กรณีศึกษา/e-Bestcase

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

กรณีศึกษา

  • 15
    02 2560
    ตัวอย่างกรณีศึกษาของธุรกิจ SMEs เรื่องการบริหารลูกหนี้การค้า

        การติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้า ถือเป็นเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่งของการบริหารลูกหนี้การค้า การติดตามเร่งรัดหนี้ที่มีประสิทธิภาพสูงทำให้กิจการไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมาก เพราะลูกหนี้การค้ามักจะชำระหนี้ให้กับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการมาตรการการติดตามเร่งรัดหนี้สินก็ควรออกแบบเครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยที่สุดก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้ค้างชำระเพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต     บริษัท เอื้อปัญญาทรานสปอร์ต 2004 จำกัด ตั้งอยู่ในจังหวัดอุดรธานี เริ่มจากเจ้าของกิจการต้องเป็นผู้สานต่อธุรกิจขายวัสดุก่อสร้างและโรงสีข้าวจากครอบครัว เมื่อปี 2547 ได้เริ่มดำเนินธุรกิจให้บริการขนส่งสินค้าเพราะมีข้าวจากโรงสีของตนเองที่ต้องไปส่งยังกรุงเทพ กิจการเติบโตขึ้นจนปัจจุบันมีรถบรรทุกให้บริการขนส่งมากกว่า 100 คัน โดยขาล่องลงมาจากอุดรจะนำสินค้าเกษตรจากท้องถิ่นเช่น ข้าว ข้าวโพด และเมื่อถึงอยุธยาก็นำปูนซิเมนต์กลับไปส่งยังจังหวัดในแถบอีสานซึ่งมีลูกค้าประจำทั้งบริษัทขนาดใหญ่จนขนาดเล็กแม้กระทั่งบุคคลธรรมดา     ปัญหาเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า ที่ต้องการแก้ไขและปรับปรุงมี 3 ประเด็นคือ     1. บริษัทฯใช้บัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปอยู่แล้วแต่ไม่เคยจัดทำรายงานทางบัญชีและการเงินสำหรับผู้บริหาร (Management report) สำหรับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้อยู่สามารถจัดทำรายงานได้ตามความต้องการของผู้ใช้ แต่เนื่องจากผู้ใช้โปรแกรมยังไม่มีประสบการณ์และไม่ทราบว่ารายงานที่ใช้บริหารควรจะมีรูปแบบหรือรายการใดบ้างเพื่อนำมาวางแผนและวิเคราะห์ผลประกอบการได้     2. ระยะเวลาที่บริษัทฯให้เครดิตลูกหนี้การค้าประมาณ 2-3 เดือน ส่วนใหญ่หนี้เสียที่เกิดขึ้นมาจากพนักงานขายไม่ได้ตรวจสอบฐานะการเงินของผู้ซื้อก่อนการขายบริการ     3. การขายบริการขนส่งมักสั่งทางโทรศัพท์ บริษัทฯไม่ได้ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าลงนามเพื่ออนุมัติราคาก่อนรวมทั้งไม่มีการขอเอกสารสำคัญของผู้สั่งซื้อเช่นสำเนาบัตรประชาชน หนังสือรับรองบริษัททำให้เมื่อเกิดหนี้เสียไม่สามารถดำเนินคดีได้     วิธีการแก้ไขและปรับปรุง การบริหารลูกหนี้การค้า คือ     