ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

สำรวจข้อมูล SWOT

    หากผู้ประกอบการมีการวางระบบในการบริหารจัดการหน่วยงานตั้งแต่ต้น จะทำการวิเคราะห์ และ คาดการณ์ผลการดำเนินการธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ (ด้วยการทำ SWOT) โดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจใหม่ วิสาหกิจชุมชน และ วิสาหกิจขนาดเล็ก เพราะปัญหาที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้ประกอบการกลุ่มนี้คือ สินค้าได้รับการตอบรับที่ดีจากลูกค้า พอขยายธุรกิจก็จะมีปัญหาตามมา โดยเฉพาะเรื่องบุคลากรไม่มีคุณภาพบ้าง ไม่พอบ้าง

    การวิเคราะห์ง่าย ๆ โดยการที่ผู้ประกอบการร่วมกับฝ่ายบุคคล (ถ้ามี) นำรายงานผลทางการเงิน หรือ ผลการผลิต ย้อนหลังอย่างน้อย 3 - 6 เดือน มาวิเคราะห์ว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่? ถ้าเป็นไปตามเป้าหมายก็แค่ดำเนินการต่อไป แต่ถ้าสูงกว่าเป้าหมายก็ต้องมาคิดว่าจะขายธุรกิจหรือไม่ ถ้าขยายจะรับคนเพิ่ม หรือ พัฒนาคนที่มีอยู่ ทั้งนี้หากผลประกอบการต่ำกว่าเป้าหมายก็ต้องมาคิดว่าจะแก้ไขอย่างไร

    จะขอยกตัวอย่างที่ได้ฟังมาวันก่อน มีวิสาหกิจชุมชนผลิตข้าวพอง มาร่วมงานขายสินค้าที่ห้าง ๆ หนึ่ง ปรากฎว่าขายดีมาก ๆ จนผลิตไม่ทัน ลูกค้าแต่ละคนต้องรอสินค้าอย่างน้อย 2 - 3 ชั่วโมง เพราะสินค้าใช้เวลาในการผลิต และ ลูกค้าแต่ละคนพอใจในรสชาติจึงซื้อคนละหลายถุง ลูกค้าต้องรอคิวยาว บางรายก็เลือกที่จะเดินจากไป ทำให้ผู้ประกอบการเสียโอกาส หากผู้ประกอบการ หรือ ประธานชุมชน มีการวิเคราะห์ หรือ คาดกาณ์ความต้องการสินค้าของตนเองก่อนล่วงหน้า ก็จะต้องวางแผนเตรียมคนไว้ช่วยผลิตในกรณีผู้บริโภคมีมากเกินความคาดหมายเช่นนี้ อันเป็นการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต หรือ มีการปรับรูปแบบการรอของลูกค้าโดยการจำกัดจำนวน เพื่อให้ทุกคนมีโอกาสซื้อสินค้านี้เท่า ๆ กัน

    ดังที่เคยเขียนไว้ การทำ SWOT จำเป็นต่อทุกประเภทธุรกิจ และ ทุกขนาด ผู้ประกอบการจึงควรอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยทุก 6 เดือน ฝ่ายบุคคลก็เช่นกันควรทำ SWOT บุคลากรทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน เพื่อให้ผู้ประกอบการนำข้อมูลการวิเคราะห์นั้น ไปใช้ประกอบการวางแผนการผลิต การตลาด ได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด

    ผู้ประกอบการ และ ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องเข้าใจถึงการสอดประสานระหว่างกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Strategic Business Plan) กับ กลยุทธ์การบริหารทรัพยากรบุคคล (Strategic Human Resource Management) ส่วนบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management - HRM) มิใช่แค่รับรู้เป้าหมายของธุรกิจ แต่จะต้อง มีส่วนร่วมในการวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจ จะต้องร่วมรับรู้ว่าธุรกิจจะมีทิศทางไปทางไหน? มีกระบวนการ เป้าหมาย และ โครงสร้างอย่างไร? และนำข้อมูลเหล่านี้ไปวางแผนบริหารทรัพยากรบุคคลว่าจะให้ใคร? ทำอะไร? เมื่อไหร่? อย่างไร? ซึ่งจุดมุ่งหมายก็เพื่อให้หน่วยงานสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามกลยุทธ์ทางธุรกิจที่กำหนดไว้

