ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การจัดอันดับความสำคัญของงาน

   การจัดอันดับความสำคัญของการทำงานว่างานอันใดควรทำก่อนและงานอันใดควรทำทีหลังเป็นวิธีการบริหารเวลาอย่างหนึ่งและยังช่วยฝึกฝนให้เราเลือกทำงานที่มีความสำคัญก่อนได้เพื่อจะเกิดประโยชน์สูงสุดและจะทำให้ประสบความสำเร็จได้เร็วกว่าคนที่ไม่ได้วางแผนการจัดอันดับความสำคัญในการการทำงานเลย ผู้ประกอบการรายเล็กและรายใหม่ที่ไม่มีประสบการณ์ทำงานมักจะทำงานทุกประเภทจนไม่เหลือเวลาในการวางแผนหรือคิดค้นผลิตภัณฑ์ใหม่ๆเพื่อนำเสนอและขยายตลาดได้ เนื่องจากผู้ประกอบการกลุ่มนี้มักชอบไปทำงานประเภทธุรการเสียเป็นส่วนใหญ่ เคยได้ยินมีคนพูดกันบ่อยๆว่า”ผู้จัดการคนนี้เป็นผู้จัดการแต่สันดานเสมียน” คำพูดนี้หมายถึงการที่เป็นหัวหน้าแต่ไปทำงานของลูกน้องแทนที่จะใช้ลูกน้องทำงานก็กลับไปทำเสียเอง เป็นประเภท คิดเอง ทำเอง แก้ปัญหาเอง แทนที่จะเป็นผู้บริหารกลับกลายเป็นเสมียน ดังนั้นผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการที่เริ่มมีลูกน้องอยู่ภายใต้บังคับบัญชาก็ควรรู้จักการมอบหมายและสั่งงานไม่ใช่ไปแย่งลูกน้องทำงาน ยกเว้นคนไม่พอก็อาจรับบทเสมียนบ้างบางครั้ง

   การจัดอันดับความสำคัญของงานควรพิจารณาปัจจัย 2 ด้านคือ ความสำคัญของงานและความเร่งด่วนของงาน ผู้ไม่มีประสบการณ์การทำงานมานานและอยากทำงานให้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้นลองฝึกฝนการจัดงานตามตารางที่เป็นแนวคิดของ Dwight D.Eisenhower อดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 โดยตารางนี้เรียกว่า Eisenhower Box กำหนดให้แกนนอนเป็นเรื่องของความเร่งด้วยของงานและให้แกนตั้งเป็นเรื่องความสำคัญของงานดังนี้

โดยทั่วไปทุกคนจะมีงานอยู่สี่ประเภทคือ A B C D ตามข้างบน

   อันดับหนึ่ง (งาน C) ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการต้องรู้จักการมอบหมายงานหรือสั่งงานให้กับลูกจ้างหรือผู้ใต้บังคับบัญชาก่อนด้วยการมอบหมายงานที่ด่วนแต่ไม่ความสำคัญให้เขาไปทำเพื่อจะได้ทันเวลาและไม่เสียงานที่มีการตกลงกับลูกค้าไว้

   อันดับสอง (งาน A) ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรทำงานที่ด่วนและสำคัญทันที

   อันดับสาม (งาน B) งานไม่ด่วนแต่มีความสำคัญ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการค่อยมาวิเคราะห์ว่าควรทำเองทั้งหมดหรือให้ลูกน้องคนสำคัญแบ่งไปทำบ้างเพราะงานสำคัญอาจหมายถึงการวางแผน การพบลูกค้ารายใหญ่ การประชุมที่สำคัญด้วย

   อันดับสี่ (งาน D) เป็นงานที่ไม่เร่งและไม่สำคัญ งานในช่องนี้ถ้าไม่เกิดประโยชน์ใดๆกับกิจการก็อาจไม่ต้องทำมันเลย หากเป็นงานที่ต้องทำก็มอบหมายให้ลูกน้องหรือลูกจ้างไปทำเมื่อมีเวลาว่าง

   ผู้บริหารที่ดีควรทำงานในช่อง B คืองานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (ไฟในเตา) เพื่อป้องกันการเกิดงานสำคัญที่เร่งด่วนตามมาเพราะไม่ได้ทำงานตอนที่งานนี้ไม่เร่งด่วน งานเร่งด่วนมักเกิดจากการวางแผนผิดพลาดหรือไม่ได้ทำงานที่ไม่เร่งด่วนไว้ก่อนจนงานนั้นกลายเป็นงานเร่งด่วนไป

   จากตารางข้างบนที่อธิบายไปแล้วนั้น เจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญกับงานช่อง B ให้มากเพราะเป็นงานวางแผน งานคิด งานพบลูกค้ารายใหญ่และงานประชุมที่สำคัญเพื่อจะได้ไม่เกิดปัญหาให้มีงานช่อง A และงานช่อง C เกิดขึ้น และหากเจ้าของกิจการ ผู้บริหารหรือผู้ที่สนใจจะบริหารเวลาด้วยการจัดอันดับความสำคัญของงานก็ลองฝึกฝนดูด้วยการนำกระดาษเปล่ามาวาดช่องตามตัวอย่างและเติมงานของตนเองที่ต้องทำพร้อมทั้งวิเคราะห์ว่างานที่ต้องทำควรอยู่ในช่องอะไรบ้างและก็เริ่มดำเนินการทำงานตนเองตามอันดับการทำงานที่ได้อธิบายไปข้างต้นแล้ว