ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

อบรมและพัฒนาบุคลากร : การประเมินความจำเป็นในการฝึกอบรม

มาเข้าใจคำว่า อบรม และ พัฒนา กันก่อนว่ามีความหมายอย่างไร

    การอบรม คือความพยายามที่จะปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของบุคลากรสำหรับงานประจำที่รับผิดชอบ การปรับปรุงหมายถึงการเปลี่ยนแปลงที่เน้นในเรื่องความรู้ ความชำนาญ ทัศนคติ และพฤติกรรม เพื่อให้เกิดประสิทธิผล การอบรมควรจะรวมประสบการณ์การเรียนรู้ ไม่ใช่เฉพาะทฤษฎี เกี่ยวข้องกับแผนงานกิจกรรมของหน่วยงาน อาทิ หน่วยงานมีแผน นำ5ส. มาใช้ และ ออกแบบการอบรมเพื่อเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายหน่วยงาน ของ พนักงานแต่ละคน

    การพัฒนา เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้ และ เตรียมตัวเพื่อการเติบโตในตำแหน่งหน้าที่การงานในอนาคต การพัฒนาจึงเป็นการช่วยพนักงานในระยะยาว

    หน่วยงานในปัจจุบันจึงเน้นการอบรมเพื่อปรับปรุง แก้ไขปัญหา และ ความยุ่งยากในการทำงาน ณ ปัจจุบันมากกว่า

รูปแบบระบบการฝึกอบรม

    ประเมินความจำเป็นในการอบรม สามารถแบ่งได้เป็น

    1.1 วิเคราะห์เป้าหมายของหน่วยงาน (Organization Analysis) การอบรมเน้นที่ไหนของหน่วยงาน และ ปัจจัยอะไรที่จะมีผลกระทบต่อการอบรม เช่น หน่วยงานมีเป้าหมายนำเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงานด้วยการวัดสมรรถนะขีดความสามารถ (Competency) มาใช้ หรือ หน่วยงานมีเป้าหมายที่จะผ่านการประเมินและได้ใบประกาศ GMP ในปี 2561 ดังนั้นฝ่ายบุคคลต้องจัดการอบรมให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องในแต่ละระดับ

    1.2 วิเคราะห์งาน (Job Analysis) การวิเคราะห์งานประกอบด้วยเรื่อง ความรู้ ความสามารถ ทักษะ คุณลักษณะอื่น ๆ เราจะอบรมเรื่องอะไรที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด เป็นการอบรมเพื่อพัฒนากระบวนการการทำงาน เช่น ลดของเสียในสายการผลิต ลดความสูญเปล่าในหน่วยงาน เป็นต้น ลดความล่าช้า ลดอุบัติเหตุ เป็นต้น

    1.3 ตัวบุคลากร (Person Analysis) ใครควรได้รับการอบรม และ อบรมเรื่องอะไร โดยเราจะทราบว่าใคร อบรมเรื่องอะไร เป็นผลจากการประเมินผลการปฏิบัติงาน หรือ จากการประเมินสมรรถนะขีดความสามารถ และ/หรือ เกิดจากความต้องการของพนักงาน ด้วยการใช้แบบสอบ หรือ การสัมภาษณ์ถามพนักงาน

    จากประสบการณ์ของผู้เขียนในฐานะเป็นวิทยากร หน่วยงานที่เชิญบรรยาย มักไม่มีข้อมูลวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมที่ชัดเจน ไม่ได้หาความจำเป็นในการฝึกอบรม เวลาถามอะไรจึงไม่มีข้อมูลที่แน่นอนมาคุยกับวิทยากร การออกแบบหลักสูตรฝึกอบรมก็มักเชื่อตามวิทยากร ที่สำคัญหลายหน่วยงานจัดอบรมเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดเท่านั้น จึงขาดการประเมินผลหลังการอบรม

ขั้นตอนในการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม

    1. ระบุผลลัพธ์ของการอบรม

      1) ปรับปรุงอัตราความพึงพอใจของลูกค้า

      2) ลดเวลาในส่งมอบการบริการ

      3) ปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงานผ่านการดูแลของผู้บริหาร

      4) ปรับปรุงความรวดเร็วในการกรอกข้อมูลการสั่งซื้อ

    2. เชื่อมผลลัพธ์ที่ต้องการกับพฤติกรรมของพนักงาน

      1) กำหนดสมรรถนะขีดความสามารถ (ความรู้ ทักษะ คุณภาพ และ ความรู้ที่เข้ากับผลลัพธ์ที่ต้องการ)

      2) เก็บข้อมูลจากผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อวิเคราะห์สมรรถนะที่มีปัญหาอันจะทำให้ไม่บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่กำหนด

        a) ทักษะด้านไหนที่ต้องการเพื่อให้เป้าหมายสำเร็จ?

        b) ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้การทำงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์?

        c) พฤติกรรมที่จะเป็นผลลบต่อความสำเร็จในงานที่ทำคืออะไร?

