เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ
สำรวจข้อมูล SWOT
หากผู้ประกอบการมีการวางระบบในการบริหารจัดการหน่วยงานตั้งแต่ต้น จะทำการวิเคราะห์ และ คาดการณ์ผลการดำเนินการธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ (ด้วยการทำ SWOT) โดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจใหม่ วิสาหกิจชุมชน และ วิสาหกิจขนาดเล็ก เพราะปัญหาที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้ประกอบการกลุ่มนี้คือ สินค้าได้รับการตอบรับที่ดีจากลูกค้า พอขยายธุรกิจก็จะมีปัญหาตามมา โดยเฉพาะเรื่องบุคลากรไม่มีคุณภาพบ้าง ไม่พอบ้าง
การวิเคราะห์ง่าย ๆ โดยการที่ผู้ประกอบการร่วมกับฝ่ายบุคคล (ถ้ามี) นำรายงานผลทางการเงิน หรือ ผลการผลิต ย้อนหลังอย่างน้อย 3 - 6 เดือน มาวิเคราะห์ว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่? ถ้าเป็นไปตามเป้าหมายก็แค่ดำเนินการต่อไป แต่ถ้าสูงกว่าเป้าหมายก็ต้องมาคิดว่าจะขายธุรกิจหรือไม่ ถ้าขยายจะรับคนเพิ่ม หรือ พัฒนาคนที่มีอยู่ ทั้งนี้หากผลประกอบการต่ำกว่าเป้าหมายก็ต้องมาคิดว่าจะแก้ไขอย่างไร
จะขอยกตัวอย่างที่ได้ฟังมาวันก่อน มีวิสาหกิจชุมชนผลิตข้าวพอง มาร่วมงานขายสินค้าที่ห้าง ๆ หนึ่ง ปรากฎว่าขายดีมาก ๆ จนผลิตไม่ทัน ลูกค้าแต่ละคนต้องรอสินค้าอย่างน้อย 2 - 3 ชั่วโมง เพราะสินค้าใช้เวลาในการผลิต และ ลูกค้าแต่ละคนพอใจในรสชาติจึงซื้อคนละหลายถุง ลูกค้าต้องรอคิวยาว บางรายก็เลือกที่จะเดินจากไป ทำให้ผู้ประกอบการเสียโอกาส หากผู้ประกอบการ หรือ ประธานชุมชน มีการวิเคราะห์ หรือ คาดกาณ์ความต้องการสินค้าของตนเองก่อนล่วงหน้า ก็จะต้องวางแผนเตรียมคนไว้ช่วยผลิตในกรณีผู้บริโภคมีมากเกินความคาดหมายเช่นนี้ อันเป็นการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต หรือ มีการปรับรูปแบบการรอของลูกค้าโดยการจำกัดจำนวน เพื่อให้ทุกคนมีโอกาสซื้อสินค้านี้เท่า ๆ กัน
ดังที่เคยเขียนไว้ การทำ SWOT จำเป็นต่อทุกประเภทธุรกิจ และ ทุกขนาด ผู้ประกอบการจึงควรอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยทุก 6 เดือน ฝ่ายบุคคลก็เช่นกันควรทำ SWOT บุคลากรทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน เพื่อให้ผู้ประกอบการนำข้อมูลการวิเคราะห์นั้น ไปใช้ประกอบการวางแผนการผลิต การตลาด ได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด
ผู้ประกอบการ และ ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องเข้าใจถึงการสอดประสานระหว่างกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Strategic Business Plan) กับ กลยุทธ์การบริหารทรัพยากรบุคคล (Strategic Human Resource Management) ส่วนบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management - HRM) มิใช่แค่รับรู้เป้าหมายของธุรกิจ แต่จะต้อง มีส่วนร่วมในการวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจ จะต้องร่วมรับรู้ว่าธุรกิจจะมีทิศทางไปทางไหน? มีกระบวนการ เป้าหมาย และ โครงสร้างอย่างไร? และนำข้อมูลเหล่านี้ไปวางแผนบริหารทรัพยากรบุคคลว่าจะให้ใคร? ทำอะไร? เมื่อไหร่? อย่างไร? ซึ่งจุดมุ่งหมายก็เพื่อให้หน่วยงานสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามกลยุทธ์ทางธุรกิจที่กำหนดไว้
ผู้ประกอบการอาจคิดว่าการทำ SWOT ไม่เกี่ยวกับงานบุคคล เรามาศึกษาจากข้อมูลการทำ SWOT ดังนี้
ผู้ประกอบการอาจคิดว่าการทำ SWOT ไม่เกี่ยวกับงานบุคคล เรามาศึกษาจากข้อมูลการทำ SWOT ดังนี้
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
ความรู้ ทักษะ ความชำนาญ ทัศนคติ การเรียนรู้ การพัฒนา บุคลิกภาพ ลักษณะนิสัย | |
• อะไรที่เราได้เปรียบเกี่ยวกับบุคลากร? • อะไรที่บุคลากรเราทำได้ดีกว่า? • อะไรที่คนของเรามีความเป็นหนึ่ง (Unity) • คนภายนอกมองเห็นอะไรที่ดีในเรา? |
• อะไรที่เราจำเป็นต้องปรับปรุง? • อะไรที่เราควรหลีกเลี่ยง? • คนภายนอกมองเห็นอะไรที่เป็นเหมือนจุดอ่อนของเรา? |
โอกาส | อุปสรรค |
สังคมและวัฒนธรรม/การเมือง/เศรษฐกิจ/กฎหมาย/เทคโนโลยี | |
• แนวโน้มที่ดีที่เป็นประโยชน์ต่อเรา • ยกระดับความรู้ให้เรา • เรื่องต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อทักษะความชำนาญของเรา • ความสามารถในการโยกย้าย • ความเข้มแข็งของเครือข่าย • ใช้ทักษะในหลายๆช่องทาง • การยกระดับการพัฒนาบุคลากร |
• แนวโน้มที่ไม่ดีต่อเรา • การแข่งขันในเรื่องที่เกี่ยวกับเรา • อุปสรรคต่อการศึกษาและอบรม • ข้อจำกัดในความก้าวหน้า • ข้อจำกัดของความสามารถในการพัฒนา • ข้อจำกัดในเรื่องตำแหน่งที่เกี่ยวกับเรา |
จากตารางข้างบนเป็น Keywords ที่เราสามารถนำไปวิเคราะห์ SWOTบุคลากร ดังนี้
1. การวิเคราะห์จุดแข็ง-จุดอ่อน เพื่อการขยายธุรกิจ ฝ่ายบุคคลจะต้องวิเคราะห์สถานการณ์ ศักยภาพ ความรู้ ทักษะ และ คุณลักษณะต่าง ๆ ของบุคลากรภายในหน่วยงาน (รวมเจ้าของธุรกิจ) ตามความเป็นจริงดังนี้
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
• ประสบการณ์การทำงาน • การศึกษา • ความชำนาญทางเทคนิค • เทคนิคการถ่ายทอดทักษะความชำนาญ • บุคลิกภาพ • การเชื่อมต่อกับเครือข่ายที่ดี • การเข้าสมาคม/กลุ่มธุรกิจ |
• ขาดประสบการณ์การทำงาน • ข้อจำกัดทางการศึกษา ไม่ตรงสายงาน • ข้อจำกัดความรู้ทางเทคนิค • ขาดความรู้ในงานที่ทำ • ข้อจำกัดในสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น • บุคลิกภาพเป็นเชิงลบ |
ตัวอย่างการวิเคราะห์จุดแข็ง และ จุดอ่อน
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
