ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การเตรียมพร้อมสู่ความเป็นหัวหน้างาน

   คนทำงานทุกคนก็มีความฝันอยากเป็นหัวหน้า ผู้จัดการและผู้บริหาร แต่หลายคนที่ได้เป็นหัวหน้าก็ทำให้ตัวเองและลูกน้องผิดหวังเพราะได้เลื่อนแค่เป็นหัวหน้าแต่ไม่สามารถเลื่อนไปถึงผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงได้เพราะไม่รู้จักการพัฒนาตนเองและไม่เคยเตรียมความพร้อมในการเป็นหัวหน้าคน ซึ่งตำแหน่งที่ได้อาจมีอำนาจแต่ไร้บารมีที่ลูกน้องจะยอมปฏิบัติตามคำสั่ง เป็นเพียงแค่ตำแหน่งลอยเท่านั้น

บทบาทของหัวหน้างานมีหน้าที่หลักๆดังนี้

   • การวางแผนงาน

   • จัดรูปแบบงานและจัดรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำงาน

   • การมอบหมายงานให้ลูกน้องหรือการกระจายงาน

   ดังนั้นคุณเริ่มรู้จักการวางแผนงานตั้งแต่วันนี้เพื่อคุณจะมีความพร้อมที่จะเป็นหัวหน้าคนอื่นๆได้ในวันข้างหน้า หน้าที่สำคัญของการบริหารจัดการธุรกิจก็คือ การวางแผน การจัดองค์กร การสั่งการ การคัดสรรพนักงาน การประสานงาน และการควบคุมงบประมาณ ซึ่งการวางแผนถือเป็นสิ่งแรกและเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุดในตอนที่เป็นหัวหน้าใหม่ๆ เพราะจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพบรรลุเป้าหมายได้

ปัจจัยที่จะทำให้การวางแผนสำเร็จผลได้คือ

   1. การออกแบบแผนงาน (Design plan)

   2. การสื่อสารกับทีมงานทำงาน (Communication)

   3. การยึดหยุ่นได้ตามความเหมาะสมของงาน (Flexibility)

   4. แผนงานที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและได้ผล (Implementation)

   5. มีการติดตามและควบคุมดูแลแผนงานนั้น (Control)

   เจ้าหน้าที่, เสมียน, คนงาน, พนักงานทั่วไปที่ได้เลื่อนตำแหน่งควรทราบถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของหัวหน้างานเพื่อจะได้เลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้นเป็นผู้จัดการและผู้บริหารได้ต่อไปในอนาคต ซึ่งการเป็นหัวหน้างานที่ดีก็ต้องทำหน้าที่อย่างอื่นๆเพิ่มเติมไปด้วยดังนี้

     1. วางแผนและควบคุมการทำงาน การวางแผนจำเป็นที่หัวหน้างานจะต้องติดตามควบคุมแผนที่วางไว้ว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่และเพื่อปรับเปลี่ยนแผนให้ดีขึ้นได้เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างปฏิบัติตามแผนงานที่วางไว้

     2. ต้องปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้ได้ผลงานตามมาตรฐานและมีคุณภาพตามที่กำหนด สมมติว่าได้เลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าคนงานก็ต้องปฏิบัติงานโดยสั่งและดูแลลูกน้องให้ผลิตสินค้าได้ตามมาตรฐานที่กำหนดและมีคุณภาพด้วย

     3. ใช้วิธีการทำงานที่ดีที่สุด คนเราสามารถออกแบบการทำงานของตนเองได้ตามที่ตนเองคิดว่าจะเร็วกว่าและดีกว่า หากไม่ไปกระทบเพื่อนร่วมงานหรือระเบียบขององค์กรที่เราทำงานอยู่ การหาวิธีการทำงานที่เร็ว และดีที่สุดก็เพื่อประหยัดเวลาและสร้างทักษะความสามารถของเราให้เป็นผู้นำได้ในวันข้างหน้า

