกิจการในยุคปัจจุบันมีความรู้และมีการศึกษาสูงขึ้นจึงเป็นโอกาสที่จะจัดทำการบันทึกรายรับรายจ่ายของกิจการได้ด้วยตนเองมากกว่าเจ้าของกิจการในยุคก่อน ยิ่งมีเทคโนโลยีที่มากขึ้นก็ง่ายและสะดวกมากขึ้น มีผู้พัฒนาโปรแกรมใส่ในมือถือหรือไอแพคให้ใช้ฟรีจำนวนมากมายหลายโปรแกรมหรือเราเรียกกันว่าแอปพลิเคชั่น (Application)นั่นเอง ส่วนใหญ่เราจะเรียกสั้นๆว่าแอป(App) ผู้ใช้มือถือหรือผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถดาวน์โหลดแอปที่เกี่ยวกับการเงินมาบันทึกรายรับรายจ่ายได้ที่แอปสโตร์ ส่วนใหญ่แอปเหล่านี้มักให้ดาวน์โหลดฟรี ทางศูนย์ BSC ก็ได้จัดทำ App ให้ผู้ประกอบการดาวน์โหลดฟรีเช่นกันเป็นแอปที่ให้บันทึกบัญชีรายรับและรายจ่ายได้รวมทั้งสรุปยอดให้ทราบถึงกำไรและขาดทุนในแต่ละโดยมีทั้งระบบปฏิบัติการของ IOS และ Android (คลิกรายละเอียดเพิ่มเติม)     สำหรับกิจการที่ไม่ถนัดในเรื่องการใช้แอปในมือถือและใหญ่ขึ้นมาจากธุรกิจที่ทำคนเดียวเป็นมีหุ้นส่วนหรือพนักงานหลายคนในกิจการ ทางศูนย์ BSC ได้จัดทำโปรแกรมแบบง่ายๆใน Excel โดยสร้างตารางให้กรอบตามช่องเพื่อให้ผู้ประกอบการได้บันทึกบัญชีทั้งรายรับรายจ่ายอย่างเดียวและในโปรแกรมนี้จะสรุปผลกำไรขาดทุนให้ในแต่ละเดือนรวมทั้งวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนรายรับรายจ่ายต่อยอดขายของแต่ละรายการด้วย การกรอกตัวเลขในโปรแกรมการบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายมีขั้นตอนดังนี้     1. ดาวน์โหลดไฟล์ที่จะบันทึกรายรับรายจ่ายได้ ที่นี่     2. จะเห็นไฟล์มี worksheet อยู่ 4 worksheet (หน้าต่าง) ดูด้านล่างสุดมีหน้าต่างรายรับ, รายจ่าย,กำไรขาดทุน,วิเคราะห์การเงิน (ตามภาพข้างล่าง)     3. คุณสามารถใส่ชื่อร้านที่ขายสินค้าได้ในเดือนมกราคม โปรแกรมจะเติมชื่ออัตโนมัติไปยังเดือนอื่นๆเอง สามารถบันทึกชื่อลูกค้าได้เพียง 10 ชื่อเท่านั้นหากมีมากกว่านั้นอาจใช้วิธีสรุปวิธีการขายเช่น ขายหน้าร้าน ขายส่ง ขายต่างจังหวัดเป็นต้น เมื่อเราได้รับเงินจากลูกค้าในวันใดก็บันทึกจำนวนเงินตามวันที่ได้รับเงิน โปรแกรมจะบวกและรวมยอดจำนวนเงินให้เอง     4. เปิดหน้าต่างของรายจ่ายเพื่อบันทึกรายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละวันโดยบันทึกตามรายการที่แยกไว้ให้แล้ว หากมีรายการค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นก็เพิ่มได้หรือจะเปลี่ยนจากเดิมก็ได้     5. เปิดหน้าต่างกำไรขาดทุนและวิเคราะห์การเงินเพื่อดูผลการดำเนินงานของเดือนที่บันทึกและดูอัตราส่วนรายรับและค่าใช้จ่ายด้วย จากหน้าต่างของกำไรขาดทุนเราจะเห็นว่ากิจการนี้มีกำไรในเดือนมกราคมเป็นจำนวนเงิน 12,300 บาท     6. เปิดตารางวิเคราะห์การเงินก็จะพบว่ามีการวิเคราะห์รายการในงบกำไรขาดทุนด้วย โดยแบ่งเป็นอัตราส่วนการขายของลูกค้าแต่ละรายต่อยอดขายทั้งหมด และรายการค่าใช้จ่ายเป็นสัดส่วนของยอดขายทำให้เราทราบว่าเลมอนฟาร์มมีสัดส่วนการขายมากที่สุดและรายจ่ายวัตถุดิบมีสัดส่วนสูงที่สุด     การบันทึกรายรับรายจ่ายในไฟล์ที่สร้างสูตรให้นี้จะอนุญาติให้บันทึกได้เฉพาะในหน้าต่างรายรับรายจ่ายเท่านั้น อีกสองหน้าต่างจะมีการเชื่อมสูตรเพื่อการวิเคราะห์ การกรอก (key in) จะให้กรอกเฉพาะช่องสีขาวคุแต่ในช่องสีเหลืองจะถูกล๊อคไว้ไม่ให้ key in การบันทึกรายรับรายจ่ายนี้ทาง BSC ได้จัดทำขึ้นและแนะนำให้ผู้ประกอบการใช้กันมาเป็นจำนวนมากแล้วและที่ผ่านมายังไม่มีผู้ประกอบใดที่บอกว่าใช้งานยาก จึงหวังว่าผู้ประกอบการที่ไม่เคยบันทึกรายรับรายจ่ายเลยลองนำไปใช้และเริ่มบันทึกรายรับรายจ่ายของตนเองเพื่อทราบผลการดำเนินงานที่ผ่านมาและวางแผนการผลิตได้

