การขายและการตลาด

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การลดความสูญเสียในกระบวนการทำงาน

    การดำเนินธุรกิจในยุคนี้ เป็นการคำนึงถึงแหล่งวัตถุดิบที่มีความหลากหลาย และคุ้มค่าต่อการร่วมมือหรือลงทุนร่วมกัน ความยืดหยุ่นของการผลิต มาตรฐานในกระบวนการผลิตและผลิตภัณฑ์ โดยอยู่บนพื้นฐานภายใต้ข้อตกลงทางการค้าและความพึงพอใจของลูกค้าที่เปลี่ยนไป ดังนั้นธุรกิจจึงต้องดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้เป็นไปตามหลักมาตรฐานสากล มีความรวดเร็วในการส่งมอบสินค้าและบริการ ด้วยคุณภาพที่ดีกว่า ราคาถูก มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย รวมถึงการมีนวัตกรรมที่เหนือคู่แข่งขันในท้องตลาด

    ด้วยบริบทที่เปลี่ยนแปลงไป จึงทำให้กระบวนการทำงานในการผลิตสินค้าหรือบริการในการดำเนินธุรกิจที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้า มุ่งเน้นไปที่การลดต้นทุนที่จะทำให้เกิดความประหยัดและลดความสูญเปล่าที่อันอาจจะเกิดขึ้นในกระบวนการการทำงานให้น้อยมากที่สุด รวมทั้งจะเป็นการเพิ่มขีดความสามารถของพนักงานให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ (Efficiency) ในกระบวนการทำงานอีกด้วย จึงมีการนำแนวคิดการขจัดความสูญเปล่า 7 ประการ (7 Waste) มาประยุกต์ใช้ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

    1. ความสูญเสียที่เกิดจากการผลิตมากเกินไป (Overproduction) จะเป็นการคาดการณ์ล่วงหน้าถึงความต้องการที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อไม่ให้เสียโอกาสในการขายสินค้าหรือบริการ และเตรียมพร้อมในตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคได้อย่างทันท่วงที รวมถึงการผลิตสินค้ามากกว่าที่ลูกค้าต้องการและการผลิตสินค้าก่อนความต้องการ อันทำให้เกิดต้นทุนเพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ แรงงาน ค่าจัดเก็บสินค้า บรรจุภัณฑ์ การขนส่ง เป็นต้น ตัวอย่างเช่น ลูกค้าต้องการพรมขนาด 3000 ตารางเมตร แต่ฝ่ายผลิตผลิตพรมขนาด 3200 ตารางเมตร ถือเป็นความสูญเปล่า เนื่องจากเป็นการใช้ต้นทุนก่อนเวลาที่จำเป็น ทั้งนี้มาจากแนวความคิดเดิมที่ว่า “แต่ละขั้นตอนจะต้องผลิตงานออกมาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้เกิดต้นทุนต่อหน่วยต่ำสุดในแต่ละครั้ง” โดยไม่ได้คำนึงถึงว่าจะก่อให้เกิดงานระหว่างกระบวนการผลิต (Work in process, WIP) เป็นจำนวนมาก และทำให้กระบวนการผลิตขาดความยืดหยุ่น ซึ่งแท้ที่จริงแล้วฝ่ายผลิตควรใช้หลักการผลิตแบบทันเวลาพอดี (JIT) จะเหมาะสมมากกว่า

    2. ความสูญเสียที่เกิดจากการรอคอย (Waste of Waiting) อันเกิดจากการขาดความสมดุล อันเนื่องมาจากการวางแผนการไหลของวัตถุดิบในกระบวนการผลิตที่ไม่ลงตัวหรือไม่ดีพอ ไม่ว่าจะเป็นจากความไม่สมดุลความเร็วในการผลิต ความล่าช้าในการผลิต ระยะทางระหว่างกระบวนการผลิตที่ห่างไกลกัน การเติมวัตถุดิบในคลังสินค้า ความไม่สัมพันธ์ของเครื่องจักรอัตโนมัติกับพนักงานที่ทำงานแบบ Manual หรือแม้กระทั่งจากความสามารถของพนักงานเก่ากับพนักงานใหม่ในการส่งมอบงานต่อกัน เป็นต้น

