ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การวางแผนบริหารจัดการองค์กร

   การวางแผนบริหารจัดการองค์กรคือ การกำหนดเป้าหมายในอนาคตสำหรับองค์กรและวางแผนกำหนดกิจกรรมเพื่อดำเนินการปฏิบัติงานได้โดยมีการจัดการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ การวางแผนบริหารจัดการจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต เพื่อนำมากำหนดกิจกรรมและวิธีการปฏิบัติงานได้ การจัดการทรัพยากรที่มีอยู่และที่ต้องการเพิ่มก็คือการจัดการทรัพยากรทั้ง 4M ประกอบไปด้วย คน(Man), เงิน(Money), วัตถุดิบ(Material) โดยนำ M ที่ 4 คือกระบวนการบริหาร (Management) ซึ่งมี 5 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน, การจัดองค์กร, การจัดหาบุคคลากร, การอำนวยการ, การประสานงาน มาใช้เพื่อให้การดำเนินงานของกิจการบรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้

   การบริหารธุรกิจไม่ใช่เรื่องยากเกินความสามารถของทุกคน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายไม่อยากให้ธุรกิจตนเองเติบใหญ่มากนักเพราะกลัวว่าจะบริหารงานไม่ไหวซึ่งเป็นความเข้าใจผิดเพราะการบริหารจัดการ เปรียบเทียบได้กับการที่เราเป็นหัวหน้าห้องเรียน ซึ่งการเป็นหัวหน้าห้องมักจะต้องอยู่ในตำแหน่งนาน หัวหน้าห้องทุกคนจะมีทั้งงานที่ต้องทำประจำวันแบบซ้ำซากและยังมีงานที่ได้รับมอบหมายพิเศษจากครูประจำชั้นอีก งานประจำวันที่ซ้ำซากก็คือต้องเช็คชื่อคนมาเรียนและขาดเรียน เป็นผู้นำทำความเคารพครูที่มาสอนและสอนเสร็จ ติดตามการบ้านที่ครูมอบหมายของเพื่อนนักเรียนให้ครบ จัดตารางเวรทำความสะอาดและติดตามดูว่าได้ทำความสะอาดแล้วหรือยัง ถ้าเปรียบเทียบกับธุรกิจก็คือกิจกรรมของธุรกิจที่ต้องทำประจำวันนั่นเอง สำหรับงานที่ถูกมอบหมายพิเศษจากครูก็เช่น การเข้าร่วมประกวดจัดพานไหว้ครู, การแข่งขันกีฬาสีของโรงเรียน, การร่วมประกวดกระทงในวันลอยกระทง เป็นต้น เมื่อได้รับงานพิเศษมา หัวหน้าห้องก็ต้องใช้ทรัพยากรทั้ง 4 M โดย M ที่สี่ก็คือการบริหารจัดการด้วยการวางแผน แบ่งงาน จัดคน สั่งงาน ควบคุมงานเพื่อเข้าร่วมประกวดกระทงนั่นเอง ดังนั้นการบริหารจัดการธุรกิจก็ไม่ได้เป็นเรื่องยาก การศึกษาที่สูงไม่ได้ทำให้คนบริหารงานได้ดีกว่าคนที่มีการศึกษาน้อย เพราะการบริหารจัดการเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ในตัวเอง

การบริหารจัดการทรัพยากร 4 M มีดังนี้

   1. คน (Man) เรื่องคนเป็นเรื่องสำคัญที่สุดเพราะการบริหารคนได้ดี ก็จะทำให้งานและกิจกรรมต่างๆเดินหน้าไปได้ ผู้บริหารที่ดีจึงต้องเรียนรู้ประเภทของคนว่าพฤติกรรมของคนแต่ละคนจะใช้หลักการจิตวิทยาแบบใดเพื่อจูงใจให้เขาทำงานให้กับกิจการอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพสูง

   2. เงิน (Money) หากขาดเงินทุน กิจการก็ไม่สามารถดำเนินการได้ ดังนั้นเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมเรื่องเงินทุนในการดำเนินธุรกิจก่อน เพราะการขาดเงินทุนหมุนเวียนจะทำให้ธุรกิจขาดทุนและล้มได้ การจัดหาและจัดสรรเงินจึงเป็นเรื่องที่ต้องบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพ

   3. วัตถุดิบ (Material) และเครื่องจักร (Machine) เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องบริหารการใช้วัตถุดิบและเครื่องจักร ให้มีการผลิตที่มีคุณภาพได้มาตรฐานและมีประสิทธิผลสูงเพื่อให้สินค้านั้นมีต้นทุนที่ต่ำ สามารถแข่งขันได้

   4. การบริหารจัดการ (Management) เป็นการใช้วิธีการจัดการฝ่ายต่างๆในองค์กรให้สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน โดยทั่วไปธุรกิจ SMEs จะมีฝ่ายงานด้านการตลาด การผลิต การเงินและบัญชี การบริหารบุคคล และฝ่ายธุรการ ซึ่งเจ้าของกิจการต้องร่วมกันวางแผนงาน และกำกับดูแลให้ผู้จัดการหรือคนที่รับผิดชอบงานแต่ละฝ่ายได้ทำงานให้เป็นตามเป้าหมายที่ตั้งได้ ซึ่งการที่จะบริหารจัดการงานเหล่านี้ได้ เจ้าของกิจการควรดำเนินงานตาม 5 ขั้นตอนต่อไปนี้

     4.1 การวางแผน (Planning) เป็นการกำหนดเป้าหมายในอนาคตของกิจการและกำหนดกิจกรรมที่จะต้องดำเนินงานเพื่อเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของกิจการ

     4.2 การจัดองค์กร (Organizing) มีการจัดแบ่งอำนาจหน้าที่รับผิดชอบ และสายงานการบังคับบัญชาด้วยการแบ่งงาน กระจายอำนาจ และจัดงานให้กับแผนกหรือฝ่ายต่างๆที่เหมาะสมกับธุรกิจ

     4.3 การจัดพนักงานทำงาน (Staffing) มีการจัดหาบุคลากรเข้าทำงานด้วยการสรรหา คัดเลือก ฝึกอบรมและพัฒนาให้บุคลากรสามารถทำงานได้ตามแผนที่วางไว้

     4.4 การอำนวยการหรือสั่งงาน (Directing) คือการสั่งงาน ชี้แนะ ติดตามผลดำเนินการให้เป็นตามแผนงาน

     4.5 การประสานงาน (Coordination) คือการบริหารงานให้ฝ่ายต่างๆประสานงานกันได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

   เจ้าของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมที่ไม่มีการวางแผนงานและบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ ควรฝึกฝนใช้หลักบริหาร 4 M ที่กล่าวมาแล้วโดยเน้นการบริหารงานให้มากขึ้นด้วยการมอบหมายงานและกระจายอำนาจให้ลูกน้องหรือฝ่ายงานต่างๆนำไปทำงานของตนเองได้ตามแผนงานที่วางไว้ แต่อย่าลืมที่จะพัฒนาความรู้ความสามารถทั้งตัวผู้ประกอบการและผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อให้ธุรกิจเติบโตและยั่งยืนในอนาคตด้วย