1. ออกแบบรายงานสำหรับผู้บริหารด้วยการสอบถามความต้องการของเจ้าของกิจการและผู้บริหารระดับผู้จัดการว่าต้องการจะทราบยอดรายการใดบ้างเพื่อใช้ในการวางแผนตลาด,วางแผนการให้บริการ, การซ่อมแซมและติดตามเร่งรัดหนี้ของลูกหนี้การค้า ฯลฯ     2. เจ้าของกิจการได้กำหนดนโยบายการติดตามหนี้ค้างชำระและได้มอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามทวงถามและเร่งรัดหนี้จากลูกหนี้การค้า โดยได้กำหนดวิธีการทวงถามและการปฏิบัติงานตามนโยบายการติดตามหนี้ รวมทั้งได้กำหนดรูปแบบรายงานติดตามหนี้และผลการติดตามให้เจ้าของกิจการทราบทุกสองสัปดาห์ เพื่อให้เจ้าของกิจการประชุมร่วมกับผู้จัดการในการจัดการหนี้ที่มีปัญหาจนถึงขั้นดำเนินคดี     3. ฝ่ายขายและฝ่ายบัญชีได้ร่วมกันออกแบบใบเสนอราคาที่มีผู้สั่งซื้อบริการลงนามอนุมัติราคารวมทั้งกำหนดการขอเอกสารสำคัญของผู้ซื้อเพื่อใช้ในการดำเนินคดีได้ภายหลังหากเป็นหนี้เสีย นอกจากนั้นยังได้ประกาศให้เป็นระเบียบปฏิบัติให้แก่เจ้าหน้าที่ขายทุกคนที่รับคำสั่งซื้อในการให้บริการขนส่งเพื่อป้องกันหนี้เสียด้วย     ผลที่ได้รับจากการปรับปรุงแก้ไข     1. บริษัทฯ สามารถวางแผนและติดตามลูกหนี้การค้าที่มีหนี้ค้างชำระได้เร็วขึ้น     2. มีการกำหนดเจ้าหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงทำให้หนี้เสียลดลง     3. มีการพิมพ์รายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อวางแผนการใช้รถบรรทุกที่มีทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและได้กำไรสูงสุดด้วย     4. ได้มีการติดตามหนี้อย่างเป็นระบบทำให้ยอดลูกหนี้ค้างชำระลดลง     5. มีระเบียบการขอเอกสารสั่งซื้อที่ชัดเจนและไม่ต้องโต้แย้งเรื่องราคาที่สั่งซื้อด้วยเนื่องจากบริษัทฯให้ผู้สั่งซื้อลงนามอนุมัติราคาก่อนที่จะใช้บริการ     ความสำเร็จในการบริหารลูกหนี้การค้า ของบริษัทฯนี้มาจากการที่พนักงานให้ความใส่ใจในการจัดทำรายงานและติดตามทวงถามหนี้ค้างชำระอย่างสม่ำเสมอ หลังจากที่ได้ออกแบบรายงานตารางอายุลูกหนี้ค้างชำระแล้ว ผู้บริหารได้ใช้รายการที่ได้รับนำมาวางแผนการบริหารทั้งด้านตลาด, บริหารการใช้รถบรรทุก,การลดค่าใช้จ่าย เจ้าของกิจการมีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานที่พนักงานจัดทำให้จนสามารถลดค่าใช้จ่ายและมีกำไรได้ดีขึ้น การพิมพ์รายงานได้กำหนดให้จัดทำทุกเดือนสำหรับรายงานผลการดำเนินงานและทุกสัปดาห์สำหรับตารางอายุลูกหนี้ค้างชำระและแจ้งผลการติดตามหนี้มีปัญหาทุก 2 สัปดาห์

  • 15
    02 2560
    ตัวอย่างกรณีศึกษาของธุรกิจ SMEs เรื่องการวางแผนการจัดซื้อ

        ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดา ควรให้ความสำคัญกับการจัดซื้อให้มากเพื่อได้รับสินค้าที่มีคุณภาพดี, มีจำนวนที่ถูกต้อง, ได้ราคาที่ต่ำและส่งตามเวลาที่ต้องการผลิต การวางแผนการจัดซื้อที่ดีทำให้กิจการมีผลกำไรสูงขึ้น ผู้ประกอบการรายเล็กมักถูกบังคับให้ซื้อวัตถุดิบในปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำที่ผู้ขายกำหนดไว้ต่อรอบการสั่งซื้อ หากเป็นผู้ประกอบการที่มีทำเลตั้งอยู่ในพื้นที่ไกลๆหรืออยู่ในจังหวัดเล็กๆราคาของวัตถุดิบและค่าจัดส่งก็ยิ่งแพงขึ้น มีผู้ประกอบการรายหนึ่งที่เผชิญปัญหาการสั่งซื้อที่ผู้ขายบังคับให้มีปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำเพื่อประหยัดค่าขนส่งของผู้ขายเอง ทำให้ผู้ประกอบการรายนี้ต้องมีสต๊อกจำนวนมากและต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนในสต๊อกเหล่านี้จนต้องไปกู้เงินจากธนาคาร ผู้ประกอบการจึงได้สมัครเข้าร่วมโครงการด้านการเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตของกระทรวงอุตสาหกรรม คือ     โรงงานขนมจีนแป้งหมักดอนยอ ได้จดทะเบียนพาณิชย์ในนามบุคคลธรรมดา ประกอบกิจการผลิตเส้นขนมจีนจากแป้งหมัก วิธีการจำหน่ายคือส่งขายไปยังตลาดสดต่างๆในกรุงเทพโดยเส้นขนมจีนอยู่ในบรรจุภัณฑ์ขนาดต่างๆเพื่อให้เหมาะกับการบริโภคของลูกค้าแต่ละประเภท มีใส่ถาดโฟมและตะกร้าพลาสติกในปริมาณ 500 กรัมซึ่งเหมาะกับครอบครัวเล็ก และมีขนาดใส่ในตะกร้า 1 กิโลกรัม, 3 กิโลกรัม, 5 กิโลกรัม, 10 กิโลกรัม สำหรับขนาดใหญ่จะใส่ในเข่งไม้ไผ่ขนาด 30 กิโลกรัม การบริหารงานเป็นการบริหารงานแบบครอบครัว สำหรับเรื่องการเงินและการสั่งซื้อเจ้าของกิจการจะดูแลแต่ผู้เดียว     ปัญหาเรื่องการจัดซื้อ ที่ต้องการแก้ไขและปรับปรุงมีทั้งหมด 2 ประเด็นคือ     1. ต้องการจัดทำระบบการเบิกจ่ายและบริหารสินค้าคงคลังโดยเฉพาะบรรจุภัณฑ์และวัสดุสิ้นเปลืองเพื่อลดปริมาณการใช้อย่างสิ้นเปลืองจากพนักงานที่ไม่ระมัดระวังการใช้     2. ต้องการวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบประเภทบรรจุภัณฑ์เช่น กล่องโฟม ถุงหิ้ว ฟิลม์หด ตะกร้า เพราะมีต้นทุนสินค้าคงคลังสูงและจำเป็นต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บบรรจุภัณฑ์หลายแห่ง     วิธีการแก้ไขและปรับปรุง ใช้วิธีการดังนี้     1. ตรวจสอบและนับสต๊อกของบรรจุภัณฑ์เพื่อหาปริมาณวัตถุดิบคงเหลือเพื่อลดปริมาณสต๊อกให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการเก็บในห้องสต๊อก (จากเดิมมีมากจนไม่มีที่เก็บ)     2. จัดหาสถานที่เก็บสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม     3. จัดทำสถิติการใช้บรรจุภัณฑ์แต่ละชนิดเป็นระยะเวลา 3 เดือนเพื่อหาปริมาณการใช้ที่แท้จริงในแต่ละวัน     4. คำนวณหาจุดสั่งซื้อและปริมาณการสั่งซื้อบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสม โดยคำนึงถึงกระแสเงินสดของกิจการที่สามารถชำระเงินได้พร้อมกับสั่งซื้อในปริมาณที่ผู้ขายกำหนดยอดสั่งซื้อขั้นต่ำ(minimum order) ไว้ด้วย     5. อบรมและสร้างจิตสำนึกให้คนงานควบคุมและเอาใจใส่ในการทำงานให้มากขึ้นเพื่อลดการสูญเสียและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตได้     