การปรับปรุงผลิต

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การลดต้นทุนคุณภาพ

   กิจการจะส่งมอบสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพให้กับลูกค้าได้นั้น จะต้องประกอบด้วยปัจจัยสำคัญ 2 ประการคือ

     - ทำในสิ่งที่ถูกต้อง (Doing the Right Things) หมายถึง การผลิตสินค้าหรือบริการที่ทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจหรือประทับใจ

     - ไม่ทำในสิ่งที่ผิด(Not Doing the Wrong Things) หมายถึง การไม่ทำให้เกิดสิ่งบกพร่องหรือหลีกเลี่ยงการเกิดสิ่งบกพร่อง ที่จะทำให้ลูกค้าเกิดความไม่พึงพอใจ

   การทำให้เกิดปัจจัยทั้งสองอย่าง จะมีต้นทุนเกิดขึ้นที่เราเรียกว่าต้นทุนคุณภาพ (Cost of Quality) ต้นทุนคุณภาพเป็นการแปลงปัญหาคุณภาพที่ตามปกติจะอยู่ในรูปแบบนามธรรมให้มาอยู่ในรูปแบบที่วัดได้ โดยวัดเป็นมูลค่าของเงินที่ต้องเสียไป ในอดีตเจ้าของกิจการส่วนใหญ่ มักจะไม่สนใจในการแปลงข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นออกมาอยู่ในรูปของตัวเงิน จนเมื่อมีการวัดปัญหาคุณภาพออกมาเป็นต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จากการไม่มีคุณภาพ และพบว่าค่าใช้จ่ายในด้านคุณภาพที่เกิดขึ้นมีมูลค่าสูงมากเมื่อเทียบกับยอดขายทั้งหมด รวมถึงยังช่วยให้พบว่ามีปัญหาอีกมากที่ถูกซ่อนไว้ ทำให้เจ้าของกิจการได้เห็นรายละเอียดของปัญหาคุณภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

   การลดต้นทุนคุณภาพโดยผ่านทางกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งต้นทุนคุณภาพในประเด็นต่างๆ จะย้อนกลับไปยังสาเหตุของปัญหา ซึ่งเรามักพบว่าปัญหาคุณภาพส่วนใหญ่ จะเกิดจากไม่กี่สาเหตุ ดังนั้นการวัดต้นทุนคุณภาพในแต่ละด้าน จะช่วยจัดลำดับความสำคัญในดำเนินการแก้ไข และจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งกิจการจำเป็นจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ และวางแผนในการปรับปรุงพัฒนางาน และคุณภาพของสินค้า เพื่อลดความไม่พึงพอใจของลูกค้า รวมถึงผลกระทบที่มีต่อยอดขาย เพราะต้นทุนคุณภาพบางรายการ เป็นผลมาจากความไม่พึงพอใจของลูกค้าที่มีต่อสินค้าหรือบริการที่ได้รับ ซึ่งความไม่พึงพอใจนี้จะส่งผลต่อการสูญเสียลูกค้าปัจจุบัน และความสามารถในการหาลูกค้าใหม่ ดังนั้นการแก้ไขต้นทุนคุณภาพจะช่วยในการรักษาลูกค้าปัจจุบันและสร้างลูกค้าใหม่ได้

   การลดต้นทุนในภาคการผลิตเป็นการลดต้นทุนในทุกกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุนค่าวัตถุดิบ ต้นทุนค่าแรงงานในการผลิต รวมถึงต้นทุนค่าโสหุ้ยในการผลิต กิจการจะต้องมีต้นทุนในระดับที่สามารถแข่งขันได้ ในขณะที่สินค้าหรือบริการยังคงมีคุณภาพตามข้อกำหนด การที่จะเลือกผลิตสินค้าหรือบริการใดๆ จะต้องมีคุณภาพและต้นทุนที่เหมาะสมเท่านั้น จึงจะทำให้กิจการอยู่รอดในสภาพของการแข่งขันที่สูงและลูกค้ามีทางเลือกมากเช่นในปัจจุบัน