    3. ความสูญเสียที่เกิดจากของเสียมากเกินไป (Waste of Defect) มักเกิดจากการผลิตที่ผิดพลาด การผลิตเป็นจำนวนมาก (Mass Production) การซ่อมหรือการปรับแต่งเครื่องจักรที่ยังไม่ลงตัว หรือเกิดจากการตรวจนับของเสียที่ผิดพลาด รวมถึงจากการนำงานเก่ามาแก้ไขใหม่อีกด้วย

    4. ความสูญเสียที่เกิดจากการขนส่ง (Waste of Transportation) ซึ่งมีอยู่หลายสาเหตุ ไม่ว่าจะมาจากการเดินทางหรือการเคลื่อนย้ายวัตถุดิบทั้งก่อน ระหว่าง หรือหลังกระบวนการผลิต การจัดเก็บในคลังสินค้า/สินค้าคงคลัง การขนย้ายไปไว้ชั่วคราว ณ แห่งใดแห่งหนึ่ง หรือการขนส่งวัตถุดิบ/สินค้ากึ่งสำเร็จระหว่างโรงงาน เป็นต้น

    5. ความสูญเสียที่เกิดจากการคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง (Waste of Warehouse and Inventory) คลังสินค้าและสินค้าคงคลังมักเป็นการทำงานคู่กัน โดยจะต้องประสานกันในเรื่องของวัตถุดิบในการผลิต วัตถุดิบระหว่างการผลิต สินค้ากึ่งสำเร็จรูป หรือสินค้าสำเร็จรูป โดยจะต้องไม่ให้มีการเก็บไว้มากเกินความจำเป็น หรือการใช้ในกระบวนการการผลิต รวมถึงการกำหนดพื้นที่ในเก็บรักษา และอุปกรณ์ที่ใช้ในวางเรียงจัดเก็บภายในคลังสินค้า หากละเลยการใช้วัตถุดิบและสินค้ากึ่งสำเร็จรูป หรือสินค้าสำเร็จรูป จนไว้ในสต็อกนานจนเกิดความเสียหายจัดเป็นของเสีย

    6. ความสูญเสียที่เกิดจากการเคลื่อนไหวมากเกินไป (Waste of Motion) มักจะพบได้ภายในโรงงานทั่วไป โดยเกิดจากการออกแบบสภาพการทำงานที่ไม่เหมาะสม และขาดมาตรฐานในการทำงาน ส่งผลให้คุณภาพของงานที่ออกมาไม่มีความสม่ำเสมอ หรือต้องใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น

    7. ความสูญเสียที่เกิดจากกระบวนการการผลิตและกระบวนการทำงานมากเกินไป (Waste of Processing) มักจะมีการออกแบบกระบวนการผลิต/การทำงานที่มีขั้นตอนมากเกินความจำเป็น จนนำไปสู่ความซ้ำซ้อนในการทำงาน ความไม่สะดวกสำหรับพนักงานในการทำงาน รวมถึงมีการตรวจสอบทุกๆ จุดกระบวนการทำงาน ดังนั้น การตรวจสอบกระบวนการผลิต/การทำงานที่ไม่ก่อให้เกิดผลผลิตที่เพิ่มขึ้นจึงเป็นสิ่งที่ควรนำทบทวนตลอดเวลา

    จากความสูญเสียดังกล่าวที่มักเกิดขึ้นในกระบวนผลิต/กระบวนการทำงานภายในองค์กรนั้น จะเห็นได้ว่า ความสูญเสียดังกล่าวจะส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่สูงมากขึ้น ซึ่งหากต้องการลดการสูญเสียต่างๆ ดังกล่าวควรดำเนินการ ดังนี้

    1. ทำการพยากรณ์ความต้องการของลูกค้า (Forecasting Demand) ซึ่งนับว่าจะช่วยให้บริษัท/องค์กร สามารถกำหนดทิศทางในกำลังการผลิตและบุคลากรในการวางแผนการผลิต รวมถึงทราบถึงปริมาณความต้องการของผลิตภัณฑ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อวางแผนเตรียมปัจจัยในการผลิต ซึ่งวิธีการพยากรณ์สามารถทำได้ 2 วิธี คือ

