ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ภาพรวมการบริหารทรัพยากรบุคคล

    ก่อนอื่นต้องขอทำความเข้าใจก่อนว่า ผู้ประกอบการที่ดำเนินธุรกิจมาจนถึงช่วงขยายธุรกิจ มักจะตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารและพัฒนาบุคลากร เนื่องจากเขาได้เห็นแล้วว่าคนเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ธุรกิจเติบโต ทำให้ผลผลิตมีคุณภาพ ทำงานได้ทันเวลาที่กำหนด สามารถควบคุมต้นทุน หรือ ทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นก็ได้

    ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงเร่ิมมีบทบาทมากขึ้นกับธุรกิจต่าง ๆ ที่มีการขยายตัว ก็ขอทำความเข้าใจก่อนว่า “การบริหารทรัพยากรบุคคล”เป็นกระบวนการที่ผู้ประกอบการ ผู้บริหาร ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับงานบุคคล และ/หรือ ผู้ที่ต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับบุคลากรของหน่วยงาน ร่วมกันใช้ความรู้ ทักษะ และ ประสบการณ์ในการสรรหา คัดเลือก และ บรรจุคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมให้เข้าปฏิบัติงานในหน่วยงาน รวมทั้งหาวิธีการรักษา และ พัฒนาศักยภาพบุคลากรเพื่อให้ผลการทำงานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด สิ่งหนึ่งที่แต่ละหน่วยงานไม่ได้ตระหนักคือ คุณภาพชีวิตของบุคลากรทั้งในสถานที่ทำงาน (Quality of work life) และ การเสริมสร้างหลักประกันให้สมาชิกที่ต้องพ้นจากการร่วมงานกับหน่วยงาน จึงขอสรุปว่าการจัดการทรัพยากรบุคคลจะต้องมีกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง 3 ลักษณะคือ

      1. ก่อนเข้าร่วมงาน ฝ่าย HR และ ผู้ที่ต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง (มักเป็นผู้บริหารในแต่ละแผนก) จะต้องทำการวางแผน สรรหา คัดเลือก และ จูงใจบุคลลที่มีความรู้ ความสามารถที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งที่หน่วยงานต้องการให้สนใจที่จะเข้ามาร่วมงานในหน่วยงานของเราให้ได้ภายในเวลาที่กำหนด

      2. ขณะปฏิบัติงาน ฝ่าย HR และ ผู้ที่ต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง (มักเป็นผู้บริหารในแต่ละแผนก) ยังมีหน้าที่รักษาให้สมาชิกมีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของหน่วยงาน การให้ผลตอบแทนที่ยุติธรรมและเหมาะสม (Fair distribution) การจัดฝึกอบรมและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จัดสวัสดิการ และ เสริมสร้างสุขอนามัยในการทำงาน ตลอดจนส่งเสริมความก้าวหน้าในอาชีพ (Career path) มีการนำกิจกรรมต่าง ๆ อาทิ 5ส. ระบบข้อเสนอแนะ ระบบสุขลักษณะและความปลอดภัย เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการปรับปรุงงาน อันนำไปสู่ความภาคภูมิใจที่ได้รับการยอมรับจากผู้บริหาร

      3. ภายหลังจากการร่วมงาน ฝ่าย HR และ ผู้ที่ต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง (มักเป็นผู้บริหารในแต่ละแผนก) จะต้องคำนึงถึงบุคลากรที่ทำงานกับหน่วยงานจนครบเกษียณ หรือ บุคลากรที่มีความจำเป็นที่ต้องออกจากงานด้วยเหตุผลบางประการ ที่มิได้กระทำผิดร้ายแรง โดยการจัดเตรียมความพร้อมให้บุคลากรสามารถดำรงชีวิตต่อไปได้ อาทิ การให้บำเหน็จ บำนาญ ทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินทดแทน หรือ ผลตอบแทนในรูปอื่น ๆ

