การปรับปรุงการบริหาร

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การเงินและบัญชี

  • 09
    05 2560
    การเร่งรัดและติดตามลูกหนี้การค้า

        การเร่งรัดและติดตามหนี้จากลูกหนี้การค้าเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหารจัดการลูกหนี้ หากเราให้เครดิตเทอม(Credit term)แก่ลูกหนี้การค้าไปแล้วและไม่เคยติดตามทวงถามใดๆ เมื่อระยะเวลาผ่านไปช่วงหนึ่งลูกหนี้เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหนี้เสียและเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด วัตถุประสงค์หลักของการให้เครดิตแก่ลูกหนี้การค้าก็เพื่อให้กิจการมียอดขายที่เพิ่มขึ้นและการบริหารจัดการลูกหนี้ก็เพื่อสร้างสภาพคล่องให้กับกิจการให้มากที่สุด เกือบทุกกิจการต้องการที่จะขายเป็นเงินสดทั้งนั้น แต่สภาพการแข่งขันที่สูงในยุคปัจจุบันทำให้ต้องมีนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อมากขึ้นเพื่อเพิ่มยอดขายของตนเองได้ เมื่อเราจำเป็นต้องให้เครดิตแก่ลูกค้าเราก็ต้องมีการบริหารจัดการที่ดีในการติดตาม ทวงถามและเร่งรัดหนี้ด้วยเพื่อรักษาสภาพคล่องของธุรกิจและเพื่อมีเงินสดมาใช้หมุนเวียนในกิจการต่อไป เครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารลูกหนี้และติดตามทวงถามหนี้ให้มีประสิทธิภาพได้คือ     1. การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ (Aging Schedules of accounts receivable)     2. การจัดชั้นลูกหนี้     3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดและติดตามลูกหนี้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ เป็นการจัดแบ่งลูกหนี้ที่ค้างชำระ ส่วนใหญ่ธุรกิจทั่วไปจะแบ่งลูกหนี้ตามช่วงอายุของการชำระหนี้เป็น 5 กลุ่มดังนี้     1. กลุ่มลูกหนี้ที่อยู่ภายในกำหนดชำระ(ยังไม่ครบกำหนดชำระ)     2. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระไม่เกิน 30 วัน     3. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 31-90 วัน     4. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 91-180 วัน     5. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 181 วันขึ้นไป     การจัดทำตารางอายุลูกหนี้จะช่วยให้การบริหารจัดการลูกหนี้ง่ายขึ้น หากกิจการใดที่มีลูกหนี้จำนวนมากที่ค้างชำระเกิน 180 วัน (6 เดือน) กิจการนั้นมักมีปัญหาขาดสภาพคล่องไปด้วย เพราะเงินทุนหมุนเวียนส่วนใหญ่จะจมไปกับลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระทั้งหมด หากลูกหนี้เหล่านั้นกลายเป็นหนี้สูญขึ้นมายิ่งจะทำให้กิจการมีปัญหาจนถึงขั้นล้มละลายได้ การเร่งรัดหนี้สินจึงควรเร่งรัดตั้งแต่กลุ่มลูกหนี้ที่ไม่เกิน 30 วันเพราะการติดตามจะง่ายกว่าและจะไม่กลายเป็นหนี้ค้างชำระต่อไปได้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้มักจะทำเป็นรายงานที่อยู่ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี และเกือบจะทุกโปรแกรมในระบบทางบัญชีก็มีการเขียนรายงานนี้ให้อยู่แล้วขอให้ฝ่ายบัญชีการเงินลองตรวจสอบดูว่ามีรายงานตารางอายุลูกหนี้หรือไม่ หากไม่มีก็อาจติดต่อผู้ขายระบบให้เขียนเพิ่มได้     การจัดชั้นลูกหนี้ ผู้ประกอบการที่มีการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดีมักมีการจัดชั้นของลูกหนี้โดยตั้งเกณฑ์การให้คะแนนลูกหนี้ก่อนที่จะให้เครดิตเพื่อป้องการความเสี่ยง การจัดชั้นลูกหนี้คล้ายกับการตั้งมาตรฐานการให้สินเชื่อนั่นเอง โดยแบ่งลูกหนี้การค้าตามเกรด A, B, C เพื่อใช้ในการให้วงเงินและระยะเวลาการชำระหนี้ ลูกค้าที่เป็นเกรด A อาจได้วงเงินจำนวนสูงกว่าลูกค้าเกรด B และได้ระยะเวลาการชำระเงินที่ยาวกว่า การตั้งเกณฑ์การจัดชั้นลูกหนี้นั้นผู้ประกอบการควรพิจารณาหลักเกณฑ์ร่วมกับพนักงานที่รับผิดชอบลูกค้า เพื่อจัดชั้นลูกหนี้ที่เหมาะสมตามเกรดที่กำหนดไว้ เปรียบเหมือนกับบัตรเครดิตที่มีการแบ่งเกรดประเภทของบัตรคือ บัตรเงิน บัตรทอง บัตรแพคตินั่ม และบัตรไททาเนี่ยม เป็นต้น     การกำหนดนโยบายเร่งรัดและติดตามหนี้ ผู้บริหารและเจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ให้ชัดเจนเพื่อเจ้าหน้าที่การเงินที่ดูแลจะได้มีแนวทางในการปฏิบัติงานและช่วยให้การบริหารลูกหนี้การค้ามีประสิทธิภาพไม่มีหนี้เสียเกิดขึ้นได้ภายหลัง ส่วนใหญ่ธุรกิจ SMEs ไม่มีการกำหนดนโยบายอย่างเป็นรูปธรรม พนักงานที่รับผิดชอบก็เพียงโทรติดตามทวงถามบ้าง ส่วนใหญ่เป็นเจ้าของกิจการที่ติดตามทวงถามเอง ถ้าลูกหนี้รายนั้นรู้จักกับเจ้าของเป็นอย่างดีก็เป็นปัญหาที่เจ้าของไม่กล้าทวงหนี้ การที่มีนโยบายเร่งรัดหนี้สินอย่างชัดเจนและพิมพ์ออกมาประกาศให้พนักงานทุกคนทราบนั้น ทำให้ผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องทวงถามและติดตามอย่างใกล้ชิดและจะเป็นประโยชน์กับเจ้าของกิจการที่ไม่ต้องชนกับลูกค้าและทวงหนี้โดยตรงอีกด้วย ตัวอย่างนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าที่กิจการกำหนดโดยทั่วไปคือ กรณีลูกค้าที่ให้เครดิตหรือมีการวางบิลครบกำหนดวันรับเงิน ผู้รับผิดชอบควรปฏิบัติการดังนี้     1. เมื่อครบกำหนดการชำระเงินแล้วลูกค้ายังไม่ชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือพนักงานติดตามหนี้โทรถามเหตุผลว่าทำไมยังไม่ชำระในวันที่ครบกำหนดชำระและขอให้รีบชำระในวันรุ่งขึ้น     2. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 3 วันให้พนักงานติดตามหนี้โทรทวงถามอีกครั้งหนึ่ง     3. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 7 วัน ลูกหนี้ยังไม่ยอมชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือผู้ที่รับผิดชอบเรื่องการเก็บเงินไปพบเพื่อเร่งการจ่ายเงินจากลูกหนี้รายนี้ หากลูกหนี้ขอผ่อนผันการชำระหนี้และขอเวลาอีกก็ให้ขอเช็คล่วงหน้ามาซึ่งวันที่เช็คมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วัน หากลูกหนี้ไม่ให้เช็คล่วงหน้าขอให้นัดวันที่รับเช็คแน่นอนก็ต้องมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วันเช่นกัน     4. หากเช็คที่รับมากถูกปฏิเสธการจ่ายเงินจากธนาคาร หรือลูกหนี้ไม่ยอมชำระหนี้ตามที่ตกลงกันไว้ก็ให้โทรศัพท์ทวงถามอย่างน้อยทุก 7 วันไปเรื่อยๆจนลูกหนี้รายนั้นได้ค้างชำระเงินเกินระยะเวลา 30 วันก็ให้ออกจดหมายเตือนจากบริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงินเป็นผู้ลงนาม     5. หลังจากออกจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชีไปแล้วครบ 7 วันแล้วให้โทรศัพท์ไปหาผู้ที่รับผิดชอบการชำระเงิน (ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย) โดยถามเหตุผลการไม่ชำระหนี้ หากไม่มีเหตุผลเพียงพอให้กรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่ออย่างไรดี     6. เมื่อลูกหนี้ค้างชำระเกินระยะเวลา 2 เดือนแล้วขอให้ฝ่ายบัญชีส่งจดหมายเตือนจากทนายความเพื่อดำเนินการตามกฎหมายต่อไป กรณีลูกหนี้มีการจ่ายเช็คล่วงหน้า     1. เมื่อธนาคารปฏิเสธการจ่ายเช็คของลูกหนี้ ขอให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีติดต่อลูกหนี้ทันทีเพื่อนัดวันแลกเช็คหรือวันที่นำเช็คเข้าใหม่อีกครั้ง     2. เมื่อเช็คที่แลกมาหรือเช็คนำเข้าไปใหม่ถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารอีก ขอให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถามให้ชำระเป็นเงินสดทันทีหรือโอนเงินเข้าบัญชีของกิจการโดยจะส่งเช็คที่รับเงินไม่ได้มาแลกภายหลัง     3. หากพ้นกำหนดเกิน 30 วันจากวันที่เช็คคืน ขอให้ฝ่ายกฏหมายแจ้งความดำเนินคดีที่สถานที่ตำรวจหรือให้ทนายความดำเนินการฟ้องคดีเช็คต่อไป     กิจการที่มีการติดตามเร่งรัดหนี้อย่างเคร่งครัดจะไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมากนัก เพราะลูกหนี้บางรายมักจะให้เงินกับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการใช้เครื่องมือติดตามหนี้ทั้งสามเครื่องมือที่กล่าวมาแแล้วข้างก็ควรออกแบบวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้เพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต

  • 09
    05 2560
    เงื่อนไขที่ควรมีกับการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า

        การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยในการควบคุมหนี้ที่ค้างชำระและหนี้สงสัยจะสูญได้ ผู้ประกอบการที่ไม่มีการกำหนดนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อที่ชัดเจนนั้นจะมีความเสี่ยงที่สูงมาก การที่ผู้ขายสร้างเงื่อนไขต่างๆในการให้เครดิตกับลูกซื้อนั้นจะเป็นหนทางที่ลดความเสี่ยงได้มาก และยังง่ายต่อการติดตามและเร่งรัดหนี้สินอีกด้วย นโยบายการให้เครดิตเทอมนั้นมักขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละประเภทโดยมีการนำเงื่อนไขของตนมาเปรียบเทียบกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย นอกจากนั้นยังต้องนำเงื่อนไขบางข้อมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายอีก เช่นผู้ซื้อที่เป็นรายใหญ่จะได้วงเงินเครดิตมากกว่าผู้ซื้อรายเล็ก ผู้ซื้อที่เปิดดำเนินการมามากกว่า 3 ปีจะได้เครดิตเทอมที่มีระยะเวลายาวกว่าผู้ซื้อที่เป็นกิจการเปิดใหม่ซึ่งต้องซื้อด้วยเงินสดเท่านั้น นอกจาก ธุรกิจที่ต้องให้เครดิตเทอมควรสร้างเงื่อนไขกับผู้ซื้อด้วย เพื่อให้พนักงานขายและฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องรับทราบรวมทั้งนำไปปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กิจการกำหนดไว้โดย     เงื่อนไข (นโยบาย) การให้เครดิตเทอมแก่ลูกค้าสำหรับธุรกิจ SMEs ควรมีการตั้งเกณฑ์ไว้ดังนี้     กรณีที่1 สำหรับลูกค้าใหม่ ลูกค้าใหม่เพิ่งซื้อ 3 ครั้งแรกต้องจ่ายเงินสดเท่านั้นทันทีเมื่อรับสินค้าหรือบริการจากกิจการ ลูกค้ารายใหม่ที่ซื้อครั้งที่ 4 เป็นต้นไปจนครบระยะเวลา 6 เดือน พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่ที่ดูแลต้องทำเรื่องขอเครดิตให้กับลูกค้าเพื่อขอรับอนุมัติวงเงินเครดิตก่อนที่จะขายสินค้าได้ โดยผู้จัดการฝ่าย....