      1.1) วิธีการพยากรณ์เชิงปริมาณ (Quantitative Forecasting) เป็นการใช้หลักทางสถิติและคณิตศาสตร์ คำนวณค่าพยากรณ์โดยอาศัยข้อมูลในอดีต เช่น ยอดขาย กำลังการผลิต มาสร้างตัวแบบ เป็นต้น หรือวิธีการวิเคราะห์ทางอนุกรมเวลา (Time Series Analysis) โดยถือว่าขึ้นลงแปรผันกับเวลาอย่างเดียว และใช้อนุกรมของข้อมูลในอดีตนำมาใช้พยากรณ์ ตัวเลขข้อมูลที่นำมาใช้อาจจัดแบ่งเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปีก็ได้ หรือวิธีทางความเป็นเหตุเป็นผล (Casual or Explanatory Method) จะข้อมูลขึ้นกับหลายๆ ปัจจัย นอกจากปัจจัยเวลา ซึ่งเป็นปัจจัยที่จะส่งผลต่อค่าพยากรณ์ แล้วสร้างความสัมพันธ์ระหว่างค่าพยากรณ์และตัวแปรอิสระ ซึ่งตัวอย่างของวิธีการนี้ก็คือ การวิเคราะห์การถดถอยเชิงเส้นตรง

      1.2) วิธีพยากรณ์เชิงคุณภาพ (Qualitative Forecasting) เป็นวิธีการหาค่าพยากรณ์ โดยอาศัยลางสังหรณ์ ประสบการณ์ ความคิด ความชำนาญ และการตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ ในการคาดการณ์ค่าพยากรณ์ที่เกิดขึ้น มีความน่าเชื่อถือสำหรับการคาดการณ์ในช่วงเวลายาว

    2. การนำระบบการสั่งซื้อแบบทันเวลา (Just in Time: JIT) มาใช้ในการแก้ปัญหาดังกล่าวในการผลิต ซึ่งก็จะสามารถแก้ไขทั้งปริมาณการผลิต ปริมาณของเสียได้อีกด้วย รวมทั้งปรับการจัดวางผังโรงงานที่ดี (Plant Layout) ก็เป็นอีกทางหนึ่งที่สามารถช่วยได้

    3. ควรมีการตรวจสอบการทำงานของพนักงานหน้างานให้มากขึ้น ซึ่งหากเกิดการผิดพลาดของกระบวนการในจุดใดจุดหนึ่งต้องรีบหาสาเหตุ (Problem Solving Process) และแก้ไขให้เสร็จสิ้นโดยเร็วก่อนการผลิตใหม่จะเริ่มขึ้น รวมถึงการกระตุ้นสร้างจิตสำนึกให้พนักงานมีส่วนร่วมในการลดความสูญเสียที่เกิดขึ้น และการให้รางวัลเพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

    4. การจัดทำกิจกรรม 5 ส ซึ่งประกอบด้วย คือ สะสาง (SEIRI) สะดวก (SEITON) สะอาด (SEISO) สุขลักษณะ (SEIKETSU) สร้างนิสัย (SHTSUKE) ซึ่งเมื่อมีการทำ 5 ส อย่างจริงจังและต่อเนื่อง ที่ผ่านมาจะพบว่า ที่ทำงานหรือสถานประกอบการของเรานั้นมีความปลอดภัย มีบรรยากาศน่าทำงาน ไม่มีความสูญเปล่าเกิดขึ้นในการทำงาน ลดการซื้อเครื่องจักรและอุปกรณ์ของใช้ต่างๆ นอกจากนี้ ยังสามารถช่วยลดอัตราของเสีย (Defects) จากการผลิต ลดการเก็บสินค้า หรือ การมีของคงคลัง (Excess Stock) ที่ไม่จำเป็นให้น้อยลง อันจะยังผลให้หน่วยงานมีความมั่นคงเข้มแข็งได้

    อย่างไรก็ดี การลดความสูญเสียดังกล่าว นอกจากจะเป็นการลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจแล้ว ยังเป็นการลดมลภาวะ มลพิษต่างๆ ที่เกิดขึ้นให้กับสังคม และยังจะทำให้คุณภาพชีวิตในการทำงานของพนักงานดีขึ้นอีกด้วย