    การบริหารทรัพยากรในยุคปัจจุบันจะเน้นเรื่องการพัฒนาสมรรถนะขีดความสามารถ อันประกอบด้วย ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skill) และ คุณลักษณะอื่น ๆ (Attribute -โดยเน้นที่ทัศนคติ -Attitude) การนำระบบดัชนีชี้วัดผลงาน (Key performance indication - KPI) มาใช้ในการประเมินศักยภาพและผลการปฏิบัติงานของพนักงาน การถ่ายทอดความรู้ด้วยการนำระบบ Knowledge management - KM มาประยุกต์ใช้

    ผู้บริหารจะต้องปรับบทบาทของตนเองจากการเป็นผู้บริหารเป็นผู้นำ หรือ ประสานให้เกิดการเรียนรู้ การพัฒนาสิ่งใหม่ ๆ บางกรณีผู้บริหารก็ต้องพร้อมที่จะเรียนรู้ไปกับพนักงาน ทำหน้าที่เป็นทั้ง ผู้บริหาร ผู้นำ ผู้ควบคุมดูแล ตลอดถึง ให้คำปรึกษาแนะนำพนักงานที่อยู่ภายใต้การดูแล โดยฝ่าย HR นอกจากจะทำการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมที่เกี่ยวกับบุคลากรแล้ว ยังต้องช่วยประสานงาน ตลอดถึงวางระบบการบริหารจัดการ และ พัฒนาบุคลากรในทุกระดับด้วย ยิ่งหน่วยงานขยายมากเท่าไหร่ บทบาทของงาน HR ยิ่งมีมากขึ้น และ ซับซ้อนขึ้นเป็นเงาตามตัว เจ้าของธุรกิจควรให้ความสำคัญในการวางระบบบริหารจัดการธุรกิจ เริ่มตั้งแต่การกำหนดวิสัยทัศน์ (Vision) เป้าหมายธรุกิจ (Business goal) โครงสร้างหน่วยงาน (Organization chart) และการวิเคราะห์งานแต่ละงาน (Job analysis - JA) เพื่อให้ HR นำข้อมูลเหล่านั้นมากำหนดรูปแบบการบริหารและพัฒนาบุคลากรต่อไป

หน้าที่ของหน่วยงานทรัพยากรบุคคล แยกเป็น 2 เรื่องหลักคือ

    1. หน้าที่เกี่ยวกับองค์กร

      • กำหนดนโยบายด้านบุคลากรทั้งภาพรวม และ ของแต่ละหน่วยงานในหน่วยงาน

      • ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการสรรหา คัดเลือก บรรจุ ฝึกอบรม ประเมินผลงาน ตลอดถึง ผลตอบแทน สวัสดิการ ความปลอดภัย แรงงานสัมพันธ์ และ กฏหมายแรงงาน ของบุคลากรในหน่วยงาน กับผู้บริหารและบุคลากรที่มีปัญหาเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล

      • ให้บริการในด้านต่าง ๆ ในระดับหน่วยงาน แผนก และ บุคคล อาทิ การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร การรับคำร้องทุกข์ การรณรงค์เรื่องความปลอดภัย การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การสนับสนุนสวัสดิการต่าง ๆ การสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ การออกวารสารและหนังสือเวียน เป็นต้น

      • ควบคุมกำลังคนให้เหมาะสมกับเนื้องานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อเป็นการควบคุมต้นทุน ประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลในการทำงาน

    2. หน้าที่เกี่ยวกับสมาชิกของหน่วยงาน

      • วางแผนทรัพยากรบุคคล

      • การจ้างงาน

      • การจัดการด้านตำแหน่งงาน

      • การฝึกอบรมและพัฒนา

      • การบริหารค่าตอบแทนและผลประโยชน์

      • การรักษาบุคลากร ด้วยการพยายามสร้างขวัญกำลังใจ และ ความผูกพันให้เกิดขึ้นในหมู่พนักงาน