จะอนุมัติให้เครดิตหลังจากวันที่รับสินค้าหรือบริการไปได้ไม่เกิน 7 วันแต่ลูกค้ารายนั้นจะต้องวางเงินมัดจำจำนวน 30% ของยอดที่สั่งซื้อในวันที่รับสินค้าหรือวันที่สั่งทำของ กรณีพนักงานขายต้องการดึงหรือแย่งลูกค้าจากคู่แข่งขัน กิจการมีความจำเป็นต้องให้เครดิตเท่ากับคู่แข่งขัน พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ขออนุมัติวงเงินเครดิตโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขายได้ในวงเงินที่ไม่เกิน....................บาท หากจำนวนเงินเกินที่กำหนดไว้ต้องขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการเท่านั้น (แบบฟอร์มคำขออนุมัติให้ขอที่คุณ.........) เอกสารที่ต้องใช้ในการขอเครดิตเทอมให้กับลูกค้าใหม่มีดังนี้ บุคคลธรรมดา     1. สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้าน     2. รายละเอียดของลูกค้าให้กรอกในแบบฟอร์มอนุมัติและในสำเนาบัตรประชาชนพร้อมกับเบอร์โทรศัพท์ที่ทำงาน เบอร์มือถือและที่อยู่ของที่ทำงานหรือสำนักงานที่ประกอบการอยู่     3. แผนที่บ้านและสถานประกอบการ นิติบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด     1. สำเนาหนังสือรับรองและรายชื่อผู้ถือหุ้น     2. สำเนาใบภาษีมูลค่าเพิ่มและบัตรผู้เสียภาษี     3. เนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม     4. แผนที่ที่ตั้งของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด     5. งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง (หากไม่ให้ขอให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหรือคัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า)     6. Bank statement 3-6 เดือนย้อนหลัง     กรณีที่ 2 สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากบริษัทไปแล้วเป็นระยะเวลา 6 เดือนขึ้นไป หรือมีการสั่งซื้อและชำระเงินแล้วเป็นจำนวน 20 ครั้งขึ้นไป ต้องการขออนุมัติวงเงินเครดิตเพิ่มหรือขยายเทอมการชำระเงินให้มีเงื่อนไขดังนี้ ลูกค้าจะต้องมีประวัติการจ่ายเงินตรงเวลามาตลอด 6 เดือน และได้ซื้อสินค้ากับกิจการมาแล้วเป็นจำนวนมากกว่า 20 ครั้งขอให้พนักงานขายกรอกแบบฟอร์มขออนุมัติวงเงินซื้อเชื่อเพิ่ม/ขยายเวลาการชำระเงินโดยขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการ (แบบฟอร์มขออนุมัติให้ขอที่คุณ...........) การให้เครดิตจะให้เป็นวงเงินไม่เกินยอดซื้อที่ซื้อ 2 ครั้งหลังรวมกัน ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 6 เดือนขึ้นไปจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 30 วัน ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 1 ปีจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 45 วัน ให้แนบเอกสารประวัติการซื้อขายที่ผ่านมาพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติวงเงินเครดิตส่งให้ก่อนการอนุมัติเครดิตด้วย     เอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้า     1. Bank statement ที่ update 6 เดือน     2. งบการเงินปีล่าสุด     3. สำเนาหนังสือรับรองล่าสุด     กรณีที่ 3 ลูกค้าเก่าที่ซื้อขายกันมานานเกิน 2 ปี ต้องการเพิ่มวงเงินเครดิตมากขึ้น หากพนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีเห็นสมควรว่าน่าจะขยายระยะเวลาการชำระเงิน หรือเพิ่มวงเงินเครดิตให้แก่ลูกค้าเก่าที่ชำระเงินตรงเวลามาโดยตลอดเป็นระยะเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไป ขอให้กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตซื้อเชื่อโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่าย......ได้ไม่เกิน...................บาท หากต้องการวงเงินเกินที่กำหนดไว้ขอให้กรรมการผู้จัดการเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น(แบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตขอได้ที่คุณ..................) ให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีแนบประวัติการซื้อขายและจ่ายเงินไปพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิต     เอกสารที่ขอเพิ่ม     1. Bank statement ที่ update 6 เดือน     2. งบการเงินปีล่าสุด     3. สำเนาหนังสือรับรองปีล่าสุด     จากตัวอย่างเงื่อนไขการให้เครดิตเทอมข้างบนนี้ ผู้ประกอบการที่ต้องการนำไปใช้ควรนำไปปรับเปลี่ยนให้ตรงกับกิจการของตนเองและใกล้เคียงกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย โดยควรออกแบบฟอร์มอนุมัติวงเงินเครดิตเอง เพื่อให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้นำไปใช้ โดยมีการขออนุมัติวงเงินการให้เครดิตก่อนที่จะให้เครดิตแก่ลูกค้า นอกจากนั้นผู้ประกอบการควรตรวจสอบเอกสารการสั่งซื้อว่าผู้ซื้อได้เซ็นต์ชื่อสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วก่อนส่งสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ยอมชำระหนี้หรือยืนยันว่าไม่ได้สั่งซื้อสินค้าจริง ดังนั้นผู้ประกอบการควรออกแบบใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจสั่งซื้อจริง และเมื่อส่งสินค้าหรือบริการถึงผู้ซื้อแล้ว ผู้รับสินค้าก็จะต้องเป็นผู้มีอำนาจรับสินค้าจริงหรือเป็นพนักงานผู้มีอำนาจรับสินค้าได้ มิฉะนั้นผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากเราอาจอ้างว่าไม่ได้รับสินค้าจริงก็ได้ อาจอ้างว่าเราส่งสินค้าให้ใครก็ไม่ทราบซึ่งมักจะพบกรณีที่ผู้ซื้อตั้งใจจะไม่ชำระเงินค่าสินค้า ดังนั้นเราควรทราบว่าการจะดำเนินคดีฟ้องร้องเรียกเงินค่าสินค้าได้จำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อ(หรือใบเสนอราคาที่มีการเซ็นต์รับรองราคาไว้)ประกอบกับใบส่งสินค้าหรือบริการเพื่อแสดงว่าผู้ซ้อได้รับสินค้าและบริการไปเรียบร้อยแล้ว

  • 09
    05 2560
    การบริหารลูกหนี้การค้า

        ในภาวะการแข่งขันทางการตลาดที่สูงในปัจจุบันนี้ การให้เครดิตกับผู้ซื้อเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มรายได้สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs) หากเราขายสินค้าเป็นเงินสดเท่านั้นก็ทำให้รายได้ที่ควรได้รับจะน้อยลงเพราะส่วนใหญ่ผู้ซื้อก็อยากที่จะซื้อสินค้าไปผลิตหรือวางขายก่อนเมื่อได้รับเงินที่ขายมาก็ค่อยมาชำระให้กับผู้ขายมากกว่า ดังนั้นเจ้าของกิจการจึงจำเป็นต้องสำรองเงินเผื่อไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นลูกค้าที่ต้องให้เครดิตในการชำระเงิน ผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากผู้ขายนั้นจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้าเพราะเป็นลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าขายของเรานั่นเอง ลูกหนี้การค้า (Account receivable, Trade receivable ) จึงหมายถึงลูกหนี้ที่เกิดจากการดำเนินการค้าขายตามปกติของธุรกิจ เกิดจากการขายเชื่อหรือบริการเชื่อที่เป็นรายได้หลักของกิจการ โดยทั่วไปผู้ขายจะให้เครดิตเทอม(ระยะเวลาการชำระเงิน)แก่ผู้ซื้อที่เป็นลูกหนี้การค้าประมาณ 30-60 วัน หากลูกหนี้การค้าที่มีหนี้ค้างสะสมมากขึ้นเรื่อยๆก็จะเป็นปัญหาที่ผู้ขายจำเป็นต้องสำรองเงินไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นซึ่งหากการบริหารจัดการหนี้ค้างไม่ดีก็จะกลายเป็นภาระของผู้ขายสินค้าไปในทันทีและอาจเกิดปัญหาขาดสภาพคล่องได้ จนถึงเลิกกิจการไปเลยก็มีอยู่จำนวนมากมาย     ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการที่ให้เครดิตกับผู้ซื้อและได้ผ่านการเผชิญกับวิกฤตทางการเงิน(ต้มยำกุ้ง)ในช่วงปี 2540 นั้นมักจะรู้สึกเข็ดหลาบกับการให้เครดิตเป็นอย่างมาก ถึงอย่างไรก็ตามการให้เครดิตก็เป็นเครื่องมือตัวหนึ่งที่จะเพิ่มยอดขายและแข่งขันกับคู่แข่งขันในตลาดได้มากขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องกลับมาเน้นเรื่องการบริหารลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการที่จะขายแต่เงินสดเท่านั้น การบริหารลูกหนี้การค้าไม่ให้เป็นหนี้เสียนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ลูกหนี้เพื่อลดความเสี่ยงโดยมีการวางแผนและบริหารในเรื่องเหล่านี้     1. การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า     2. การวิเคราะห์สินเชื่อ (เครดิต) สำหรับลูกหนี้รายตัว     3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า     การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า จะเป็นการป้องกันความเสี่ยงในการให้เครดิตกับลูกหนี้ก่อนที่จะส่งสินค้าโดยเฉพาะกับผู้ซื้อบางรายที่ตั้งใจมาโกงหรือเป็นผู้ซื้อที่มีปัญหาการชำระเงินจากที่อื่นอยู่แล้ว ถ้าเราไม่ได้กำหนดนโยบายเอาไว้เพื่อช่วยในการตรวจสอบไว้ก่อนที่จะขายก็อาจถูกโกงหรือเป็นหนี้ค้างชำระได้ การกำหนดนโยบายการให้เครดิตก็ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของกิจการ โดยทั่วไป SMEs มักจะให้เงื่อนไขการให้เครดิตคล้ายหรือใกล้เคียงกับคู่แข่งขัน เช่น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอม มักให้ประมาณ 1-2 เดือนยกเว้นบางธุรกิจเช่น ธุรกิจจำหน่ายปุ๋ยมักมีเครดิตเทอมที่ยาวกว่านั้น นอกจากการให้เครดิตแล้ว บางกิจการยังมีการกำหนดส่วนลดเงินสดให้กับผู้ซื้อที่ชำระเป็นเงินสดไว้ด้วย ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดกับกิจการที่ต้องการใช้เงินสดทันทีหรือกำลังมีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน การกำหนดนโยบายการให้เครดิตยังรวมถึงการกำหนดเอกสารที่ผู้ซื้อต้องจัดเตรียมให้แก่ผู้ขายเพื่อจะได้นำไปวิเคราะห์เครดิตด้วย     การวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้รายตัว สำหรับธุรกิจ SMEs อาจไม่มีศักยภาพในการวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)เท่ากับธนาคารหรือสถาบันการเงินต่างๆได้ การสร้างมาตรฐานการให้สินเชื่อจึงเป็นสิ่งที่ควรนำมาใช้เพื่อป้องกันการให้เครดิตกับผู้ซื้อใหม่ได้ และเป็นการป้องกันความเสี่ยงก่อนการขายสินค้าหรือบริการได้ ตามปกติมาตรฐานการให้สินเชื่อของสถาบันการเงินอาจจะสูงมาก แต่สำหรับผู้ขายที่เป็น SMEs คงกำหนดมาตรฐานพอที่จะป้องกันความเสี่ยงได้เท่านั้น เพราะหากกำหนดมาตรฐานสูงเกินไปก็จะมีปัญหาในการขายสินค้าไม่ได้ก็ได้ การวิเคราะห์เครดิตควรแบ่งเป็นสองลักษณะคือวิเคราะห์ในเชิงคุณภาพและในเชิงปริมาณ สำหรับบุคคลธรรมดากับนิติบุคคลที่เป็นผู้ซื้อก็จะมีการวิเคราะห์เครดิตที่ไม่เหมือนกัน เพราะนิติบุคคลค่อนข้างจะตรวจสอบง่ายกว่าในยุคปัจจุบันนี้เพราะทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ดาวน์โหลดงบการเงินอย่างย่อมาให้ดูโดยไปสมัครและตรวจสอบข้อมูลในคลังข้อมูลจากลิงค์นี้ http://datawarehouse.dbd.go.th/bdw/home/login.html สำหรับผู้ที่ใช้ไอแพดหรือไอโฟน(ระบบIOS)สามารถไปดาวน์โหลด แอพพิเคชั่นชื่อ Smart DBD (DBD e-service) ได้เพื่อหาข้อมูลของกิจการที่เป็นนิติบุคคลที่มาซื้อสินค้าและต้องการเครดิตจากเรา การตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลก่อนการขายสินค้าเป็นสิ่งสำคัญเพราะนิติบุคคลบางรายอาจปิดกิจการไปแล้ว หากเราไม่มีการตรวจสอบเพราะเห็นว่าเป็นบริษัทก็อาจทำให้กลายเป็นหนี้สูญได้ สำหรับบุคคลธรรมดาการวิเคราะห์เครดิตจะเน้นไปในเชิงคุณภาพมากกว่าปริมาณเพราะเราไม่สามารถตรวจสอบหรือหาข้อมูลว่าเขามีทรัพย์สินเท่าใดได้ รวมทั้งไม่ทราบถึงผลการดำเนินธุรกิจของเขาว่ามีกำไรหรือไม่จึงจำเป็นต้องดูจากการซักประวัติของเขา อาชีพ วัย เพศ ที่อยู่ การศึกษา กิจการที่ดำเนินการอยู่และตรวจสอบจากบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านโดยดูว่าเป็นเพียงผู้อาศัยในบ้านนั้นหรือเป็นเจ้าของบ้านเอง สุดท้ายที่จำเป็นคือต้องตรวจสอบอีกครั้งจากรายชื่อบุคคลล้มละลายของกรมบังคับคดีด้วย รวมทั้งไปพิมพ์ชื่อและนามสกุลของผู้ซื้อสินค้าเพื่อค้นหาในกูเกิ้ลว่ามีคดีความหรือไม่ หากต้องการความรอบคอบขึ้นอีกก็ให้พนักงานขายหรือคนรู้จักสอบถามกับคู่ค้าของบุคคลคนนั้นว่ามีเครดิตดีหรือไม่     การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า เมื่อให้วงเงินเครดิตแก่ลูกหนี้การค้าไปแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องหันมาเน้นเรื่องการบริหารจัดการลูกหนี้การค้าไม่ให้เกิดหนี้ค้างชำระเพื่อช่วยให้มีในการได้เงินสดมาหมุนเวียนให้ทันเวลาที่ต้องการ หากเรามีลูกหนี้ที่ค้างชำระมากขึ้น ก็ยิ่งมีความจำเป็นต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นไปด้วย หากเงินทุนหมุนเวียนเหล่านั้นจะต้องไปกู้จากสถาบันการเงินก็เป็นภาระดอกเบี้ยที่ต้องชำระอีกแทนที่จะได้กำไรในการดำเนินธุรกิจก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้ในที่สุด กิจการที่เป็นธุรกิจ SMEsที่มีลูกหนี้ค้างชำระจำนวนมากต้องเลิกและปิดกิจการไปจำนวนมาก ซึ่งบางรายก็มีลูกหนี้การค้าที่ยังดำเนินคดีอยู่และเมื่อไม่ได้รับเงินที่ค้างชำระเหล่านั้นก็ทำให้เกิดผลขาดทุนและปิดกิจการไปเลย ดังนั้นการบริหารลูกหนี้การค้าจึงมีความจำเป็นที่ต้องมีการเร่งรัดหนี้สินให้มีประสิทธิภาพด้วย วิธีที่ดีที่สุดคือการกำหนดแนวทางการเร่งรัดและติดตามหนี้สินจากลูกหนี้การค้าเพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบมีแนวทางการดำเนินงานได้อย่างชัดเจนและควรกำหนดวิธีการจัดการเป็นขั้นตอนโดยพิมพ์เป็นระเบียบเพื่อประกาศและใช้ปฏิบัติงานได้ เช่นลูกหนี้การค้าที่ชำระไม่ตรงกำหนดให้พนักงานขายโทรติดตามทันทีในวันรุ่งขึ้น หากลูกหนี้นั้นค้างชำระครบห้าวันให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถาม หากเลยกำหนดการชำระไปแล้วหนึ่งเดือนก็ให้มีจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชี เมื่อพ้นกำหนดจดหมายเตือนหนึ่งเดือนแล้วก็มีการยื่นจดหมายจากทนายความส่งไปที่ลูกหนี้การค้านั้นเป็นต้น เพื่อให้การเร่งรัดมีประสิทธิภาพจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงินตามมาภายหลัง     การบริหารลูกหนี้การค้าให้มีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นที่จะต้องได้รับความร่วมมือทั้งเจ้าของกิจการ พนักงานขายและพนักงานบัญชีและการเงินที่ติดตามและเร่งรัดลูกหนี้การค้า หากกิจการไม่มีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกหนี้การค้าเลยก็จะทำให้เกิดหนี้เสียและกลายเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด เจ้าของกิจการควรเป็นผู้นำในการติดตามหนี้เพื่อให้พนักงานมีความใส่ใจและช่วยติดตามให้ทันท่วงทีด้วย

