เทคโนโลยีสารสนเทศ

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การทำจดหมายเวียนด้วย MS-Word

   การทำจดหมายเวียนหรือที่เรียกว่า Mail Merge ถือได้ว่าเป็นงานในสำนักงานที่ต้องเจออยู่บ่อยๆ เช่นการทำจดหมายเวียนถึงลูกค้าทั้งหมดเพื่อแจ้งข่าวสารหรือโปรโมชั่นก็ตาม โดยลักษณะจดหมาย จะมีข้อความส่วนใหญ่ที่เหมือนกัน ยกเว้นบางส่วนที่เป็น ชื่อ, ตำแหน่ง หรือที่อยู่เป็นต้น ถ้าจำนวนลูกค้าที่ต้องส่งมีไม่มากก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้าเรามีฐานข้อมูลลูกค้าเป็นหลัดร้อยขึ้นไป ก็ถือว่าเป็นงานเป็นงานใหญ่ที่ใช้เวลานาม และน่าเบื่อได้เช่นกัน

   ดังนั้นโปรแกรมสำหรับพิมพ์เอกสารส่วนใหญ่จะมีความสามารถนี้อยู่ด้วย เช่นโปรแกรม MS-Word ไม่ว่าจะเป็น Version อะไร ก็สามารถทำจดหมายเวียนได้ โดยเราจะต้องจัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้นดังนี้

     1. จดหมายต้นฉบับ พิมพ์เป็นไฟล์ Word ให้เรียบร้อย

     2. ฐานข้อมูลลูกค้าเช่น ชื่อ, ตำแหน่ง หรือที่อยู่เป็นต้น

 

จากนั้นจากนั้นก็ทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้

   1. เปิดโปรแกรม MS-Word พร้อมเอกสารต้นฉบับขึ้นมา จะได้ลักษณะดังรูป

   2. จากนั้นคลิกที่เมนูการส่งจดหมาย->เลือกเครื่องมือเริ่มจดหมายเวียน->เลือกจดหมาย

   3. จากนั้นให้ใช้เครื่องมือเลือกผู้รับ->เลือกพิมพ์รายชื่อใหม่(สำหรับทำข้อมูลในครั้งแรก แต่ถ้าเคยมีข้อมูลอยู่แล้วให้เลือกใช้รายชื่อที่มีอยู่ แทน)

   4. จะปรากฏหน้าต่างรายการที่อยู่ใหม่ขึ้นมาให้เราพิมพ์ข้อมูลของลูกค้าที่เราเตรียมไว้ลงไป จากตัวอย่างนี้ผมเพิ่มข้อมูลในช่องคำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุลลงไป เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่มตกลง

   5. ทำการตั้งชื่อฐานข้อมูล ตัวอย่างนี้ตั้งเป็น Mail-Data1 แล้วคลิกทีปุ่มบันทึก

   6. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างจดหมายเวียนขึ้นมาให้เราเลือกชื่อลูกค้าที่ต้องการทำจดหมายเวียน โดยให้กดที่ Check box ให้เป็นเครื่องหมายถูกดังรูป เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่มตกลง

   7. เราจะกลับมาที่หน้าเอกสารขั้นตอนนี้ให้เราทำการเลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนข้อมูล เช่นตัวอย่างนี้เราเลือกที่ข้อความ”นาย” จากนั้นให้ใช้เครื่องมือขอบเขตข้อมูลประสาน เลือกเป็นคำนำหน้าชื่อ

   8. เราจะเห็นว่าข้อความ”นาย” จะเปลี่ยนเป็น <<คำนำหน้าชื่อ>>

   9. จากนั้นให้ทำลักษณะเดียวกันกับข้อความ”สมใจ” เลือกเป็น ”ชื่อ” และ ข้อความ”เจริญวงศ์” เลือกเป็น “นามสกุล”

   10. ถ้าต้องการให้แสดงตัวอย่าง ให้เราเลือกเครื่องมือคำสั่ง “แสดงตัวอย่างผลลัทธ์” จากนั้นให้ใช้เครื่องมือ “เสร็จสิ้นและผสาน” แล้วเลือกคำสั่ง “แก้ไขแต่ละเอกสาร”

   11. จะปรากฏหน้าต่างผสานเป็นเอกสารใหม่ ให้เราเลือกเป็นทั้งหมด แล้วคลิกปุ่มตกลง

   12. เราก็จะได้เอกสารที่ถูกผสานแล้วตามต้องการ จากนั้นก็ทำการบันทึกแล้วก็สั่งพิมพ์ ได้ตามต้องการ