แนวทางในการลดต้นทุนคุณภาพมี 3 ประการดังนี้

   1. การลดต้นทุนวัตถุดิบ

     • ในการผลิตสินค้าจำเป็นที่กิจการจะต้องทำการวิเคราะห์การใช้วัตถุดิบว่ามีเหมาะสมหรือไม่ และสามารถจัดหาวัตถุดิบจากแหล่งอื่น หรือหาผู้ขายใหม่ๆ เพื่อให้เกิดการเปรียบเทียบราคา หรือหาวัตถุดิบชนิดอื่นที่มีคุณสมบัติทัดเทียมหรือดีกว่าใช้แทนได้ แล้วทดลองว่าวัตถุดิบใหม่นี้มีวิธีการและปริมาณใช้งานอย่างไร เมื่อนำไปใช้จะทำให้เกิดความสูญเสียในกระบวนการผลิตน้อยลง หรือทำให้การผลิตเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือผลิตได้รวดเร็วขึ้น หรือสามารถช่วยลดต้นทุนค่าวัตถุดิบลงได้

     • ลดการสูญเสียของวัตถุที่เสื่อมคุณภาพจากเก็บนานเกินไป การลดต้นทุนนี้ สามารถทำได้โดยการปรับเปลี่ยนวิธีการผลิตโดยทำการผลิตอย่างต่อเนื่องจนกว่าวัตถุดิบหมด เหมาะสำหรับวัตถุดิบที่เป็นของสด เช่นผัก ผลไม้ เนื้อสัตว์ หรือเปลี่ยนรูปแบบการสั่งซื้อวัตถุดิบโดยสั่งให้พอดีกับกำลังผลิตในแต่ละวันไม่สั่งซื้อเกิน และให้ผู้ขายมาส่งของก่อนเริ่มงานในตอนเช้า จะซื้อใช้วันต่อวัน ไม่ซื้อเป็นสต็อกเก็บไว้ หรือเปลี่ยนตัวผู้ขายวัตถุดิบ โดยเลือกผู้ขายที่อยู่ในทำเลใกล้กับกิจการ ซึ่งการจัดการที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ จะช่วยลดปริมาณของวัตถุดิบคงคลัง ทำให้สามารถลดเวลาและค่าใช้จ่าย ทำให้สะดวกต่อการทำงานของพนักงานและมีพื้นที่ในการจัดเก็บในคลังสินค้าเพิ่มขึ้น

   2. การลดต้นทุนค่าจ้างของพนักงาน

     • มีแผนพัฒนาพนักงานให้มีชำนาญในหน้าที่ที่รับผิดชอบ ด้วยการฝึกอบรมและสอนงานให้พนักงานมีความรู้ ความเข้าใจและมีทักษะการทำงาน ซึ่งจะสามารถลดเวลาการผลิตแต่ละชิ้นงานให้สั้นลงได้ ทำให้ผลิตได้มากขึ้น และผลงานที่ได้มีคุณภาพตามเกณฑ์มาตรฐาน ทำให้ลดปัญหาการแก้ไขงานที่เสียลงไปได้อีกด้วย

     • มีการอบรมให้พนักงานมีทักษะการทำงานหลายๆ ด้าน ทำให้พนักงานสามารถทำงานทดแทนกันได้เมื่อพนักงานขาดงาน

     • มีการสร้างขวัญและกำลังใจให้แก่พนักงาน เช่น จัดสภาพแวดล้อมให้น่าอยู่และน่าทำงานทั้งห้องน้ำ ห้องอาหาร และมีบริเวณให้พักผ่อน หรือการพูดชื่นชมผลงานในการประชุมหรือต่อหน้าเพื่อน บอกให้พนักงานทราบว่าผลงานของหน่วยงานเราดีขึ้นหรือแย่ลงจากเดือนก่อนหน้าเพื่อให้เราร่วมมือร่วมใจกันต่อไป มีเงินพิเศษให้สำหรับพนักงานที่มีผลงานดีเด่น หรือให้โอกาสแก่พนักงานซึ่งมีผลการปฏิบัติงานดีและมีศักยภาพสูง ได้รับการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง รวมถึงให้ความเอาใจใส่ดูแลความเป็นอยู่และทุกข์สุขของพนักงานอย่างทั่วถึง และเปิดโอกาสในการร้องทุกข์ โดยมีระบบการร้องทุกข์ตามขั้นตอนและช่วยเหลือแก้ปัญหาให้ตามความเหมาะสม

