ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การจัดทำเอกสารรายงานเกี่ยวกับงานขาย

   การวางระบบการขายและการจัดทำรายงานและเอกสารต่างๆเกี่ยวกับการขายในยุคปัจจุบันเป็นเรื่องที่ง่ายมากสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่มีกำลังเงินซื้อระบบโปรแกรมสำเร็จรูปได้หรือบางกิจการก็จ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนระบบการขายให้ตามที่ตนเองต้องการ สำหรับธุรกิจขนาดย่อมหรือขนาดเล็กไม่นิยมการใช้คอมพิวเตอร์เพราะมีจำนวนคอมพิวเตอร์ไม่เพียงพอสำหรับพนักงานขายทุกคนจึงไม่มีการซื้อโปรแกรมของระบบขายมาใช้ สำหรับบางกิจการก็ยิ่งไม่มีความจำเป็นในการใช้ระบบจากคอมพิวเตอร์เลยเพราะมียอดขายที่ปริมาณน้อยมาก กิจการที่ไม่มีการใช้ระบบการขายด้วยคอมพิวเตอร์จึงจำเป็นต้องออกแบบรายงานขายและเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวกับการขายด้วยตัวเองยกเว้นแต่รายงานสรุปยอดขายจริงที่ได้จากระบบคอมพิวเตอร์ของฝ่ายบัญชีเท่านั้นเพราะเป็นระบบที่บริษัทบัญชีมาวางระบบไว้ให้แล้ว อย่างไรก็ตามเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารระดับสูงควรทราบว่ากิจการจำเป็นต้องมีรายงานอะไรบ้างที่เกี่ยวกับงานขายซึ่งรายงานต่างๆนี้จะถูกจัดทำขึ้นจาก 3 แหล่งงานดังนี้

   1. รายงานการขายที่ถูกจัดทำขึ้นโดยฝ่ายบัญชีประกอบไปด้วย

     - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายสินค้าและบริการ

     - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายสินค้าและบริการเรียงตามพนักงานขาย

     - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายเรียงตามกลุ่มลูกค้า

     - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายสินค้าเรียงตามสินค้า

     - รายงานใบสั่งซื้อสินค้าที่ค้างส่งเรียงตามชื่อลูกค้า

     - รายงานสรุปยอดคอมมิชชั่นเรียงตามพนักงานขาย

     - รายงานวิเคราะห์ยอดขายเรียงตามเขตการขาย

     - รายงานสรุปยอดขายรวมของปีปัจจุบันและเปรียบเทียบกับยอดขายรวมในระยะเวลาเท่ากันของปีที่ผ่านมา

   2. รายงานการขายถูกจัดทำขึ้นโดยพนักงานขายประกอบไปด้วย

     - รายงานสรุปยอดขายประจำวันและประจำเดือน

     - รายงานสรุปผลการเข้าพบและเยี่ยมลูกค้าประจำวันและประจำเดือน

     - รายงานแผนการเดินทางพร้อมรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

     - รายงานแผนการเข้าพบลูกค้าประจำเดือน

     - รายงานการเข้าพบลูกค้าใหม่และข้อมูลของลูกค้าใหม่ประจำวันและประจำเดือน

     - รายงานปัญหาและข้อร้องเรียนต่างๆ

   3. รายงานการขายถูกจัดทำขึ้นโดยผู้จัดการฝ่ายขายประกอบไปด้วย

     - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายของฝ่ายขายเรียงตามชื่อพนักงานขายเปรียบเทียบกับเป้าหมายและตัวชี้วัดต่างๆที่กำหนดไว้

     - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายของลูกค้าใหม่และจำนวนรายของลูกค้าใหม่

     - รายงานประจำเดือนสรุปค่าใช้จ่ายของฝ่ายขายเรียงตามพนักงานขาย

     - รายงานประจำเดือนวิเคราะห์และเปรียบเทียบยอดขายจริงกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ของฝ่าย

     - รายงานวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคของฝ่ายขาย

     - รายงานประจำเดือนวิเคราะห์ผลการดำเนินงานโดยรวมนำมาฝ่ายเปรียบเทียบกับเดือนที่ผ่านมา

     - รายงานอื่นๆที่เหมาะสมเพื่อช่วยในการบริหารงาน

   การจัดทำรายงานทั้งสามแหล่งงานนี้ผู้จัดการฝ่ายขายต้องเป็นคนรวบรวมและสรุปผลการดำเนินงานของฝ่ายขายให้กับเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารระดับสูงทราบโดยการนำรายงานขายทั้งหมดมาสรุปให้ดูง่ายขึ้นด้วยการวิเคราะห์เปรียบเทียบทั้งเป็นจำนวนตัวเลข,จำนวนเปอร์เซ็นต์หรือจะจัดทำเป็นกราฟแท่งหรือกราฟวงกลมเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น สำหรับกิจการที่มีระบบคอมพิวเตอร์รวบรวมตัวเลขทั้งหมดให้และพนักงานขายก็มีหน้าที่เพียงกรอกข้อมูล (key in) ในระบบจะทำให้ผู้จัดการฝ่ายขายทำรายงานเกี่ยวกับการขายได้ง่ายขึ้น การจัดทำเอกสารและรายงานเกี่ยวกับการขายก็เพื่อช่วยในการบริหารงานและวัดผลการดำเนินงานของฝ่ายขายนั่นเอง หากไม่มีการวางระบบเอกสารและจัดทำรายงานต่างๆจะทำให้ผู้บริหารทราบสถานการณ์ได้ช้าลงและมีผลทำให้แก้ไขปัญหาไม่ทันการณ์และยังไม่สามารถวัดผลการทำงานของพนักงานขายได้อีกด้วย การออกแบบรายงานการขายขึ้นอยู่กับความจำเป็นของกิจการแต่ละแห่งการมีรายงานขายมากเกินไปก็ทำให้พนักงานขายยุ่งยากและไม่มีเวลาไปขายสินค้าแต่หากไม่มีการทำรายงานเสียเลยก็จะทำให้บริษัทไม่สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายคนนั้นได้และเมื่อพนักงานคนนั้นลาออกจากบริษัทก็จะไม่มีข้อมูลที่พนักงานขายเคยติดต่อกับลูกค้าและไม่มีข้อมูลลูกค้าที่พนักงานขายได้ไปพบอีกด้วย