  • 10
    02 2560
    การวางระบบบัญชีของกิจการ

        เจ้าของธุรกิจ SMEs มักมีความกังวลใจมากในการที่ต้องวางระบบบัญชีเพราะไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นจากจุดไหนก่อน ปัจจุบันนี้การวางระบบบัญชีง่ายขึ้นกว่าเดิมมากเพราะมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยวางระบบให้และมีราคาค่าระบบไม่แพงเหมือนสมัยก่อน ผู้ที่จะเริ่มต้นทำธุรกิจควรให้ความใส่ใจในการวางระบบบัญชีให้มาก หากระบบบัญชีมีไม่ครบจะทำให้เป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตเมื่อกิจการเติบโตขึ้นเพราะเมื่อบริษัทใหญ่ขึ้นก็ยิ่งจะแก้ไขยากกว่าตอนเริ่มต้นธุรกิจ เจ้าของกิจการที่ไม่ได้จบด้านบัญชีมาไม่ต้องกังวลใจว่าต้องวางระบบบัญชีเอง เพราะมีผู้ที่รับผิดชอบที่จะสามารถวางระบบบัญชีได้โดยขึ้นอยู่กับการตัดสินใจว่าจะเลือกคนกลุ่มไหนใน 3 กลุ่มบุคคลนี้คือ     1. สมุห์บัญชีและพนักงานบัญชีของกิจการเอง ผู้ประกอบการจะต้องคัดเลือกสัมภาษณ์ถึงประสบการณ์ที่เขามีว่าเคยปิดงบการเงินและวางระบบบัญชีได้ไห ไม่ใช่ผู้ที่จบด้านบัญชีจะวางระบบบัญชีได้ทุกคน หากเลือกคนที่วางบัญชีได้แล้วเจ้าของกิจการก็ยังต้องใส่ใจที่จะเรียนรู้ระบบบัญชีของธุรกิจตัวเองไปด้วยเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกกับผู้วางระบบในการออกแบบเอกสารเพื่อใช้ในระบบบัญชีด้วย     2. สำนักงานบัญชีหรือผู้ที่รับทำบัญชีอิสระ การคัดเลือกสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากเพราะหากเลือกสำนักงานที่ไม่รับผิดชอบการทำบัญชีแล้ว คุณอาจต้องเสียค่าปรับหรือเสียภาษีเพิ่มขึ้นได้ การเลือกสำนักงานบัญชีก็ดูจากระยะเวลาที่เขาดำเนินการมา เลือกว่าเขาถนัดในธุรกิจที่เราทำไห เช่นเราเป็นโรงงานผลิตอาหารสำเร็จรูปก็ควรถามเขาว่าได้เคยวางระบบบัญชีของโรงงานผลิตอาหารหรือไม่ เพราะแต่ละสำนักงานก็จะเก่งเรื่องที่เขามีประสบการณ์มาไม่ใช่จะเก่งไปทุกธุรกิจ     3. บริษัทหรือบุคคลที่ขายโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีหรือผู้ที่รับจ้างเขียนโปรแกรมระบบบัญชี ในยุคปัจจุบันนี้บริษัทและห้างร้านส่วนใหญ่นิยมซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีมาใช้มีตั้งแต่ราคาถูกจนถึงราคาแพงมีตั้งแต่หลักพันจนเป็นหลักแสน ขึ้นอยู่กับบริการที่ผู้เขียนโปรแกรมจะให้ หากซื้อโปรแกรมอย่างเดียวราคาค่อนข้างถูกแต่คุณและพนักงานอาจไม่เข้าใจว่าในระบบนั้นมีอะไรบ้างและบางครั้งก็เป็นระบบบัญชีที่ไม่ตรงกับกิจการของเราก็ได้ จึงขอแนะนำให้หาระบบที่ใกล้เคียงกับกิจการของเรา หรือหากมีงบประมาณในการวางระบบบัญชีสูงก็แนะนำให้หาบริษัทเขียนโปรแกรมให้โดยเฉพาะและจ้างคนที่จบด้าน IT มาดูแลระบบอีกชั้นหนึ่งเพื่อแก้ไขปรับปรุงภายหลัง     