  • 19
    04 2560
    เทคนิคการบริหารเงินสดให้มีสภาพคล่อง

        ธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเงินสดในมือให้เพียงพอในการดำเนินธุรกิจได้ เปรียบเหมือนบุคคลทั่วไปที่จะออกจากบ้านไปทำงานหรือไปทำธุระอะไรก็ตาม หากในกระเป๋าสตางค์ไม่มีเงินหรือมีไม่ถึง 100 บาทคนนั้นก็คงไม่กล้าออกจากบ้านหรือออกไปแบบขาดความมั่นใจ ไม่กล้าซื้อหรือกินอะไรเลย ดังนั้นการทำธุรกิจก็เช่นกัน เงินสดในมือจึงมีความจำเป็นต้องมีไว้เพื่อเหตุผลดังนี้       1. เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ       2. เพื่อป้องกันเงินสดขาดมือ (เปรียบเหมือนคนทั่วไปที่จะต้องมีเงินเมื่อจะต้องออกจากบ้านนั่นเอง)       3. เพื่อสำรองไว้ในกรณีฉุกเฉิน       4. เพื่อไว้เก็งกำไร กรณีมีเงินสดเหลือก็เป็นโอกาสที่จะลงทุนระยะสั้นทำให้มีโอกาสได้ผลตอบแทนสูงได้     ส่วนที่ 1 มาจากทรัพย์สินหมุนเวียน ก็คือลูกหนี้การค้าที่ชำระเงินคืน และสินค้าคงเหลือเป็นพวกวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูปที่เราขายออกไปได้นั่นเอง     ส่วนที่ 2 มาจากหนี้สินหมุนเวียน ก็คือเจ้าหนี้การค้าที่ให้เครดิตเทอมที่มีระยะยาวขึ้น หรือมาจากการได้รับเงินกู้ยืมระยะสั้นจากธนาคารหรือเจ้าหนี้อื่นๆที่ให้กู้เงิน     ส่วนที่ 3 มาจากทุนของเจ้าของ หรือจากผู้ถือหุ้น (กรณีเป็นนิติบุคคล) ซึ่งส่วนของทุนนี้มาจากการเพิ่มทุนให้กับธุรกิจเพื่อให้มีเงินสดหมุนเวียนในมือมากขึ้น และในส่วนนี้เองจะรวมถึงกำไรจากการดำเนินงานด้วยเพราะกำไรที่เพิ่มขึ้นก็ทำให้เงินสดหมุนเวียนเพิ่มขึ้นตาม     เมื่อเราทราบว่าเงินสดในมือมาจากสามแหล่งนี้แล้ว เราก็ควรทราบถึงเทคนิคในการบริหารเงินสดจาก3 แหล่งนี้ด้วยเช่นกัน เทคนิคในการบริหารเงินสดมีดังนี้     1. การจัดทำงบประมาณการเงินสด (Cash budget) เพื่อป้องกันไม่ให้เงินขาดมือ การจัดทำงบประมาณเงินสดนั้นเป็นการวางแผนการใช้เงินระยะสั้นในแต่ละเดือนโดยมีวิธีการลงบันทึกเงินสดรับว่าในเดือนนี้เราจะได้รับเงินสดจากการขายหรือจากแหล่งเงินไหนเป็นจำนวนเท่าไหร่ สำหรับเงินสดจ่ายเราก็จะบันทึกว่าในเดือนนี้เรามีรายการจ่ายอะไรบ้างเช่นจ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการผลิต หรือจ่ายหนี้ที่ต้องชำระในแต่ละเดือน เมื่อนำมาหักลบกันระหว่างเงินสดรับและเงินสดจ่าย เราก็จะทราบว่าจะมีเงินสดเหลือจำนวนเท่าไหร่ หากไม่มีเงินสดเหลือเพียงพอที่จะจ่ายได้ก็จะได้วางแผนจัดหาเงินสดมาได้ทันเวลา การจัดทำงบประมาณการเงินสดรับจ่ายนั้นจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีสภาพคล่องต่ำ มีเงินสดในมือจำนวนน้อย     2. เร่งขบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้น ในการดำเนินธุรกิจทั่วไปมีความจำเป็นที่ต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อสินค้าจึงทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหาเงินมาเพื่อหมุนเวียนในลูกหนี้การค้าด้วย ยกตัวอย่างกิจการหนึ่งมียอดขายเดือนละ 100,000 บาทหากให้เครดิตเทอมนาน 30 วันก็ต้องหาเงินสดมาใช้หมุนเวียนในลูกหนี้การค้าเพิ่มอีก 100,000 บาท หากลูกหนี้ชำระไม่ตรงตามกำหนด กิจการนั้นก็ยิ่งจำเป็นต้องหาเงินสดมาเพิ่มในส่วนที่ลูกหนี้ยังไม่ชำระอีกด้วย กรณีที่เรามีความต้องการเงินสดมากขึ้นและต้องการใช้เงินด่วนเราก็สามารถใช้กลยุทธ์การให้ส่วนลดเงินสดกับลูกหนี้การค้าได้ โดยแจ้งตั้งแต่วันซื้อว่าหากเขาจ่ายเป็นเงินสดภายใน 7 วันเราก็จะให้ส่วนลดอีกร้อยละ 2 (2% ของยอดซื้อ) ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อที่ต้องการได้รับส่วนลดก็จะซื้อเงินสดทันทีหรือชำระภายใน 7 วัน วิธีการให้ส่วนลดนี้จะช่วยให้กิจการได้เงินสดเร็วขึ้นเราจะใช้ก็เฉพาะกรณีที่ต้องการเงินสดหรือขาดเงินทุนหมุนเวียน นอกจากการให้ส่วนลดเงินสดแล้ว เราควรใช้วิธีเร่งรัดหนี้สินควบคู่ไปพร้อมกันด้วย การเร่งรัดหนี้สินควรทำทันทีที่ลูกหนี้ครบกำหนดการชำระเงินแต่ยังคงผลัดผ่อนไม่ยอมชำระ ก็จำเป็นต้องติดตามทวงถามอย่างใกล้ชิดและระมัดระวังที่จะให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้รายนี้ในครั้งต่อไปด้วย     3. เร่งขบวนการเคลียร์ริ่ง (Clearing process) ให้เร็วขึ้น กรณีที่กิจการได้รับเช็คล่วงหน้าหรือเป็นเช็คของสาขาต่างจังหวัดก็ควรรีบส่งไปรอเคลียร์ริ่งที่ธนาคารให้ตรงกับวันที่ของเช็คโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันนั้นแล้วค่อยไปธนาคารเพราะปัจจุบันธนาคารมีบริการด้านการดูแลการเคลียร์ริ่งเช็คให้กับลูกค้าแล้ว     4. เร่งการเก็บเงินลูกหนี้ที่จ่ายด้วยบัตรเครดิต วิธีนี้กิจการต้องรีบส่งบิลไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นที่ลูกค้ารูดบัตร นอกจากนั้นก็ควรใช้วิธีเจรจาขอลดค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตด้วยเพื่อลดต้นทุนของกิจการ     