     4. รู้จักการลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการทำงาน การทำงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ หากเราทำงานและรู้จักการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างประหยัดและมีค่าจะทำให้เราก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้ ยิ่งเป็นกิจการของตนเองก็จะยิ่งได้รับผลตอบแทนมากขึ้น

     5. ดูแลรักษาสถานที่ทำงานและดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้ ลูกจ้างหลายคนมักไม่สนใจที่จะใส่ใจเครื่องมือเครื่องใช้ขององค์กรตนเอง เราจะสังเกตได้ว่าคนนั้นมักจะไม่ค่อยก้าวหน้าในอาชีพเพราะไปคิดว่าไม่ใช่ของส่วนตัวหากเป็นของส่วนตัวก็จะประหยัด เมื่อเราได้เป็นหัวหน้างานแล้วต้องรู้จักการดูแลรักษา อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้และสถานที่ทำงาน จะทำให้เกิดกำไรต่อองค์กรและมีผลทำให้องค์กรมีความมั่นคงตามไปด้วย

     6. ให้ความรู้และสอนงานกับผู้ใต้บังคับบัญชา คำว่า”ลูกน้อง” มีทั้งคำว่า “ลูก” และมีทั้งคำว่า “น้อง” นั่นก็แปลว่าลูกน้องเราเป็นทั้งลูกและน้องของเรา จึงต้องสอนงานให้เขาทำงานได้ ควรให้ความรู้เพื่อเขาจะได้พัฒนาตนเองเพื่อทำงานให้เราได้และควรดูแลใส่ใจเมื่อเขามีปัญหาเหมือนลูกของเรา หากใครไม่เคยสอนงานเลยก็จะต้องรีบฝึกฝนการสอนเพื่อให้เป็นหัวหน้างานที่ดีได้

     7. รักษาระเบียบวินัยขององค์กรและการทำงาน ทุกๆองค์กรมักจะมีการกำหนดระเบียบการทำงาน เวลาการเข้างาน จำนวนวันลากิจ ลาป่วย และระเบียบการเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ การฝึกฝนตัวเองให้มีระเบียบวินัยจะเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับลูกน้องที่อยู่ภายใต้การบังคับบัญชา การเป็นหัวหน้างานอาจจะเป็นตำแหน่งที่ไม่สูงเท่ากับผู้บริหารระดับสูง คนที่เป็นหัวหน้างานก็ควรมาตรงตามเวลาที่องค์กรกำหนดไม่ใช่ได้เลื่อนตำแหน่งแล้วไม่ต้องเซ็นชื่อแล้วก็เลยมาสาย หากไม่รู้จักการเคารพกฎระเบียบของที่ทำงานก็จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชานำไปนินทาว่าร้ายได้ภายหลัง

     8. สร้างทีมงานและทำงานเป็นทีม การเป็นหัวหน้าที่ดีต้องสามารถนำพาลูกน้องทำงานให้เป็นทีมได้และยังสร้างทีมที่แข็งแกร่งได้ในอนาคต การสร้างทีมงานจำเป็นที่หัวหน้าจะต้องมีภาวะผู้นำที่ดีเพื่อนำทีมงานบรรลุเป้าหมายได้

   การเป็นหัวหน้างานนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเริ่มฝึกการวางแผนการทำงานให้ได้ดีและปฏิบัติตนตามหน้าที่หลัก 8 ข้อที่กล่าวมาแล้วเพื่อจะได้ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน หรือหากเป็นเจ้าของกิจการก็จะได้เพิ่มความสามารถในการบริหารงานได้ในอนาคต การเป็นหัวหน้าไม่ใช่เป็นเพียงตำแหน่งที่ถูกมอบหมายเท่านั้น ควรสอนงานให้ลูกน้องทำงานได้ดีเพื่อความสบายของหัวหน้าในวันข้างหน้าเพราะลูกน้องไม่เก่ง หัวหน้าก็เลื่อนตำแหน่งยาก