ผลที่ได้รับจากการแก้ไข     1. โรงงานสามารถลดค่าใช้จ่ายบรรจุภัณฑ์โดยเฉพาะค่าพลาสติก wrap ลดลงได้มากกว่าร้อยละ 20 จากเดิม สำหรับบรรจุภัณฑ์ประเภทโฟม ลดค่าใช้จ่ายไปได้ประมาณร้อยละ 18 จากเดิม     2. มีแผนการจัดซื้อที่มีการกำหนดวันที่สั่งซื้อที่แน่นอนและง่ายต่อการจดจำและทันเวลาในการผลิตพร้อมทั้งปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมสอดคล้องกับกระแสเงินสดหมุนเวียนของกิจการ     3. มีระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง 1 ระบบ     โรงงานขนมจีนแป้งหมักดอนยอ ได้สั่งซื้อบรรจุภัณฑ์ทั้งหมดตามแผนการจัดซื้อที่ได้วางแผนไว้ทำให้ต้นทุนการผลิตในด้านบรรจุภัณฑ์ลดลงได้ไม่น้อยกว่าร้อยละ 10 จากต้นทุนเดิมทำให้มีผลกำไรมากขึ้นและที่สำคัญที่สุดคือทำให้มีสภาพคล่องที่ดีขึ้นสามารถลดดอกเบี้ยจ่ายลงได้ การสั่งซื้อที่ดีจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเก็บสถิติการใช้วัตถุดิบและปริมาณการเก็บสินค้าคงคลังที่เหมาะสม หากสั่งซื้อไม่ทันเวลาผลิตก็เป็นปัญหาของกระบวนการผลิตสินค้าได้ หากมีปริมาณการสั่งซื้อที่มากเกินไปก็เป็นปัญหาทั้งเรื่องเงินทุนหมุนเวียนและสินค้าคงคลังที่เต็มในคลังสินค้า

  • 15
    02 2560
    ตัวอย่างกรณีศึกษาของธุรกิจ SMEs เรื่องการบันทึกรายรับรายจ่าย

        การบันทึกรายรับรายจ่ายมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ผู้ประกอบการคนเดียวหรือเป็นร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์มักไม่สนใจในการจัดทำบัญชีหรือมีการบันทึกรายรับและรายจ่ายของธุรกิจตนเองเลย บางคนก็บอกว่ามันยุ่งยาก, บันทึกไม่เป็น, ไม่มีเวลาจะไปลงบัญชีหรอก หากการทำธุรกิจและไม่บันทึกรายรับที่ขายสินค้าหรือบริการแล้วจะทำให้ไม่ทราบว่าในแต่ละวันมีรายรับหรือขายไปได้เป็นเงินเท่าใด และหากไม่ได้บันทึกรายจ่ายก็จะไม่ทราบว่าค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นเงินจำนวนเท่าไหร่ รวมทั้งไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงและผลกำไรที่ได้รับ เจ้าของกิจการแห่งหนึ่งที่มีความกระตือรือร้นอยากจะลงบันทึกรายรับรายจ่ายแต่ไม่ทราบต้องเริ่มต้นทำอย่างไรบ้างเพราะไม่ได้จบบัญชีมาจึงได้สมัครเข้าร่วมโครงการให้คำปรึกษาแนะนำโครงการหนึ่งของกระทรวงอุตสาหกรรม นั่นคือ     ร้านบีบีไส้กรอกเทวดา ได้จดทะเบียนพาณิชย์เมื่อปี 2558 เจ้าของกิจการเป็นสองสามีภรรยาซึ่งเป็นทั้งผู้ผลิตและจำหน่ายไส้กรอกอีสานตั้งแต่ปี 54 ใช้วิธีการไปขายตามตลาดนัดต่างๆหลายแห่ง เช่นตลาดนัดถนนคนเดิน ตลาดนัดริมเมย จนกิจการเติบโตขึ้นจึงได้ขายส่งไปยังผู้ขายปลีกตามห้างและตลาดนัดอีกจำนวนหลายแห่ง ไส้กรอกอีสานร้านบีบีมีทั้งหมด 3 รสชาติคือ รสเผ็ด(ใส่สมุนไพร) รสเปรี้ยว และรสวุ้นเส้น (ไม่เปรี้ยว) บรรจุในแพ็คขายให้กับผู้ค้าปลีกแพ็คละ 10 อัน ปัจจุบันมีขายทั้งหน้าร้าน, ตลาดนัดและขายส่งให้พ่อค้าปลีกทำให้เจ้าของกิจการต้องการทราบผลการดำเนินงานของธุรกิจมากขึ้น     ปัญหา ที่ต้องการแก้ไขและปรับปรุงมีทั้งหมด 2 ประเด็นคือ     1. ไม่มีระบบการบันทึกรายรับรายจ่าย ทำให้เจ้าของไม่ทราบผลการดำเนินงาน นอกจากนั้นยังไม่ทราบต้นทุนคงที่ต่อเดือน และไม่ทราบว่ามีกำไรขั้นต้นเป็นอัตราส่วนเท่าใดต่อยอดขาย     2. ไม่มีการวิเคราะห์ผลดำเนินงานที่ผ่านมาทำให้ไม่สามารถจะวางแผนการขยายกิจการได้ เจ้าของไม่ทราบว่าสินค้ารายการใดขายดีและมีผลกำไรมากที่สุด     วิธีการแก้ไขและปรับปรุง ใช้วิธีการบันทึกรายรับรายจ่าย ดังนี้     1. กำหนดรายชื่อลูกค้าที่เป็นลูกค้าหลักเพื่อออกแบบรายการในโปรแกรม excel โดยเจ้าของจะบันทึกทั้งในคอมพิวเตอร์และสมุดบัญชีรายวันไปพร้อมกัน การออกแบบการบันทึกในโปรแกรมจะบันทึกเป็นรายวันทั้งรายรับจากลูกค้ารายใหญ่และรายจ่ายจากต้นทุนการผลิต, ค่าใช้จ่ายคงที่ของกิจการทั้งหมด เจ้าของกิจการได้ key in รายรับรายจ่ายเข้าในโปรแกรมทุกวัน     2. ใช้โปรแกรมในการวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุนและเปรียบเทียบผลการดำเนินการเป็นเดือนต่อเดือน มีการวิเคราะห์ผลดำเนินงานเป็นลักษณะเปรียบเทียบแบบ common size ในแต่ละเดือนและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานแบบ trend analysis และแบบ comparative เพื่อวิเคราะห์ได้ว่าลูกค้ารายใดซื้อมาก ต้นทุนใดที่สูงที่สุด กำไรขั้นต้นต่อยอดขายได้เท่าใดฯลฯ     ผลที่ได้รับจากการแก้ไข     1. ปิดงบกำไรขาดทุนได้ทุกเดือนทำให้ทราบถึงผลดำเนินงานของกิจการ เจ้าของกิจการทราบว่ามีสินค้ารายการใดที่ขายดีและลูกค้าแต่ละรายซื้อสินค้าเป็นจำนวนเงินเท่าใดในแต่ละเดือน ทำให้สามารถวางแผนการผลิตและจัดซื้อได้ดีขึ้น     2. เจ้าของกิจการได้ลงทุนขยายเครื่องจักรและจ้างแรงงานเพิ่มขึ้นเพื่อเพิ่มจุดขายในแหล่งที่กลุ่มลูกค้าเป้าหมายอาศัยอยู่ เนื่องจากทราบถึงผลดำเนินการว่ามีกำไรเพียงพอที่จะขยายตลาดได้     3. ทำให้ทราบว่าต้นทุนวัตถุดิบของไส้กรอกรายการใดที่สูงและได้หาวิธีการที่จะลดต้นทุนหรือใช้วัตถุดิบอื่นทดแทน นอกจากนั้นการเพิ่มแรงงานก็วิเคราะห์ได้ว่าควรเพิ่มกี่คนสำหรับการเพิ่มกำลังการผลิตที่จะขยายตลาดอีกด้วย     กิจการขนาดเล็กที่มีการบันทึกรายรับรายจ่าย ทำให้ทราบถึงผลกำไรหรือขาดทุนในแต่ละเดือนได้ นอกจากการนำมาวิเคราะห์ผลการดำเนินงานแล้วยังช่วยให้วางแผนการเงินได้ด้วยโดยใช้เงินเฉพาะกำไรที่เกิดขึ้นจากการขายเท่านั้น เจ้าของร้านบีบีไส้กรอกเทวดา ได้ key in รายรับรายจ่ายทุกวัน ทำให้ไม่มีรายการใดตกหล่นหรือลืมได้ซึ่งเป็นตัวอย่างที่ดีเพราะเป็นคนที่มีวินัยและกระตือรือร้นในการที่จะพัฒนาปรับปรุงธุรกิจตนเองให้ประสบความสำเร็จ