• 70% ของบุคลากรเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร ค่อนข้างผูกพันเพราะเป็นคนเก่าแก่ • 80% บุคลากรมีความมุ่งมั่น ขยัน และ อดทน • ไม่มีความขัดแย้งอย่างรุนแรง • เจ้าของและบุคลากรมีความคิดสร้างสรร • เงินเดือนดี |
• อัตราการลาออกของพนักงานรายวันสูง แต่ของพนักงานรายเดือนต่ำ • ไม่ให้ความสำคัญต่อการพัฒนาบุคลากร • แรงจูงใจในการทำงานน้อย • พนักงานเก่าแก่ทำให้ไม่มีเครือข่าย หรือ ขยายเครือข่ายได้ยาก • การทำงานเป็นแบบเชิงรับมากกว่าเชิงรุก • การสื่อสารขาดประสิทธิภาพ |
เพื่อให้สะดวกต่อการทำ SWOT ผู้เขียนได้รวบรวมการวิเคราะห์จุดแข็ง-จุดอ่อน ของบุคลากร ดังนี้
- ความเพียงพอ หรือ ความเหมาะสมด้านปริมาณของบุคลากรอยู่ในระดับใด
- ความเข้าใจของบุคลากรต่อบทบาทหน้าที่อยู่ในระดับใด
- การทำงานเป็นทีมอยู่ในระดับใด
- การสื่อสารและปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรทั้งภายใน และ ภายนอกหน่วยงานเป็นอย่างไร
- ความพร้อมในการทำงานต่อการเปลี่ยนแปลงอยู่ในระดับใด
- ระดับความคิดสร้างสรรค์ของบุคลากร
- ระดับความชำนาญในหน้าที่รับผิดชอบ
- ทักษะในการใช้เทคโนโลยี
- ความเชื่อมั่นต่อองค์กรของบุคลากร
- ระบบการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรมีประสิทธิภาพระดับใด
- ระบบการพัฒนาบุคลากรอยู่ในระดับใด
- การหมุนเวียนงานภายในหน่วยงาน และ ระหว่างหน่วยงานในระดับใด
- ทักษะการบริหารแบบมืออาชีพ
- ระดับทักษะการควบคุมต้นทุน
- ทักษะการดูแลและจัดการลูกค้า
- ความภาคภูมิใจในวิชาชีพ
- ค่านิยมเรื่องความรับผิดชอบ
2. การวิเคราะห์โอกาส-อุปสรรค เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกหน่วยงาน อาทิ แรงงานในตลาดภายนอกหน่วยงาน คู่แข่ง กฎหมายที่เกี่ยวข้อง เศรษฐกิจ สังคม การเมือง เป็นต้น ตัวอย่างดังนี้
โอกาส | อุปสรรค |
• ได้รับการสนับสนุนจากภาครัฐในการพัฒนาบุคลากร • มีเครือข่ายที่ดีกับสถาบันการศึกษา ทำให้ง่ายต่อการขอสนับสนุนบุคลากรใหม่ ๆ • กฎระเบียบใหม่ ๆ ที่ส่งผลดีต่อธุรกิจเรา |
• ค่าแรงสูงในตลาดแรงงาน • ขาดแคลนแรงงานที่มีคุณภาพในสังคม • กฎระเบียบของภาครัฐ • ความเสี่ยงทางการเมือง • มีการแย่งชิงบุคลากร |
แหล่งข้อมูล :
cdcthailand.com, wikiwealth.com, steinbeis-network.com
การวิเคราะห์ปัจจัยภายนอก ฝ่ายบุคคลควรเป็นผู้มีเครือข่าย และ เสาะแสวงหาข้อมูลเพื่อให้การวิเคราะห์ถูกต้องที่สุด ปัจจุบันสื่อ Social อาทิ jobsDB.com ช่วยได้มากที่เดียว
ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :
• jobsDB.com
• Tips for a successful SWOT analysis business.qld.gov.au
• The right way to do a SWOT analysis inc.com
• ตัวอย่างการวิเคราะห์ตนเองและองค์กร gotoknow.org
• SWOT Analysis 108ideajobs.com
• SWOT Analysis rajini.ac.th