ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

3 Kaizen tools พื้นฐานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในหน่วยงาน

   เครื่องมือเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen Tools) เป็นเครื่องมือที่เริ่มจากการบริหารด้วยการมีส่วนร่วม ระบบข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen Suggestion System) 5ส. (5S) กลุ่มคุณภาพ (Quality Control Circle) การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร (Total Quality Management) การบำรุงรักษาทวีผล (Total Preventive Maintenance) การผลิตแบบทันเวลา (Just-in-time) แต่เครื่องมือพื้นฐานที่สำคัญที่เปรียบเสมือนเสาบ้านคือ 5ส. (5S) ระบบข้อเสนอแนะ (Suggestion System) และ คิวซี (Quality Control Cycle)

   5ส. ประกอบด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย

มีหัวใจหลักคือ

   สะสาง มีเฉพาะของที่จำเป็นในหน่วยงาน ในปริมาณที่เหมาะสม - จำเป็น กับ จำนวน

   สะดวก มีที่สำหรับของทุกสิ่ง ของทุกสิ่งอยู่ในที่ที่กำหนด - เห็นง่าย หยิบง่าน เก็บง่าย

   สะอาด ทำความสะอาด และตรวจสอบ - ทำให้ดูเหมือนใหม่

   สุขลักษณะ ติดตาม และ ปรับปรุง

   สร้างนิสัย ทำอย่างอัตโนมัติ

   จากภาพ 3ส. นี้จะเห็นว่า ทั้ง 3ส.ก่อให้เกิดการสร้างประสิทธิภาพในหน่วยงานเบื้องต้น เริ่มจากการสะสางของที่ไม่จำเป็นก็ทำให้ได้พื้นที่คืนมา หรือ สะดวกก็ช่วยในเห็นเครื่องมือที่จัดวางไว้อย่างชัดเจน ทั้งยังเห็นว่าเครื่องมือใดหายไป สะอาดช่วยยืดอายุเครื่องมือ

   ระบบข้อเสนอแนะ เป็นระบบที่ไม่ค่อยมีการทำมากนักในเมืองไทย ส่วนใหญ่จะข้ามไปทำ QCC เลย ทั้ง ๆที่ระบบน้ีเป็นระบบที่ช่วยให้บุคลากรเรียนรู้การปรับปรุงงาน แล้วนำมาเขียน เป็นการต่อยอดจาก 5ส. โดยการนำการปรับปรุงงานโดย 5ส. (ลงมือทำ) มาเขียนเป็นข้อเสนอแนะ เก็บไว้เป็นหลักฐานว่าใครได้ปรับปรุงอะไร โดยมีการประเมินข้อเสนอแนะแบ่งเป็น

     1. การลดต้นทุน

     2. การประยุกต์ใช้ คือ ความคิดที่เสนอมาใช้ได้เฉพาะพื้นที่ของผู้เสนอ หรือพื้นที่อื่นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ด้วย

     3. ความพยายาม คือ พิจารณาว่าข้อเสนอแนะนั้นเขียนโดยระดับใด ใช้ความพยายามในการหาข้อมูลและแก้ไขปัญหามากน้อยแค่ไหน

รูปนี้เป็นผลจากการทำ 5ส.พนักงานพัฒนาเครื่องมือทางทันตกรรมใช้เอง ช่วยให้ลดต้นทุนได้อันละ 2,000 บาท โดยวัสดุที่มีในหน่วยงานคือท่อพีวีซี สำลี และ ผ้ากรอส

2 รูปนี้ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร จาก 12 นาที เป็น 4 นาที

แหนมน้ำหนักเท่ากัน แต่การบรรจุไม่สม่ำเสมอ เวลาขายมัดรวมกัน ทำให้ลูกค้าเลือกเฉพาะอันยาว และ คิดว่าร้านไม่ซื่อสัตย์ต่อลูกค้า หลังปรับปรุง

ตัวอย่างการเขียนข้อเสนอแนะ

   ปัญหา : ความยาวของแหนมหมายเลข 8 ไม่ได้มาตรฐาน

สาเหตุ

   1. ขาดมาตรฐานในการปิดปากถุง ทำให้ความยาวของแหนมแต่ละเส้นไม่เท่ากัน

   2. พนักงานใหม่ขาดความชำนาญในการปิดปากถุง ทำให้การรัดลวดแน่น หรือ หลวมเกินไป

   3. เมื่อพนักงานบรรจุแหนมใส่หลอดพลาสติกใช้วิธีประมาณความยาว โดยไม่มีการชั่งน้ำหนักและวัดขนาด

ผลที่ได้รับ

   ลูกค้าขาดความเชื่อมั่นในน้ำหนักสินค้า เมื่อนำแหนมมาเปรียบเทียบกัน

การแก้ไข

   1. ใช้ขอบตระกร้าด้านในเป็นตัววัดความยาวแหนม 13” ก่อนการวัด

   2. ทำเครื่องหมายบนโต๊ะที่มัดแหนมเพื่อวัดความยาวของแหนมที่มัดเสร็จเรียบร้อย ซึ่งต้องมีความยาว 12” (ดูภาพประกอบ)

ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุง

ซื้อตระกร้าสีเขียว จำนวน 4 ใบ ใบละ 20 บาท เป็นเงิน 80 บาท
ซื้อตราชั่ 2ก.ก. 2 อัน อันละ 800 บาท เป็นเงิน 1,600 บาท
ซื้อสก๊อตเทปสีแดง 1 ม้วน เป็นเงิน 25 บาท
ค่าจ้างนักศึกษาฝึกงาน เก็บข้อมูล 2 คน เป็นเงิน 720 บาท
รวมเป็นเงิน   2,425 บาท

ผลที่ได้รับ

   • ลูกค้าพึงพอใจ

   • การทำงานไม่ซ้ำซ้อน

   • ภาพพจน์ของสินค้าดีขึ้น

   • พนักงานมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น

   • สามารถนำความคิดที่ได้ไปปรับใช้กับการบรรจุแหนมขนาดอื่น ๆ ต่อไป

ก่อนการปรับปรุง

   ในจำนวนแหนม 100 เส้น มีแหนมที่ผ่านมาตรฐาน 10 เส้นและไม่ผ่านมาตรฐาน

   จำนวน 90 เส้น ทำให้เกิดความสูญเปล่า ดังนี้

     - 1 วัน ผลิตแหนมประมาณ 300 เส้น

     - 1 เดือน ผลิตแหนม 26 วัน

   แหนม1 เส้น ราคาขาย 10 บาท ฉะนั้นใน 12 เดือน จะทำให้โรงงานเกิดความสูญเปล่า 90 * 10 * 3 * 26 *12 = 842,400 บาท/ปี

หลังการปรับปรุง

   ในการผลิตแหนม 100 เส้น มีแหนมที่ผ่านมาตรฐาน 80 เส้น และไม่ผ่านมาตรฐาน 20 เส้น ทำให้เกิดความสูญเปล่า

     - 1 วัน ผลิตแหนมประมาณ 300 เส้น

     - 1 เดือน จะทำการผลิตแหนม 26 วัน

    แหนม 1 เส้น ราคาขาย 10 บาท ฉะนั้นใน 12 เดือน จะทำให้โรงงานเกิดความสูญเปล่า 20 * 10 * 3 * 26 * 12 = 187,200 บาท/ปี

    คิวซี เป็นระบบที่เน้นการทำงานเป็นทีม มีการนำเครื่องมือทางสถิติมาใช้ในการหาข้อมูล ตลอดถึงการใช้วงจรเดมมิ่ง (Plan-Do-Check-Action) การทำคิวซีจะทำอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน ตั้งแต่การหาสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง ไม่ใช้อารมณ์ แต่ใช้ข้อมูลแทนการแก้ไขปัญหาด้วยวิธีการต่าง ๆ การตรวจสอบว่าวิธีการนั้น ๆ ใช้ได้ผลหรือไม่ จนมั่นใจว่าปัญหานั้นได้มีการแก้ไขอย่างถูกต้องเหมาะสม เครื่องมือคุณภาพ (QC tools) มี 7 ตัวคือ แผ่นตรวจสอบ (Check sheet), ผังแสดงเหตุผล ที่คนทั่วไปเรียกว่าผังก้างปลา (Fishbone diagram), ผังพาเรโต(Pareto diagram), กราฟ (Graphs), ฮิตโตแกรม(Histogram), ผังการกระจาย(Scatter diagram), แผนภูมิควบคุม (Control chart) แต่ที่ใช้ประจำมี 3 ตัวคือ

1. แผ่นตรวจสอบ (Check sheet)

    เป็นแบบฟอร์มบันทึกข้อมูล อาทิ ความถี่ในการเกิดปัญหา ตัวอย่าง พนักงานอ้างว่าไม่มีเวลาทำ คิวซี เพราะลูกค้าเข้ามาเติมนำ้มันตลอดเวลา ทางทีมคุณภาพก็ออกแบบแผ่นตรวจสอบเพื่อเก็บข้อมูลอย่างน้อย 7 วัน ดังตัวอย่างข้างล่างนี้ ผลการเก็บข้อมูลแสดงให้เห็นว่าช่วงเวลาที่ไม่มีลูกค้าของหน่วยงานนี้ในวันแรกคือช่วงเวลาระหว่าง 15.00น. - 16.00น.

วันที่ เวลา จำนวนลูกค้า
1-7-2560 08.30 น. - 09.30 น //// //// //// ////
  09.30 น. - 10.30 น. //// ////
  10.30 น. - 11.30 น. ////
  11.30 น. - 12.00 น. ////
  13.00 น. - 14.00 น. //// //// ////
  14.00 น. - 15.00 น. ///
  15.00 น. - 16.00 น.  
  16.00 น. - 16.30 น. /

2. ผังพาเรโต(Pareto diagram)

    แผนภูมิชนิดนี้มักถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในวิเคราะห์เพื่อแสดงให้เห็นขนาดของปัญหาและเพื่อจัดลำดับความสำคัญของปัญหา

3. ผังก้างปลา หรือ ผังแสดงเหตุผล (Cause and Effect diagram)

    ผังแสดงเหตุและผล คือ ผังที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างคุณลักษณะทางคุณภาพกับปัจจัยต่าง ๆ จะช่วยให้การวิเคราะห์สรุปสาเหตุของปัญหาทางคุณภาพเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิผลดียิ่งขึ้น รวมทั้งใช้เป็นเครื่องมือระดมความคิด แสดงในผังเพียงแผ่นเดียว ซึ่งเข้าใจง่าย