ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การจัดโครงสร้างการทำงานของฝ่ายขาย

   การจัดโครงสร้างการทำงานของฝ่ายขายก็คือการจัดรูปแบบการทำงานภายในฝ่ายขายนั่นเอง เป็นการกำหนดงานที่พนักงานขายแต่ละคนต้องทำและดูแลงานในส่วนของตน นอกจากนั้นยังกำหนดทั้งหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้จัดการฝ่ายขายหรือผู้อำนวยการฝ่ายตลาดด้วย การจัดโครงสร้างการทำงานนี้จะกำหนดสายการบังคับบัญชาว่าพนักงานขายคนใดขึ้นตรงกับผู้จัดการหรือหัวหน้าส่วนงานใดด้วย เช่นขึ้นตรงกับหัวหน้าเขต ผู้จัดการภาคหรือผู้จัดการผลิตภัณฑ์ A หรือ B หรือ C เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการทำงานภายในฝ่ายขายมากยิ่งขึ้น การจัดโครงสร้างการทำงานจะออกมาเป็นรูปแบบของแผนภูมิเพื่อให้เกิดความชัดเจนและเข้าใจง่ายสำหรับทุกคนในองค์กรโดยมีการติดภาพแผนภูมินี้อย่างเป็นทางการให้ทราบทั้งบุคคลภายในและภายนอกกิจการด้วย สำหรับกิจการขนาดย่อม (เล็กมาก) อาจมีการจัดโครงสร้างอย่างไม่เป็นทางการได้เพราะมีพนักงานน้อยทำให้ต้องช่วยกันทำงานหลายๆอย่างในคนเดียวกันจึงเป็นการยากที่จะแบ่งหน้าที่งานให้ชัดเจนได้ อย่างไรก็ตามกิจการที่มีพนักงานขายจำนวนหลายคนควรจัดโครงสร้างฝ่ายขายให้ชัดเจนเพื่อแบ่งงานด้านการขายได้ดียิ่งขึ้น

ประโยชน์ในการจัดโครงสร้างการทำงานฝ่ายขายคือ

   1. เพื่อจะกำหนดอำนาจและหน้าที่การทำงานที่ชัดเจนกับทุกคนในฝ่ายขาย

   2. เพื่อให้กิจกรรมงานขายบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้และวัดผลได้

   3. ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน

   4. ทำให้มีการประสานงานทั้งภายนอกและภายในธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

   5. ผู้บริหารของกิจการสามารถบริหารงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการจัดโครงสร้างการขายมีดังนี้

   1. กำหนดเป้าหมายของฝ่ายขาย

   2. กำหนดกิจกรรมที่ต้องดำเนินการของฝ่ายขายโดยแบ่งเป็นงานประเภทใหญ่ๆ

   3. กำหนดโครงสร้างของงานในฝ่ายที่มีความสัมพันธ์กัน

   4. กำหนดคนในโครงสร้างการทำงานของฝ่าย

   5. มอบหมายและแบ่งงานตามโครงสร้างงานที่กำหนดคนไว้โดยทดลองใช้ก่อนการประกาศใช้จริง

   6. ประเมินผลว่าโครงสร้างที่กำหนดไว้เหมาะสมแล้วหรือไม่

   7. ปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานของฝ่ายขายให้เหมาะสมก่อนเริ่มประกาศใช้จริง

   การจัดโครงสร้างฝ่ายขายถูกออกแบบในรูปแบบของแผนภูมิ สำหรับกิจการประเภทธุรกิจ SME นิยมจัดแผนภูมินี้ออกมาเป็น 4 รูปแบบดังนี้

     1. การจัดโครงสร้างการทำงานฝ่ายขายตามพื้นที่ขาย การจัดแผนภูมิรูปแบบนี้จะจัดตามการกระจายตัวหรือกระจุกตัวของลูกค้าตามตัวอย่างแผนภูมินี้

     2. การจัดโครงสร้างการทำงานฝ่ายขายตามผลิตภัณฑ์ การจัดแผนภูมิรูปแบบนี้จะจัดตามผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดของกิจการตามตัวอย่างแผนภูมินี้

     3. การจัดโครงสร้างการทำงานฝ่ายขายตามช่องทางการขาย การจัดแผนภูมิรูปแบบนี้จะจัดตามช่องทางการขายของกิจการที่มีการขายหลายช่องทางการตามตัวอย่างแผนภูมินี้

     4. การจัดโครงสร้างการทำงานฝ่ายขายตามประเภทลูกค้า การจัดแผนภูมิรูปแบบนี้จะจัดตามประเภทของลูกค้าที่กิจการแบ่งประเภทไว้แล้วตามตัวอย่างแผนภูมินี้

   การจัดโครงสร้างองค์กรควรจัดเป็นมาเป็นรูปแบบของแผนภูมิและเพิ่มการเขียนหน้าที่งานรับผิดชอบของแต่ละคนไว้ใน Job description (คำบรรยายลักษณะงาน) หรือที่เรียกกันว่า JD เพื่อส่ง JD ให้กับพนักงานขายและพนักงานในฝ่ายทุกคนเพื่อให้ทราบว่ามีหน้าที่ทำงานอะไรบ้างและอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของผู้จัดการคนใด การจัดโครงสร้างมีปัจจัยที่ต้องนำมาพิจารณาเพื่อจัดให้เหมาะสมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดีโดยมีปัจจัยภายในประกอบไปด้วย จำนวนพนักงานในฝ่ายขาย ความสามารถของพนักงานขาย ความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ที่กิจการผลิตและจำหน่าย ต้นทุนขายของกิจการ สำหรับปัจจัยภายนอกที่ต้องนำมาพิจารณาประกอบไปด้วยคู่แข่งขัน วัฒนธรรมของท้องถิ่นแต่ละท้องถิ่น ภาวะเศรษฐกิจของประเทศ แนวโน้มตลาดของสินค้าแต่ละชนิดและการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี ดังนั้นเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารฝ่ายขายต้องพิจารณาให้รอบคอบก่อนการกำหนดใช้โครงสร้างการทำงานของฝ่ายขายเพื่อให้มีประสิทธิภาพและใช้ได้ผลดีจะทำให้บรรลุเป้าหมายการขายได้