ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ศิลปะการสื่อสาร สั่งงานอย่างมีประสิทธิภาพ

   กิจการหรือองค์กรใดที่มีการสื่อสารภายในองค์กรดีจะทำให้การบริหารงานขององค์กรนั้นประสบความสำเร็จเพราะการสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินงานเพื่อมุ่งไปในทิศทางเดียวกันและร่วมกันปฏิบัติงานตามนโยบายของกิจการนั้นได้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารที่มีศิลปะและความสามารถในการสื่อสาร สั่งงานกับผู้ใต้บังคับบัญชาตนเองได้ดี ก็จะทำให้องค์กรมีความรักและผูกพัน เข้าใจซึ่งกันและกันได้มากขึ้นกว่าองค์กรที่ไม่มีการสื่อสารหรือปฏิสัมพันธ์กันเลย การต้องการที่จะสื่อสารของเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารกับลูกน้องตนเองก็เพื่อให้เกิดความเข้าใจในการสั่งงานที่ให้ไปทำและเพื่อจูงใจและผลักดันให้งานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ผู้บริหารบางคนที่เก่งในการสื่อสารก็ใช้การสื่อสารเป็นเครื่องมือให้เกิดการประสานงานระหว่างฝ่ายงานเพื่อให้มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในองค์กร ป้องกันการแตกแยกของแต่ละฝ่ายงานด้วย

การติดต่อสื่อสารและสั่งงานที่มีประสิทธิภาพมีหลักการ 5 C ดังนี้

   1. มีความชัดเจน (Clear)

   2. มีความสมบูรณ์ (Complete)

   3. มีความกะทัดรัด (Concise)

   4. มีความแน่นอน (Certain)

   5. มีความถูกต้อง (Correct)

   จากหลักการ 5 C ข้างต้นทำให้เราทราบว่าไม่ว่าจะสื่อสารอะไรหรือสั่งงานใคร ต้องให้ข้อความนั้นชัดเจนไม่ใช่พูดในขณะที่อยู่ในร้านอาหารมีเสียงเอะอะโวยวายหรือขณะที่กำลังข้ามถนนหรือขับรถ คำสั่งหรือสิ่งที่สื่อสารต้องสมบูรณ์เช่นจะให้ส่งงานวันไหน ส่งที่ไหน ในรายงานต้องมีอะไรบ้างจะต้องสั่งการลูกน้องให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการสื่อสารได้ภายหลัง นอกจากความสมบูรณ์ชัดเจนของข้อความสื่อสารแล้วยังมีความจำเป็นที่จะต้องมีความกะทัดรัดไม่ใช่สั่งงานเป็นชั่วโมงเพราะหัวหน้ามัวแต่ยืดเยื้อ สั่งไปด่าไป ลูกน้องก็จะไม่อยากฟังและทำให้ไม่ทราบว่ากำลังสั่งให้ทำอะไร การสั่งงานและสื่อสารข่าวสารแก่ลูกน้องอย่าให้มีข้อสงสัยว่าจะเปลี่ยนแปลงไหม หัวหน้าควรมีข่าวสารที่แน่นอนแล้วค่อยสื่อสารไปยังลูกน้องหรืองานที่ต้องทำ หากไม่แน่ใจและสั่งงานไป เมื่อเกิดเปลี่ยนแปลงภายหลังก็จะทำให้ลูกน้องมีความไม่มั่นใจในคำสั่งอีกจนอาจไม่ยอมรับในตัวหัวหน้าตนเองได้ สำหรับความถูกต้องของการสั่งงานก็คือความเหมาะสมในงานที่สั่งนั่นเอง ไม่ใช่ให้งานที่ไม่สมควรให้หรือสื่อสารในสิ่งที่ไม่ถูกต้องจนเกิดการเข้าใจผิดได้ หากเจ้าของกิจการท่านใดที่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารกับลูกน้องในกิจการตนเองก็คงต้องปรับเปลี่ยนการสื่อสารสั่งงานให้เป็นไปตาม 5 C ก่อนในเบื้องต้นและมาศึกษาเรื่องศิลปะการพูดจูงใจผู้อื่นด้วยการไปฝึกอบรมสัมมนายังสถาบันฝึกอบรมที่จัดขึ้นหลายแห่ง การเป็นผู้บริหารที่ดีจำเป็นที่ต้องสื่อสารกับคนในองค์กรให้ดีด้วยเพราะจะรวมไปถึงการสอนงานและการสั่งงานที่ต้องใช้การสื่อสารทั้งสิ้น การสื่อสารมักมีอุปสรรคมากมายที่ทำให้คนรับข่าวสารเข้าใจผิดหรือทำงานผิดได้ เช่นอุปสรรคที่เกิดจากสาเหตุดังต่อไปนี้