ผู้ประกอบการอาจคิดว่าการทำ SWOT ไม่เกี่ยวกับงานบุคคล เรามาศึกษาจากข้อมูลการทำ SWOT ดังนี้

ผู้ประกอบการอาจคิดว่าการทำ SWOT ไม่เกี่ยวกับงานบุคคล เรามาศึกษาจากข้อมูลการทำ SWOT ดังนี้

จุดแข็ง จุดอ่อน
ความรู้ ทักษะ ความชำนาญ ทัศนคติ การเรียนรู้ การพัฒนา บุคลิกภาพ ลักษณะนิสัย
• อะไรที่เราได้เปรียบเกี่ยวกับบุคลากร?
• อะไรที่บุคลากรเราทำได้ดีกว่า?
• อะไรที่คนของเรามีความเป็นหนึ่ง (Unity)
• คนภายนอกมองเห็นอะไรที่ดีในเรา?
• อะไรที่เราจำเป็นต้องปรับปรุง?
• อะไรที่เราควรหลีกเลี่ยง?
• คนภายนอกมองเห็นอะไรที่เป็นเหมือนจุดอ่อนของเรา?
โอกาส อุปสรรค
สังคมและวัฒนธรรม/การเมือง/เศรษฐกิจ/กฎหมาย/เทคโนโลยี
• แนวโน้มที่ดีที่เป็นประโยชน์ต่อเรา
• ยกระดับความรู้ให้เรา
• เรื่องต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อทักษะความชำนาญของเรา
• ความสามารถในการโยกย้าย
• ความเข้มแข็งของเครือข่าย
• ใช้ทักษะในหลายๆช่องทาง
• การยกระดับการพัฒนาบุคลากร
• แนวโน้มที่ไม่ดีต่อเรา
• การแข่งขันในเรื่องที่เกี่ยวกับเรา
• อุปสรรคต่อการศึกษาและอบรม
• ข้อจำกัดในความก้าวหน้า
• ข้อจำกัดของความสามารถในการพัฒนา
• ข้อจำกัดในเรื่องตำแหน่งที่เกี่ยวกับเรา

จากตารางข้างบนเป็น Keywords ที่เราสามารถนำไปวิเคราะห์ SWOTบุคลากร ดังนี้

    1. การวิเคราะห์จุดแข็ง-จุดอ่อน เพื่อการขยายธุรกิจ ฝ่ายบุคคลจะต้องวิเคราะห์สถานการณ์ ศักยภาพ ความรู้ ทักษะ และ คุณลักษณะต่าง ๆ ของบุคลากรภายในหน่วยงาน (รวมเจ้าของธุรกิจ) ตามความเป็นจริงดังนี้

จุดแข็ง จุดอ่อน
• ประสบการณ์การทำงาน
• การศึกษา
• ความชำนาญทางเทคนิค
• เทคนิคการถ่ายทอดทักษะความชำนาญ
• บุคลิกภาพ
• การเชื่อมต่อกับเครือข่ายที่ดี
• การเข้าสมาคม/กลุ่มธุรกิจ
• ขาดประสบการณ์การทำงาน
• ข้อจำกัดทางการศึกษา ไม่ตรงสายงาน
• ข้อจำกัดความรู้ทางเทคนิค
• ขาดความรู้ในงานที่ทำ
• ข้อจำกัดในสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น
• บุคลิกภาพเป็นเชิงลบ

