เทคโนโลยีสารสนเทศ

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การใช้งาน Google Docs ตอน3-การใช้งานเอกสารแบบหลายคน

   การใช้สร้างงานเอกสารที่ใช้ในสำนักงานสวนใหญ่คนพิมพ์เป็นคนหนึ่ง และจะมีหัวหน้างานเป็นค้นตรวจหรือมีการแสดงความคิดเห็นให้เพิ่มตรงนั้น ให้แก้ไขตรงนี้เป็นต้น บนโปรแกรม Google Docs ได้จัดเตรียมให้เอกสารเราสามารถใช้งานได้หมายคน โดยหลักจากคนแรกสร้างเอกสารเสร็จแล้วก็ให้แชร์เอกสารผ่านทางอีเมล ไปให้พนักงานอีกคนเป็นตรวจหรือแนะนำได้เป็นต้น ซึ่งโปรแกรมสามารถเลือกการทำงานได้ 3 โหมดดังนี้

     1. โหมดแก้ไข คือโหมดที่เป็นการใช้งานปกติ ถ้ามีการแก้ไขข้อความ ข้อความก็จะถูกแก้ไขทันที อีกทั้งการแก้ไขก็จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติอีกด้วย

     2. โหมดแนะนำ เป็นโหมดที่ใช้ในการแนะนำ ถ้ามีการเพิ่มเติมข้อความ ตัวหนังสือที่เพิ่มเติมจะเป็นสีเขียว และถ้ามีการลบข้อความ ตัวหนังสือที่ถูกลบจะไม่หายไปไหนแต่จะเป็นสีเขียวและถูกขีดฆ่า พร้อมทั้งมีหมายเหตุว่าใครเป็นคนแนะนำอีกด้วย โดยให้เราเลือกว่าจะเลือกแก้ตามหรือเปล่าก็ได้

     3. โหมดดู เป็นโหมดแสดงเอกสารทั้งหมดก่อนที่จะสั่งพิมพ์นั้นเอง หมายถึงคำแนะนำต่างๆ ที่ยังไม่ได้ยืนยันจะถูกตัดออกไปก่อน

   ซึ่งถือได้ว่าเป็นความสามารถที่เป็นประโยชน์มากทีเดียว เพราะเราไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารเป็นกระดาษออกมาก่อนเป็นการลดการใช้กระดาษอีกด้วย

ภาพตัวอย่างการใช้งานเอกสารแบบหลายคน

วิดีโอคลิปสอนการสร้างงานเอกสาร

   คำแนะนำในการใช้วิดีโอคลิปสอนการใช้งานโปรแกรม จะเป็นคลิปสั้นๆ ประมาณ 5-7 นาที อาจจะพูดเร็วบ้างให้ดูซ้ำๆ เข้าใจ จากนนั้นให้เปิดคลิปไปด้วยพร้อมทั้งทำตามไปด้วยจะได้ผลเร็วขึ้น

 

คลิกลิงค์ด้านล่าง เพื่อเข้าชมวิดีโอคลิป สอนการใช้ได้เลย