      • รักษากฎเกณฑ์ และ ระเบียบวินัย เพื่อการอยู่ร่วมกันอย่างสงบสุข

      • แรงงานสัมพันธ์ เสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีทั้งภายใน และ ภายนอกหน่วยงาน

      • กิจกรรมอื่น ๆ

แนวทางการดำเนินงานข้างล่างนี้ จะทำให้เราเข้าใจระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลได้ง่ายขึ้น เริ่มจาก

    1. ทราบความต้องการบุคลากรในแต่ละแผนก ดำเนินการสรรหา คัดเลือก และ บรรจุตามคุณสมบัติที่กำหนดไว้ในแต่ละตำแหน่ง จำนวนคนมากน้อยขึ้นกับลักษณะของธุรกิจ วิสัยทัศน์ และ เป้าหมาย เคยมีคนบอกว่า “ถ้าเราให้คนแบบไหนเลือกคนเข้ามาทำงาน เราก็จะได้คนในแบบนั้น” ด้วยเหตุนี้ผู้บริหารทุกระดับจึงต้องให้ความสำคัญ (ไม่ใช่เฉพาะส่วนบุคคล - Human Resource -HR) การวางระบบสรรหา และ คัดเลือกจึงควรทำตั้งแต่ก่อนการสรรหาและคัดเลือก เมื่อนำระบบไปใช้แล้วต้องมาพิจารณาว่าเป็นระบบที่มีประสิทธิหรือไม่ ศึกษาเทคนิค และ วิธีการสรรหา และ คัดเลือกอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะการสัมภาษณ์ เพราะเทคนิคเปลี่ยนแปลงตามสภาพแวดล้อม ช่วงเวลาและยุคสมัย

    2. พัฒนา (Develop) การพัฒนาบุคลากรเป็นเรื่องที่จำเป็นต่อการบริหารทรัพยากรบุคคล การพัฒนาบุคลากรควรมีการเตรียมการ หรือกำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อจัดสรรงบประมาณ สำหรับการพัฒนาบุคลากรแต่ละคน การกำหนดให้ใครพัฒนาเรื่องอะไร (ประกอบด้วยความรู้ ทักษะในงาน และ คุณสมบัติอื่น ๆ) นั้น พิจารณาจากผลประกอบการในปีที่ผ่านมา เป้าหมายของหน่วยในแต่ละปี ปัญหาที่พบในหน่วยงาน และพิจารณาจากสภาพแวดล้อมภายนอกหน่วยงาน คู่แข่ง เทคโนโลยี ฯลฯ การพัฒนาแบ่งเป็น

    - ประเมินผลงาน เช่นมีของเสียมาก ส่งมองงานไม่ทันเวลา หน่วยงานก็ควรกำหนดการพัฒนาบุคลากร และ ติดตามผลว่าข้อมูลของเสีย หรือ ส่งมอบงานไม่ทันเวลาดีขึ้นหรือไม่

    - อบรมพัฒนา เพื่อเพิ่มศักยภาพในการแก้ไข และ ป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้น หรือ อาจเกิดขึ้นในหน่วยงาน เช่น ของเสีย ต้นทุนสูง การสื่อสารภายในหน่วยงาน การทำงานเป็นทีม ฯลฯ นอกเหนือจากนั้น คือ เป็นการอบรมพัฒนาเพื่อปรับปรุง หน่วยงาน เช่น เพื่อเรียนรู้การใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ การอบรมความคิดสร้างสรร การค้นหาและแก้ไขปัญหา ฯลฯ

    - พัฒนาสายอาชีพ (Career Development) มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาความรู้ ทักษะ ขีดความสามารถ ศักยภาพ และ ทัศนคติของบุคลากรให้เป็นไปตามทิศทางที่หน่วยงานต้องการ พร้อมส่งเสริมให้บุคลากรที่มีศักยภาพและพัฒนาการ ได้ เจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานตามสายอาชีพของตน

    3. รักษา (Retention) บุคลากรให้อยู่กับเราอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลให้นานที่สุดด้วยผลตอบแทนที่ยุติธรรม และ มีการจูงใจต่าง ๆ อาทิ สร้างสัมพันธภาพที่ดีภายในหน่วยงาน สถานที่ทำงานสะอาดและเป็นระเบียบ มีความปลอดภัย การนำกิจกรรมการเพิ่มผลผลิต อาทิ 5ส., คิวซี มาประยุกต์ใช้ เพื่อสร้างสถานที่ทำงานให้มีความสะอาดและเป็นระเบียบ ตลอดถึงความปลอดภัยเพิ่มมากขึ้น สำหรับธุรกิจใหม่แนะนำให้ผู้ประกอบการนำเรื่อง 5ส. มากำหนดให้เป็นเรื่องที่ต้องทำตั้งแต่ต้น และ ควรเป็นเรื่องที่ฝ่ายบุคคลบรรจุไว้บอกพนักงานใหม่ตั้งแต่การสัมภาษณ์ และ การปฐมนิเทศ

    ที่เพิ่มเติมมาสำหรับงานจัดการทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่ คือเรื่องการจัดการสัมพันธภาพและสุขอนามัย กับ การเพิ่มผลผลิตและคุณภาพชีวิต ไม่ว่าธุรกิจเราจะใหม่ หรือ เก่า งาน HR จะมีโครงสร้างงาน 3 เรื่องใหญ่ ๆ แต่จะแตกต่าง และ มีรายละเอียดตามความเล็ก ใหญ่ ของธุรกิจ และ จำนวนบุคลากร

    ช่วงขยายธุรกิจ (Expansion) เมื่อต้องมีการขยายธุรกิจ แต่ละแผนจะต้องทบทวนระบบเดิมที่มี โดยเริ่มจาก

      - ฝ่ายบุคคลร่วมวิเคราะห์ SWOT และ ปรับโครงสร้างหน่วยงาน รวมทั้งกำหนดตำแหน่งที่จะเพิ่ม หรือ ลด จากนั้น HR วิเคราะห์ SWOT เฉพาะเรื่องบุคลากรอย่างเดียวว่ามีจุดอ่อน จุดแข็งอย่างไรเพื่อสนับสนุนให้บุคลากรภายในมีความก้าวหน้าในอาชีพ วิเคราะห์ภายนอกในเรื่องต่าง ๆ โดยเฉพาะตลาดแรงงานว่าเป็นอย่างไร จะได้เตรียมการเพื่อการคัดเลือกบุคลากรมาทำงานในตำแหน่งที่ต้องการต่อไป

      - วางแผนบุคลากรว่าต้องการจำนวนเท่าไหร่

      - ทบทวนงานเอกสารระบบ HR ที่มีร่วมกับผู้บริหารในแต่ละงาน/แผนก ตั้งแต่ การวิเคราะห์งาน (JA) เพื่อกำหนดรายละเอียดความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่ง (JD) ตลอดถึงคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งนั้น ๆ (JS) ที่หน่วยงานต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุด อันจะเป็นประโยชน์ต่อการสรรหา พัฒนา รักษาบุคลากรทั้งเก่าและที่กำลังจะรับเข้ามาทำงาน

    สรุปคือ หากเป็นไปได้ผู้ประการวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม วิสาหกิจชุมชน และ ผู้ประกอบการใหม่ ควรให้ความสำคัญ หรือ กำหนดระบบ HR ตั้งแต่ต้น จะได้ไม่ขลุกขลักหากต้องมีการสรรหาบุคลากรเพิ่ม

บรรณานุกรม

    ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์. การจัดการทรัพยากรมนุษย์. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2545.

    วนิดา วาดีเจริญ. การจัดการทรัพยากรมนุษย์ จากแนวคิด ทฏษฎี สู่ภาคปฏิบัติ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2556.