ตัวอย่างการวิเคราะห์จุดแข็ง และ จุดอ่อน

จุดแข็ง จุดอ่อน
• 70% ของบุคลากรเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร ค่อนข้างผูกพันเพราะเป็นคนเก่าแก่
• 80% บุคลากรมีความมุ่งมั่น ขยัน และ อดทน
• ไม่มีความขัดแย้งอย่างรุนแรง
• เจ้าของและบุคลากรมีความคิดสร้างสรร
• เงินเดือนดี
• อัตราการลาออกของพนักงานรายวันสูง แต่ของพนักงานรายเดือนต่ำ
• ไม่ให้ความสำคัญต่อการพัฒนาบุคลากร
• แรงจูงใจในการทำงานน้อย
• พนักงานเก่าแก่ทำให้ไม่มีเครือข่าย หรือ ขยายเครือข่ายได้ยาก
• การทำงานเป็นแบบเชิงรับมากกว่าเชิงรุก
• การสื่อสารขาดประสิทธิภาพ

    เพื่อให้สะดวกต่อการทำ SWOT ผู้เขียนได้รวบรวมการวิเคราะห์จุดแข็ง-จุดอ่อน ของบุคลากร ดังนี้

    - ความเพียงพอ หรือ ความเหมาะสมด้านปริมาณของบุคลากรอยู่ในระดับใด

    - ความเข้าใจของบุคลากรต่อบทบาทหน้าที่อยู่ในระดับใด

    - การทำงานเป็นทีมอยู่ในระดับใด

    - การสื่อสารและปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรทั้งภายใน และ ภายนอกหน่วยงานเป็นอย่างไร

    - ความพร้อมในการทำงานต่อการเปลี่ยนแปลงอยู่ในระดับใด

    - ระดับความคิดสร้างสรรค์ของบุคลากร

    - ระดับความชำนาญในหน้าที่รับผิดชอบ

    - ทักษะในการใช้เทคโนโลยี

    - ความเชื่อมั่นต่อองค์กรของบุคลากร

    - ระบบการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรมีประสิทธิภาพระดับใด

    - ระบบการพัฒนาบุคลากรอยู่ในระดับใด

    - การหมุนเวียนงานภายในหน่วยงาน และ ระหว่างหน่วยงานในระดับใด

    - ทักษะการบริหารแบบมืออาชีพ

    - ระดับทักษะการควบคุมต้นทุน

    - ทักษะการดูแลและจัดการลูกค้า

    - ความภาคภูมิใจในวิชาชีพ

    - ค่านิยมเรื่องความรับผิดชอบ

    2. การวิเคราะห์โอกาส-อุปสรรค เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกหน่วยงาน อาทิ แรงงานในตลาดภายนอกหน่วยงาน คู่แข่ง กฎหมายที่เกี่ยวข้อง เศรษฐกิจ สังคม การเมือง เป็นต้น ตัวอย่างดังนี้

โอกาส อุปสรรค
• ได้รับการสนับสนุนจากภาครัฐในการพัฒนาบุคลากร
• มีเครือข่ายที่ดีกับสถาบันการศึกษา ทำให้ง่ายต่อการขอสนับสนุนบุคลากรใหม่ ๆ
• กฎระเบียบใหม่ ๆ ที่ส่งผลดีต่อธุรกิจเรา
• ค่าแรงสูงในตลาดแรงงาน
• ขาดแคลนแรงงานที่มีคุณภาพในสังคม
• กฎระเบียบของภาครัฐ
• ความเสี่ยงทางการเมือง
• มีการแย่งชิงบุคลากร

แหล่งข้อมูล :

    cdcthailand.com, wikiwealth.com, steinbeis-network.com

    การวิเคราะห์ปัจจัยภายนอก ฝ่ายบุคคลควรเป็นผู้มีเครือข่าย และ เสาะแสวงหาข้อมูลเพื่อให้การวิเคราะห์ถูกต้องที่สุด ปัจจุบันสื่อ Social อาทิ jobsDB.com ช่วยได้มากที่เดียว

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

    • jobsDB.com

    • Tips for a successful SWOT analysis business.qld.gov.au

    • The right way to do a SWOT analysis inc.com

    • ตัวอย่างการวิเคราะห์ตนเองและองค์กร gotoknow.org

    • SWOT Analysis 108ideajobs.com

    • SWOT Analysis rajini.ac.th