ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ศิลปะการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

   การมอบหมายงานเป็นภารกิจสำคัญอันหนึ่งในการบริหารงาน และบริหารจัดการธุรกิจ หากไม่มีการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำก็ไม่มีการบริหารงานเกิดขึ้น การมอบหมายงานจะรวมถึงการสั่งงาน (Assignment) และการกระจายงาน (delegation) การสั่งงาน (Assign งาน) จะแตกต่างกับการกระจายงาน (delegate งาน) คือ งานที่ถูกสั่งมักเป็นงานที่ถูกแบ่งส่วนไว้อยู่แล้วตามสายงานการบังคับบัญชาโดยมีแผนงาน มีขั้นตอนการปฏิบัติอยู่เป็นประจำที่ผู้ปฏิบัติแต่ละคนต้องทำงานนั้น สำหรับการกระจายงานจะเป็นงานที่หัวหน้าจะกระจายอำนาจในความรับผิดชอบของตนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไปทำงานหรือปฏิบัติงานนอกเหนือจากงานประจำ ซึ่งหัวหน้างานที่ดีต้องพิจารณางานที่จะมอบหมายให้เหมาะสมกับคนทำงานเพื่อให้งานลุล่วงไปด้วยดี

   จากรูปด้านบนจะเห็นได้ว่าขั้นตอนการมอบหมายจำเป็นต้องมีการตรวจสอบทุกครั้งว่าผู้รับมอบหมายงานเข้าใจคำสั่งหรือไม่ เพราะการสื่อสารสองทางจะได้ผลที่แน่นอนกว่าการสื่อสารทางเดียว หัวหน้าจะไม่ปล่อยให้ลูกน้องไปทำงานโดยยังไม่เข้าใจว่าต้องทำอะไร เพราะงานที่ออกมาอาจไม่ตรงกับความต้องการของหัวหน้าก็ได้ เมื่อหัวหน้าได้มอบหมายงานไปแล้วก็จำเป็นต้องติดตามการปฏิบัติงานของลูกน้องเป็นระยะๆเพื่อประเมินว่างานที่มอบหมายไปนั้นได้บรรลุเป้าหมายหรือไม่

   การมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาจำเป็นต้องพิจารณาทั้งเนื้องานและความสามารถของผู้รับมอบหมายด้วย จึงควรใช้กลยุทธ์การมอบหมายงานให้ลูกน้องตามภาพด้านล่างที่กำหนดให้แกนนอนเป็นเรื่องของทัศนคติ แรงจูงใจ ความรับผิดชอบของงาน ส่วนแกนตั้งกำหนดให้เป็นเรื่องความรู้ความสามารถในการทำงานหรือปฏิบัติงาน โดยดูจากคะแนนของทั้งสองแกน

   ในองค์กรทุกองค์กรจะมีคนทำงานทุกประเภทแต่เราก็ต้องเรียนรู้ว่าแต่ละประเภทเหมาะกับงานประเภทใดบ้าง จึงต้องมีการวางกลยุทธ์การให้งานแก่ลูกน้องซึ่งมีการแบ่งประเภทคนทำงานเป็น 4 กลุ่มใหญ่ๆดังนี้

     1. กลุ่มไม้ตายซาก (Dead wood) ในช่อง M1 ความหมายของไม้ตายซากพวกเราก็คงเข้าใจเองอยู่แล้ว คนกลุ่มนี้จะมีทัศนคติต่ำ ไม่มีแรงจูงใจ ไม่จงรักภักดีต่อองค์กรและมีความรู้น้อยและความสามารถในการทำงานต่ำ คอยยุแยงพนักงานใหม่ว่าบริษัทนี้ไม่ดี เจ้าของไม่ดี เดี๋ยวก็เจ๊งแล้ว ถ้าเรามีอำนาจเพียงพอที่จะให้ออกก็ไล่ออกไปดีกว่า แต่หากเราไม่มีอำนาจและเผอิญเขามาเป็นลูกน้องของเราก็จำเป็นที่ต้องมอบหมายงานเช่นกัน งานที่เราควรพิจารณาให้คนจำพวกนี้ทำก็คืองานประจำแบบไม่ต้องรับผิดชอบสูงไม่เกี่ยวกับเงินทองหรือดูแลลูกค้า และควรจูงใจด้วยการจ่ายผลตอบแทนตามเป้าหมายที่วางไว้ และพยายามเข้าใจคนกลุ่มนี้ว่าปัญหาที่เขาเป็น Dead wood เพราะอะไรเผื่อให้พวกไม้ตายซากฟื้นกลับมามีชีวิตได้