ดังนั้นผู้ประกอบการใหม่ไม่ต้องกังวลใจเรื่องการวางระบบบัญชีอีกแล้วเพียงแต่เลือกให้ได้สักคนในสามกลุ่มข้างบนนี้เพื่อวางระบบเพราะเราก็ไม่สามารถวางระบบได้เองแต่ก็ควรมีความเข้าใจด้วยว่าระบบบัญชีคืออะไร ระบบบัญชีคือระบบงานที่จัดเก็บข้อมูลกิจกรรมทางการค้า รายการค้าที่อยู่ในรูปแบบฟอร์ม หรือเอกสารต่างๆ ที่บันทึกทางการบัญชี โดยระบบจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานและการเงินของกิจการ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติงานที่อยู่ในความรับผิดชอบให้ลุล่วงไปดีและนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้ นอกจากจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีเป็นเครื่องวัดผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาแล้ว ธุรกิจที่มีการวางระบบบัญชีที่ดี ยังเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายด้วย เช่นนำตัวเลขค่าใช้จ่ายมาวิเคราะห์เพื่อลดต้นทุนได้ ลักษณะที่สำคัญของระบบบัญชี คือการจัดทำแบบฟอร์ม การบันทึกรายการที่เกิดขึ้นต่างๆในรูปแบบตัวเงิน และการทำรายงาน เพื่อให้ได้ข้อมูลสำคัญๆที่ผู้บริหารหรือฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องต้องการด้วย การวางระบบบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของกิจการมีวิธีดำเนินการตามขั้นตอนนี้     1. กำหนดแบบฟอร์ม หรือเอกสารที่จะใช้สำหรับบันทึกรายการต่างๆของกิจการ     2. กำหนดสมุดบัญชี ซึ่งประกอบด้วยสมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท     3. กำหนดรายงานที่ต้องเสนอกับผู้บริหารและบุคคลภายนอก     4. กำหนดวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ ให้มีการตรวจสอบซึ่งกันและกันโดยใช้วิธียืนยันตัวเลขให้ตรงกัน     5. จัดให้มีเครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปโดยรวดเร็วเช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องคิดเลข เป็นต้น     6. กำหนดผู้รับผิดชอบในการปฎิบัติงาน ตามระบบบัญชีที่วางไว้ ส่วนใหญ่จะเป็นเจ้าหน้าที่บัญชี     ผู้ประกอบการ SMEs รายย่อมที่เป็นนิติบุคคลและเปิดดำเนินการมานานแล้วแต่ยังไม่เคยวางระบบบัญชีเลย ก็ควรเริ่มต้นวางระบบบัญชีได้แล้วโดยสอบถามบริษัทผู้รับทำบัญชีให้ช่วยวางระบบให้ หรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้เพื่อการบริหารภายในก็ได้เพราะบริษัทรับทำบัญชีจะปิดงบการเงินให้กับลูกค้าปีละหนึ่งครั้งเท่านั้น สำหรับงบกำไรขาดทุนรายเดือนก็ส่งให้ได้แต่ต้องขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าด้วยซึ่งจะมีค่าบริการเพิ่มขึ้นจากเดิม ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ก็สามารถวางระบบบัญชีได้เช่นกันแต่ควรวางเฉพาะระบบการซื้อขายสินค้า ระบบการบริหารสินค้าคงเหลือและระบบลูกหนี้การค้าเท่านั้น เพราะไม่จำเป็นต้องส่งงบการเงินจึงไม่ต้องปิดงบดุลหรืองบแสดงฐานะทางการเงิน แต่การมีระบบบัญชีสำหรับธุรกิจรายเล็กก็เพื่อการควบคุมและใช้ในการวิเคราะห์ได้นั่นเอง

  • 10
    02 2560
    ความรู้เบื้องต้นในเรื่องบัญชี

        ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการ SMEs ขนาดเล็กและขนาดย่อมจะกลัวเรื่องการทำบัญชีมาก เพราะไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร อย่างไรก็ตามทุกธุรกิจก็ต้องไปเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินและก็เกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างแน่นอน จึงอยากเจ้าของกิจการให้ความใส่ใจในเรื่องนี้แม้ว่าจะไม่ชอบตัวลขก็ตาม หากกิจการไม่มีการบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายเลยก็ยากที่จะรู้ถึงผลการดำเนินงานของตนเองว่ามีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพราะการยึดถือแค่เงินสดในมือไม่ได้บอกว่าเรากำไร บางครั้งกำไรในธุรกิจกลับไปอยู่ในสต๊อกจำนวนมากที่ซื้อมาเก็บไว้เพื่อผลิตและขาย ผู้ประกอบการบางคนจึงเข้าใจว่าทำไมทำธุรกิจแล้วถึงขาดทุนและก็ไปเลิกกิจการในที่สุด หากเราไม่มีข้อมูลทางบัญชี จะทำให้เราไม่สามารถวางแผนธุรกิจได้เลยและยังก็ไม่ถึงจุดอ่อนของธุรกิจว่าอยู่ตรงไหน ต้นทุนรายการใดที่สูงและไม่ทราบผลการปฏิบัติงานของกิจการตนเองจนให้ที่สุดอาจจะขาดทุนและเลิกกิจการไป จึงขอให้ผู้ที่เกรงกลัวเรื่องการทำบัญชีลองอ่านและทำความเข้าใจในเรื่องความรู้เบื้องต้นของบัญชีก่อน     ความหมายของบัญชี คือการเก็บรวบรวม จดบันทึก จำแนกและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆทางการเงินในรูปแบบของตัวเงิน ซึ่งเมื่อได้จัดทำบัญชีกิจการแล้วก็สรุปมาได้เป็นรายงานทางการเงินที่ประกอบไปด้วยงบการเงินของกิจการซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายเช่น เจ้าของกิจการ พนักงาน ลูกค้า เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ผู้ถือหุ้นและผู้สนใจจะร่วมลงทุนฯลฯ ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาคนเดียวมักสงสัยว่าตนเองต้องทำบัญชีไหม ที่จริงแล้วในทางกฏหมายไม่ได้บังคับให้ธุรกิจบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ต้องทำบัญชีส่งราชการเลย จะบังคับก็เฉพาะนิติบุคคลเช่น บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัด ให้ปิดงบบัญชีและจัดส่งงบการเงินต่อกระทรวงพาณิชย์ อย่างไรก็ตามบุคคลธรรมดาก็ควรจะลงบันทึกบัญชีไว้เช่นกันแต่ควรบันทึกเพียงรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนกิจการมีกำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าใด และเพื่อเป็นประโยชน์ในการวางแผนการขายและลดค่าใช้จ่ายได้ การบันทึกบัญชีสำหรับบุคคลธรรมดาง่ายมากๆเพียงแต่ต้องมีสมุดสองเล่มที่จดบันทึกรายรับไว้เล่มหนึ่งและรายจ่ายไว้เล่มหนึ่ง หากไม่อยากมีหลายเล่มก็ใช้เล่มเดียวก็ได้ด้วยการบันทึกด้านหน้าเป็นรายรับและกลางสมุดก็เริ่มบันทึกรายจ่ายได้ เมื่อบันทึกครบหนึ่งเดือนก็นำรายรับหักกับรายจ่าย (ค่าใช้จ่าย)ก็จะทราบว่ากิจการมีกำไรเท่าใด ทางสรรพากรจะไม่มายุ่งเรื่องการลงบัญชีของธุรกิจบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์เพราะการเสียภาษีรายได้จะแตกต่างจากนิติบุคคล เนื่องจากกิจการบุคคลธรรมดาและร้านค้า ทางสรรพากรมักใช้วิธีการประเมินรายได้ทั้งปีและประเมินเป็นภาษีที่ต้องชำระ แนวคิดของการทำบัญชีมีดังนี้ หลักเกณฑ์การบันทึกบัญชี (รายได้และค่าใช้จ่าย) มีการแบ่งออกเป็น 2 เกณฑ์ซึ่งส่วนใหญ่นิติบุคคลจะต้องบันทึกเป็นเกณฑ์ที่สองเสมอยกเว้นธุรกิจบริการเท่านั้น     