5. ชะลอการจ่ายเงินสดออกให้ช้าที่สุด หากกิจการใดขาดสภาพคล่องและขาดเงินสดในมือก็มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่ามีเจ้าหนี้รายใดที่จะสามารถเจรจาขอยืดอายุการชำระหนี้ให้ช้าลงได้ และมีรายจ่ายรายการใดที่ยังไม่จำเป็นต้องจ่ายได้บ้างก็อาจชะลอการชำระออกไปก่อน สำหรับสิ่งที่ต้องห้ามในการไม่จ่ายนั้นก็คือค่าแรง และเงินเดือนพนักงาน รวมทั้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของธนาคาร เพราะรายการเหล่านี้มีผลอย่างมากต่อกิจการ หากพนักงานนำไปพูดภายนอกทำให้กิจการเสียเครดิตได้และยังอาจเสียพนักงานที่ทำงานดีๆไปอีกด้วย นอกจากการพิจารณาเรื่องการชะลอจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วยังมีวิธีที่บริษัทใหญ่ๆมักนิยมใช้กันนั่นก็คือวิธีการกำหนดขั้นตอนการจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้าให้กับบริษัทเช่น กำหนดวันวางบิลโดยกำหนดเดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง กำหนดวันรับเงินให้ห่างกับวันวางบิลซึ่งสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินได้อีกและยังวางแผนการหาเงินสดได้ด้วย กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นต้องมีเอกสารเพิ่มเติมนอกจากแค่ใบวางบิลเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นทำให้การวางบิลอาจช้าลงได้     6. ควบคุมค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้น เราก็ควรวิเคราะห์รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดว่ามีรายการใดที่ยังลดค่าใช้จ่ายได้อีกเพื่อลดต้นทุนและยังสามารถได้เงินสดเพิ่มขึ้นได้ วิธีการลดค่าใช้จ่ายไม่ควรเกี่ยวข้องกับการลดคุณภาพของสินค้าหรือบริการเด็ดขาดควรเป็นการควบคุมให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลเท่านั้น     7. จัดหาเงินสดใช้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น เนื่องจากการกู้เงินที่มากเกินความจำเป็นก็ต้องรับภาระดอกเบี้ยมากขึ้นเพราะเงินที่ได้มากขึ้นก็ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์อะไรต้องนำมาฝากในบัญชีออมทรัพย์หรือกระแสเงินสดที่ได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าเงินกู้ที่ต้องเสียดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าด้วย     8. มีการกำหนดการเก็บเงินสดในมือที่เหมาะสม วิธีนี้เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เงินในอดีตที่ผ่านมาว่าจะต้องมีเงินสดในมือจำนวนเท่าใดที่ทำให้ไม่ขาดสภาพคล่อง     เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงินที่ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องหรือมีสภาพคล่องต่ำจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำงบประมาณการเงินสด (งบกระแสเงินสด) เพื่อวางแผนการจัดหาเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทั้ง 8 วิธีที่ได้กล่าวมาข้างต้นในการบริหารเงินสดเพื่อให้มีต้นทุนที่ถูกด้วย

  • 19
    04 2560
    มารู้จักความหมายที่แท้จริงของเงินทุนหมุนเวียน

        ผู้ประกอบการธุรกิจส่วนใหญ่มักชอบพูดว่าช่วงนี้ขาดเงินทุนหมุนเวียน หรือตอนนี้ไม่มีเงินทุนหมุนเวียนเลย อยากจะกู้เงินเพื่อไปใช้เป็นเงินทุนหมุนเวียน เมื่อได้ซักถามลงรายละเอียดว่าเงินทีต้องการจะหมุนเวียนนั้นจะไปซื้ออะไรบ้าง บางครั้งจะได้คำตอบว่า ซื้อเครื่องจักร ซื้อเตาอบขนมเค๊ก ซื้อเครื่องชงกาแฟ ตกแต่งร้าน หรือซื้อรถบรรทุกไว้ใช้งาน ฯลฯคำตอบเหล่านี้ไม่ใช่เป็นการนำเงินไปใช้เพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนเลย ทาง BSC จึงขออธิบายความหมายของเงินทุนหมุนเวียนให้เข้าใจง่ายๆ     เงินทุนหมุนเวียนคือเงินที่ถูกนำไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนนั่นเอง คำว่าหมุนเวียนนั้นเราจำกัดความตามหลักการบัญชีว่าทรัพย์สินหมุนเวียนคือทรัพย์สินที่มีอายุไม่เกิน 1 ปี หนี้สินหมุนเวียนก็คือหนี้สินที่เราต้องใช้คืนภายในไม่เกิน 1 ปีเช่นกัน ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่นำไปหมุนเวียนไม่เกินหนึ่งปีโดยจะนำไปซื้อหรือไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนดังต่อไปนี้     1. ลูกหนี้การค้า การเพิ่มยอดขายได้กิจการก็จำเป็นต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ซื้อที่ยังไม่ได้ชำระเงินจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้า โดยส่วนใหญ่มักให้ระยะเวลาการชำระเงิน (เครดิตเทอม)ประมาณ 30-90 วัน ดังนั้นกิจการที่ให้เครดิตเทอมลูกค้าจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนเพื่อนำไปซื้อวัตถุดิบก่อนและกว่าจะได้รับเงินกลับมาก็อีกเป็นเดือน ยิ่งให้เครดิตเทอมระยะยาวก็ยิ่งต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมาก ยกตัวอย่างว่า บริษัทแห่งหนึ่ง มีการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า 60 วัน ( 2 เดือน) หากมียอดขายเงินเชื่อเดือนละ 100,000 บาทบริษัทฯนี้จำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนไปใช้ในลูกหนี้การค้าอย่างน้อย 200,000 บาท (100,000x2) และยังต้องสำรองเผื่อไว้ในกรณีลูกหนี้การค้าชำระเงินล่าช้าอีกด้วย     2. สินค้าคงเหลือ (สินค้าคงคลังหรือสต๊อก) ซึ่งมีทั้ง วัตถุดิบ, อุปกรณ์พวกอะไหล่, งานระหว่างทำ (งานที่ยังผลิตไม่เสร็จ ยังอยู่ในไลน์การผลิต) และสินค้าสำเร็จรูป (ที่จำเป็นต้องสต๊อกไว้เพื่อมีสินค้าขายตลอด) สินค้าคงเหลือทั้งหมดที่กล่าวมาแล้วนั้น ธุรกิจประเภทผลิตจำเป็นต้องมีสต๊อกเก็บไว้ทั้งสต๊อกวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูปเพื่อไม่ให้มีปัญหาสินค้าขาดมือหรือไม่มีสินค้าขายกับลูกค้าได้ สำหรับธุรกิจประเภทซื้อมาขายไปก็จำเป็นต้องสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปเช่นกันเพื่อมีสำรองไว้เมื่อลูกค้าต้องการ ดังนั้นทุกกิจการต้องมีเงินทุนหมุนเวียนในสินค้าคงเหลือทั้งสิ้นอาจยกเว้นธุรกิจบริการบางประเภทเท่านั้น การที่จะมีสต๊อกจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับนโยบายการเก็บสต๊อกของแต่ละแห่งและก็ขึ้นอยู่กับยอดขายด้วย ยิ่งมียอดขายสูงยิ่งจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนสำหรับการเก็บสต๊อกมาก หากกิจการใดที่มีรายการสินค้ามากทั้งแบบและสี ก็ยิ่งต้องมีเงินทุนหมุนเวียนจำนวนมากขึ้นเพื่อเก็บสินค้าสำเร็จรูปไว้ทุกรายการด้วย     3. เงินสดในมือ ไม่ว่ากิจการใดก็ตามจำเป็นต้องมีเงินสดในมือทั้งสิ้น ที่มีเงินสดไว้ก็เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและเพื่อเตรียมไว้ในยามฉุกเฉิน การเตรียมเงินสดในมือเพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนนั้นจะมีจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและขนาดของธุรกิจด้วย ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีเงินสดในมือสูงกว่าขนาดเล็ก และธุรกิจที่ต้องซื้อวัตถุดิบเป็นเงินสดก็ต้องสำรองเงินสดมากกว่าธุรกิจที่ได้รับเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าด้วย     กิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคลในรูปแบบบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด จะสามารถคำนวณหาความต้องการของเงินทุนหมุนเวียนได้ง่ายกว่ากิจการคนเดียวโดยดูจากงบการเงินของกิจการได้ โดยมีวิธีการคำนวณดังนี้ เงินทุนหมุนเวียนสุทธิ = สินทรัพย์หมุนเวียน ลบด้วย หนี้สินหมุนเวียน ยกตัวอย่างงบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) ของกิจการแห่งหนึ่ง เงินทุนหมุนเวียนสุทธิ = 1,480,000 – 1,100,000 (= 380,000 บาท)     จากตัวอย่างข้างบนจะเห็นว่าเงินทุนสุทธิมีค่าเป็นบวกอยู่จำนวน 380,000 บาท นั่นคือสินทรัพย์หมุนเวียนมีมากกว่าหนี้สินหมุนเวียน แสดงถึงการมีความสามารถในการชำระหนี้สินระยะสั้นได้เมื่อถูกทวงถาม นั่นก็คือกิจการยังมีสภาพคล่อง     หากเงินทุนหมุนเวียนติดลบ ก็แสดงว่ากิจการนั้นขาดสภาพคล่องในการชำระหนี้ระยะสั้น หากกู้เงินเพิ่มไม่ได้ก็จะมีปัญหาการชำระหนี้และการเสียเครดิตได้ ปัจจัยที่มีผลกระทบในการสำรองเงินทุนหมุนเวียนคือ ยอดขายของกิจการ ยิ่งขายมาก จำนวนเงินสูงก็ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมากเพราะต้องลงเงินในวัตถุดิบ อุปกรณ์ ค่าแรงที่มากขึ้น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้การค้า ยิ่งเครดิตเทอมที่ยาวจะต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนที่มากตามไปด้วย หากกิจการใดขายเงินสดก็ไม่จำเป็นต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนในส่วนนี้เลย ขนาดของกิจการ ธุรกิจขนาดใหญ่มียอดขายสูงต้องการเงินทุนหมุนเวียนมากกว่าธุรกิจขนาดเล็กที่มียอดขายต่ำ ประเภทธุรกิจ ธุรกิจที่ขายสินค้าด้วยเงินเชื่อมีเครดิตเทอมระยะยาวย่อมต้องการเงินทุนหมุนเวียนสูงกว่าธุรกิจที่ขายเงินสดและธุรกิจประเภทบริการ สินค้าที่มียอดขายตามฤดูกาลต้องการเงินทุนสำรองมากในช่วงที่เป็นฤดูกาลขาย กิจการที่ใช้เทคโนโลยีสูง และทันสมัยมาผลิต จะใช้เงินทุนหมุนเวียนน้อยกว่ากิจการที่ใช้แรงงานคนผลิต ภาวะเศรษฐกิจ มีผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียนมาก เมื่อเศรษฐกิจตกต่ำ ลูกหนี้การค้ามักค้างชำระและจ่ายไม่ตรงตามกำหนดทำให้ผู้ขายต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น     ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่เราจะไปซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าแรงและค่าใช้จ่ายต่างๆในการดำเนินงานของธุรกิจ เพื่อช่วยให้เราสามารถผลิตสินค้าออกมาขายได้ นอกจากนั้นเงินทุนหมุนเวียนนี้ยังต้องนำไปใช้ให้ในการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้าและนำไปสำรองไว้ในสินค้าคงเหลืออีกด้วย