      3) บ่งชี้ความสามารถที่ต้องฝึกอบรม อันจำทำให้งานนั้น ๆ สำเร็จได้

      4) ประเมินสมรรถนะความสามารถในปัจจุบัน เปรียบเทียบกับ ความสามารถที่ต้องการ การประเมินทำได้โดยการประเมินผลการปฏิบัติงาน แบบทดสอบ แบบสำรวจ ประเมินตนเอง สอบถาม ข้อมูลสะท้อนกลับจากลูกค้า เป็นต้น

สูตรในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม ดังนี้

N = P - STD
N = Need ความจำเป็น
P = Performance ผลงานที่เกิดขึ้น
STD = Standard มาตรฐานที่กำหนด

    3. เรียงลำดับความสำคัญของความจำเป็นในการฝึกอบรม

      1) กำหนดเปอร์เซ็นต์ผู้ที่จำเป็นต้องอบรมในเรื่องขีดความสามารถ

      2) พิจารณาความสำคัญของขีดความสามารถที่จะช่วยให้ธุรกิจเป็นไปตามเป้าหมาย

      3) รวมความจำเป็นเข้ากับความสำคัญแล้วจึงเรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง

ตัวอย่างแบบตรวจสอบการวิเคราะห์หาการฝึกอบรมและพัฒนา

    1. ทราบสิ่งที่หน่วยงานต้องการเพื่อบรรลุเป้าหมาย

    2. ทราบว่าหน่วยงานเคยอบรม/พัฒนาเรื่องอะไรมาแล้ว

    3. ความจำเป็นอะไรที่ต้องจัดการด้วยการฝึกอบรม?

    4. กระบวนการหรือขั้นตอนอะไรที่มีการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงาน?

    5. วิธีการอะไรที่มีเพื่อการฝึกอบรม?

    6. ใครที่ต้องอบรม?

    7. ใครที่ควรเป็นวิทยากร?

    8. หน่วยงานไหนให้การช่วยเหลือปัจจัยต่าง ๆ ในการอบรม?

    9. มีพนักงานในหน่วยงานที่จะเป็นวิทยากรภายในหรือไม่?

    10. อะไรคือความรู้ ทักษะ และ ความสามารถ?

    11. ทบทวน JD และ โครงสร้างหน่วยงาน

การวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน

    เป็นเทคนิคในการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมเพื่อพนักงาน โดยดูจากผลการปฏิบัติงาน สอบถามผู้จัดการแผนกและหัวหน้างาน ศึกษาจากมาตรการการปฏิบัติงาน อาทิ มาตรฐานงาน และ เป้าหมาย ข้อมูลผลการปฏิบัติงานพิจารณาจาก

      1. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

      2. การวัดผลงาน

      3. การเข้า-ออก/หมุนเวียน

      4. การรั่วไหล

      5. ความเน่าเสีย

      6. สูญเปล่า

      7. อุบัติเหตุ

      8. ความปลอดภัย

      9. ความคับข้องใจ

      10. ขาดลามาสาย

      11. จำนวนชิ้น/วัน

      12. จำนวนชิ้น/อาทิตย์

      13. จำนวนของส่งคืน

      14. ลูกค้าตำหนิ

    มั่นใจว่าการฝึกอบรมมีเป้าหมายเพื่อการแก้ไขสมรรถนะขีดความสามารถของบุคลากรเพื่อส่งผลต่อธุรกิจ หากการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมไม่ถูกต้องจะส่งผลต่อ

      • การพัฒนาสมรรถนะขีดความสามารถที่ผิด

      • อบรมผิดคน

      • ใช้วิธีการฝึกอบรมที่ไม่เหมาะสม

    จึงขอสรุปว่าการวิเคราะห์การฝึกอบรม จะสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้คือ

      • การฝึกอบรมต้องการอะไร และ ทำไม?

      • ตรงไหนที่การฝึกอบรมมีความจำเป็น?

      • ใครที่จำเป็นต้องได้รับการอบรม?

      • จะอบรมอย่างไร?

      • งบประมาณในการอบรมเท่าไหร่?

      • ผลกระทบต่อธุรกิจคืออะไร?

    หรือแบ่งเป็น 2 เรื่องใหญ่ ๆ คือ

      1. สิ่งที่เป็นปัญหาในการปฏิบัติงาน

      2. มาตรฐานที่ใช้เปรียบเทียบ เช่น มาตรฐานคู่แข่ง และ/หรือ มาตรฐานลูกค้า

แหล่งข้อมูล :

    Training and Development Needs Analysis Checklist: hr-survey.com

    Training Needs Analysis: slideshare.net