     • กิจการควรทำให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นการสื่อสารแบบสองทาง ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน หรือการสื่อสารระหว่างหัวหน้างานกับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารแบบเป็นทางการเช่น การประชุม หรือการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการเช่น การพูดคุย ผู้บริหารจะต้องให้ความเป็นกันเองและกระตุ้นให้พนักงานกล้าแสดงออก กล้าเสนอความคิดเห็นหรือแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงงาน เพราะพนักงานที่เป็นผู้ปฏิบัติงานจะเป็นผู้สัมผัสกับปัญหาในการผลิต ซึ่งพนักงานเหล่านี้อาจจะมีแนวทางในการแก้ไขปัญหา แต่ไม่กล้านำเสนอกับหัวหน้า หรือกลัวหัวหน้าจะหาว่าอวดรู้ ทำให้ปัญหาไม่ได้รับการแก้ไขหรือแก้ไขได้ไม่ตรงจุด

   3. การลดต้นทุนจากการใช้งานของเครื่องจักร เครื่องจักรโดยทั่วไปจะมีรอบระยะเวลาในการบำรุงรักษา ซึ่งจะต้องกำหนดให้เป็นร่วมมือระหว่างพนักงานควบคุมเครื่องกับฝ่ายซ่อมบำรุง โดยแบ่งหน้าที่ให้พนักงานผู้ควบคุมเครื่องทำการบำรุงรักษาเครื่องจักรในเบื้องต้น เช่น การตรวจสอบน้ำมันหล่อลื่นตามรอบเวลาที่ฝ่ายซ่อมบำรุงกำหนดให้ และต้องสังเกตการทำงานของเครื่องจักรในแต่ละวันว่าเป็นปกติหรือไม่ ถ้าพบว่ามีสิ่งผิดปกติ ก็ควรหยุดใช้งานแจ้งให้ฝ่ายซ่อมบำรุง ทำการตรวจหาสาเหตุ และหาทางแก้ไข สำหรับฝ่ายซ่อมบำรุงจะต้องวางแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพที่ดี และไม่ปล่อยให้เครื่องจักรเสีย หรือต้องหยุดซ่อมกะทันหัน เพราะจะทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น การบำรุงรักษาเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพที่ดี มีผลดังนี้

     • ลดค่าใช้จ่ายรวมในการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร ส่งผลให้ต้นทุนต่ำลง

     • ผลิตสินค้าได้อย่างต่อเนื่องตามแผนการผลิต โดยไม่มีการหยุดชะงักจากเครื่องจักรเสีย

     • การผลิตต่อเนื่องทำให้สินค้าที่ผลิตคุณภาพดี เพราะไม่มีของรอระหว่างเครื่องจักรเสีย

     • ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ตรงตามเวลาที่นัดหมาย

     • ลดของเสียลงได้ เนื่องจากเครื่องจักรอยู่ในสภาพที่ดี

   หากกิจการสามารถลดต้นทุนทั้ง 3 ด้านลงได้ หรือหากมีบุคลากรไม่เพียงพอที่จะดำเนินการทั้ง 3 ด้านในเวลาเดียวกัน ทางกิจการควรเริ่มลดต้นทุนลงทีละด้านจะทำให้กิจการมีต้นทุนการผลิตลดลง และถ้ากิจการสามารถรักษามาตรฐานการทำงานให้มีคุณภาพ มีความสม่ำเสมอ จะทำให้กิจการมีต้นทุนคุณภาพที่ต่ำลง แต่ยังคงมีสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตามมาตรฐานและตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้าได้