     2. กลุ่มม้างาน (Work horses) ในช่อง M2 จากตารางจะเห็นว่ากลุ่มนี้มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร มีแรงจูงใจในการทำงานสูงและมีความรับผิดชอบในการทำงาน แต่มีความรู้น้อยและมีความสามารถในการทำงานต่ำ คนกลุ่มนี้จำเป็นที่ต้องพัฒนาความรู้และความสามารถในการทำงานให้สูงขึ้นด้วยการสอนงาน ส่งไปอบรมสัมมนา ส่งไปเรียนเพิ่มเติมเพราะจะเป็นกำลังสำคัญให้กับองค์กรได้เนื่องจากมีทัศนคติที่ดีต่อการทำงานและองค์กรที่ทำงานอยู่ งานที่ควรมอบหมายก็ควรเป็นงานที่ต้องใช้ความรับผิดชอบสูงเช่นดูแลเงินทอง ดูแลการลดต้นทุน งานที่ทำก็ควรเป็นงานแบบ Routine Job ที่ต้องทำซ้ำๆและเป็นประจำทุกวันเพราะไม่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากนัก หากคนกลุ่มนี้สามารถพัฒนาตนเองจนมีแนวคิดใหม่ๆได้ก็จะเป็นดาวเด่นขององค์กรต่อไป (Star)

     3. กลุ่มเด็กมีปัญหา (Problem child) ที่อยู่ในช่อง M3 ซึ่งมีทัศนคติที่แย่ มีแรงจูงใจการทำงานที่ต่ำและไม่ค่อยรับผิดชอบงานแต่มีความรู้ความสามารถในการทำงานสูง อาจจบการศึกษาดี แต่ไม่มีความจงรักภักดีต่อองค์กร หากเรามีลูกน้องประเภทนี้ก็ควรมอบหมายงานที่ใช้ความรู้ความสามารถสูงแต่เป็นโครงการหรือแผนงานที่มีระยะเวลาสั้นมากเพราะเขาอาจลาออกหรือพร้อมทิ้งงานได้เสมอ ให้รางวัลเพื่อจูงใจให้เขาทำงานให้ได้

     4. กลุ่มดาวเด่น (Star) ในช่อง M4 ผู้บริหารและเจ้าขององค์กรใฝ่ฝันว่าเมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามาพวกเขาจะเป็นดาวเด่นขององค์กรและช่วยงานได้มาก คนกลุ่มนี้จะมีความรู้ความสามารถในการทำงานสูงส่วนใหญ่จะมีการศึกษาดี มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร และคนรอบข้าง มีความจงรักภักดีต่อองค์กรและรักงานที่ทำมาก คนกลุ่มนี้จำเป็นที่ต้องได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้างาน ซึ่งงานที่มอบหมายให้ควรเป็นงานที่ยากเพื่อเหมาะสมกับความสามารถของเขาและเป็นงานที่มีความสำคัญและมีความท้าทายโดยการมอบหมายงานจะต้องมีการจูงใจด้วยเงินหรือคำชมเชยประกอบด้วย เพื่อไม่ให้ดาวเด่นของเราลาออกไปอยู่กับคู่แข่งขันของเราเมื่อเขาเป็นที่รู้จักในวงการ

   นอกจากกลยุทธ์ในการมอบหมายงานให้กับลูกน้องใน 4 กลุ่มใหญ่ๆที่กล่าวมาแล้วนั้น หัวหน้างานหรือผู้บริหารควรที่จะมีเทคนิคในการมอบหมายงานด้วย เช่น อย่ามอบหมายงานทั้งหมดให้กับพนักงานที่มีความสามารถสูงเพียงคนเดียว (เพราะเขาอาจทนไม่ได้และลาออกไป) เวลามอบหมายงานควรระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายไม่ใช่บอกวิธีการทำงานด้วยเพราะคนที่มีประสบการณ์การทำงานสามารถออกแบบวิธีการทำงานได้ และหัวหน้าที่ดีควรมอบหมายอำนาจและหน้าที่ให้กับลูกน้องแต่อย่าหลีกเลี่ยงความผิดชอบเมื่อลูกน้องที่เรามอบหมายทำผิด ดังนั้นเทคนิคในการมอบหมายสั่งการก็ขึ้นอยู่กับวิธีการของแต่ละคนซึ่งควรใช้จิตวิทยาในการจูงใจให้ลูกน้องทำงานได้ด้วย