1. บันทึกแบบใช้เกณฑ์เงินสด (Cash basis) เป็นการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับหรือชำระเงินสดเท่านั้น เกณฑ์เงินสดนี้จะใช้กับกิจการขนาดเล็กและขนาดย่อมที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ รวมทั้งธุรกิจบริการที่ให้บริการแล้วจึงได้รับเงินสด     2. บันทึกแบบเกณฑ์คงค้าง (Accrual basis) เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีใดก็ให้รับรู้ว่าเป็นรายได้ของงวดบัญชีนั้นโดยไม่คำนึงว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินไปหรือไม่ เช่น บริษัทได้ขายสินค้าให้นาย ก.เป็นจำนวนเงิน 50,000 บาทแต่นาย ก. ได้เครดิต 60 วัน บริษัทจะบันทึกเป็นรายได้ทันที 50,000 บาท ณ วันที่ขายหรือส่งของ แต่กว่าจะได้รับเงินก็อีก 2 เดือนข้างหนา ส่วนใหญ่นิติบุคคลใช้เกณฑ์นี้กันเพราะเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป หลักความเป็นหน่วยงาน กิจการจะจดบันทึกและสรุปข้อมูลทางธุรกิจเฉพาะส่วนที่เป็นเหตุการณ์ของกิจการเท่านั้น จะต้องแยกกันระหว่างรายการของกิจการและเจ้าของกิจการ หรือแยกกันระหว่างกิจการในเครือ ผู้ประกอบการSMEsที่เป็นนิติบุคคลและเป็นกิจการขนาดย่อมมักจะสับสนและไม่แยกระหว่างค่าใช้จ่ายของกิจการและเจ้าของโดยเฉพาะเงินกู้ ทำให้สับสนทั้งเจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชี หากผู้ประกอบการมีกิจการหลายแห่งและอยู่ที่เดียวกันก็ต้องแยกให้ชัดเจนว่าคนไหนเป็นพนักงานของกิจการใด ค่าใช้จ่ายก็ต้องแยกกันเช่นค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ฯลฯ หากไม่แยกให้ถูกต้องก็จะวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้ยาก รวมทั้งไม่เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีด้วย หลักรอบเวลา ธุรกิจจะต้องกำหนดรอบเวลาการปิดบัญชีให้ชัดเจน ปีบัญชี (Fiscal year) อาจไม่ใช่ปีปฏิทินก็ได้ เช่นบางธุรกิจทำงานให้กับราชการไทยก็มักจะปิดรอบบัญชีวันที่ 30 กันยายนของทุกปี (รอบปีบัญชีคือวันที่ 1 ตุลาคมถึงวันที่ 30 กันยายนของทุกปี) แต่ส่วนใหญ่ของกิจการทั่วไปมักจะมีปีบัญชีเป็นวันที่ 1 มกราคมถึงวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี การใช้หน่วยเงินตรา เงินตราเป็นหน่วยที่ใช้วัดผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ดีที่สุดเพราะง่ายต่อความเข้าใจ สื่อสารและให้ผลชัดเจน ดังนั้นในประเทศไทยเราก็จะใช้หน่วยเงินตราคือ เงินบาทนั่นเอง สำหรับธุรกิจที่ส่งออกก็จะต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนของเงินตราที่ขายสินค้ามาแปลงเป็นเงินบาทเพื่อลงบันทึกในบัญชีเช่นกัน หลักความดำรงอยู่ แนวคิดของการทำบัญชีจะถือว่ากิจการทุกกิจการยังคงดำเนินต่อไปอย่างไม่มีกำหนดเวลา หากไม่มีการจดเลิกกิจการแล้วก็ถือว่ายังต้องดำเนินไปดังนั้นการบันทึกสินทรัพย์ต่างๆก็จะบันทึกต่อเนื่องทุกปี เช่นซื้อเครื่องจักรที่เป็นทรัพย์สินมาก็จะตัดค่าเสื่อมทุกปีโดยใช้ยอดยกมาของปีที่แล้วมาตัดค่าเสื่อมราคาและจะบันทึกจนตัดค่าเสื่อมราคาเหลือ 1 บาทแต่เครื่องจักรนี้ก็ยังอยู่ในระบบบัญชีไปเรื่อยๆจนมีการขายทรัพย์สินออกไปนั่นเอง ทุกรายการในงบดุลก็จะบันทึกต่อเนื่องไปตามหลักความดำรงอยู่ของแนวคิดทางบัญชี