     • การศึกษาและอายุ เจ้าของกิจการหรือหัวหน้าที่มีอายุมากกว่าลูกน้องและมีการศึกษาที่ต่างกันมากทำให้การสื่อสารสั่งงานมีประสิทธิภาพด้อยลง

     • อารมณ์และความรู้สึก หากทั้งผู้รับข่าวสารและผู้สื่อสารกำลังอยู่ในอารมณ์ที่เศร้า หรืออารมณ์ที่ไม่อยากทำงานการสื่อสารสั่งงานก็ไม่ได้รับการตอบสนอง หรือไม่มีประสิทธิภาพ

     • ภาษาที่แตกต่างกัน การสื่อสารก็จะมีปัญหาไม่เข้าใจกันได้

     • สังคมและวัฒนธรรมของสังคมที่แตกต่างกัน

     • อุปสรรคจากสภาพแวดล้อมเช่น มีเสียงรบกวนเวลาสื่อสาร การสื่อสารมีระยะห่างกันมากไม่ได้ยินสิ่งที่สั่งให้ทำ การเขียนคำสั่งเป็นตัวอักษรไว้ไม่ชัดเจนเช่นเขียนโน้ตทิ้งไว้แล้วอ่านไม่ออกเป็นต้น

   ดังนั้นการสื่อสารให้มีความเข้าใจได้ง่ายขึ้นมักมีอุปสรรคมากมาย คนที่สื่อสารเก่งจึงได้เปรียบเสมอ ผู้ประกอบการธุรกิจ SMEs จำนวนมากไม่ชอบการสื่อสารสั่งงานลูกน้องและคิดว่าลูกน้องจะทำงานได้ ซึ่งการสื่อสารเป็นเรื่องยากเพราะการศึกษาและประสบการณ์ที่น้อยจะทำให้มีความเข้าใจยากตามไปด้วย บางครั้งลูกน้องที่ไม่เข้าใจสิ่งที่หัวหน้าต้องการแต่ก็ไม่อยากถามเพราะกลัวถูกด่าจึงเกิดปัญหาทำงานผิดเสมอ

วิธีขจัดอุปสรรคของการสื่อสารและสั่งงานมีดังนี้

   1. การใช้ข้อมูลย้อนกลับ ด้วยการสื่อสารสองทาง (Two way communication) คือสั่งงานหรือสื่อสารและถามกลับถึงความเข้าใจของผู้รับข้อมูลหรือผู้รับคำสั่ง

   2. รู้จักฟังให้มากขึ้น หัวหน้าหรือเจ้าของกิจการควรฟังให้มากขึ้น การฟังที่ดีคือ การสร้างบรรยากาศให้ลูกน้องพูดในสิ่งที่คิด หลีกเลี่ยงการโต้เถียงกับผู้พูด ฟังและพยายามเข้าใจผู้พูดโดยไม่พยายามหาข้อโต้แย้ง รวมทั้งต้องควบคุมอารมณ์ตนเองให้ได้ ไม่ขัดจังหวะเพื่อให้ลูกน้องได้ระบายความรู้สึกบ้าง

   3. ควบคุมอารมณ์ของตนเอง แม้ว่าเรากำลังโกรธ เศร้าหรือมีปัญหาไม่ควรใส่อารมณ์ไปยังลูกน้องตนเองในขณะที่ต้องการสื่อสารและสั่งงานเขา

   4. ใช้หลักการติดต่อสื่อสารตาม 5 C ที่ได้กล่าวมาข้างต้น

   5. ใช้เครื่องมือสื่อสารต่างๆให้มีศักยภาพในองค์กร เช่น ตั้งกลุ่ม line, ใช้อีเมล์และใช้ google drive,ออกแบบคู่มือการทำงาน, ออกแบบฟอร์มรายงาน เป็นต้น

   สุดท้ายเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารต้องเข้าใจว่าการมีคู่มือการปฏิบัติงานหรือการออกแบบฟอร์มต่างๆเพื่อให้ได้รายงานหรือตัวเลขที่คุณต้องการเป็นสิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารเร็วขึ้นเพราะบริษัทระดับใหญ่ๆทั่วไปจะมีการออกแบบรายงาน คู่มือการทำงาน ระเบียบการเบิกจ่ายต่างๆเพื่อสื่อสารให้คนทำงานเข้าใจได้ง่าย ดังนั้นผู้บริหารที่ดีก็ควรฝึกการออกแบบฟอร์มให้คนทำงานใช้เพื่อประหยัดเวลาการอธิบายและก็เป็นเครื่องมือหนึ่งในการสื่อสารองค์กรที่ดีด้วย