กิจกรรมกลุ่มย่อยเป็นกิจกรรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อสนับสนุนการทำงานเป็นทีม การสื่อสาร การฝึกเป็นผู้นำ โดยมีเป้าหมายเพื่อการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน ลดอบัติเหตุ เพิ่มคุณภาพ หรือ รักษาคุณภาพให้อยู่ในระดับสม่ำเสมอ ตลอดถึงการส่งมอบให้ทันต่อเวลาที่ลูกค้าต้องการ หากมีการทำกิจกรรมกลุ่มย่อยให้เป็นระบบ 2 ปี อย่างต่อเนื่องเป็นอย่างน้อยจะช่วยหน่วยงานในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้

    1. สร้างวัฒนธรรมของการแบ่งปัน อาทิ การให้ของขวัญวันเกิด การให้คำปรึกษาแนะนำ คำแนะนำ ความช่วยเหลือในการปฏิบัติงานร่วมกัน ชื่นชมกันและกัน ให้กำลังใจกัน

    2. สร้างแบบอย่างของความร่วมมือและการมีส่วนร่วม โดยการนำกิจกรรมต่าง ๆ มาประยุกต์ใช้ อาทิ การออกกำลังตอนเย็น การค้นหาและแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ

    3. พัฒนาทักษะที่จำเป็นในการทำงาน เพื่อให้เกิดความชำนาญในทักษะงานที่ทำ อาทิ การสื่อสาร การสั่งงาน การมอบหมายงาน การสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น เป็นต้น

    4. สร้างความแข็งแกร่งในหน่วยงาน ให้เกิดการถ่ายทอดความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ในการทำงาน (Knowledge management - KM)

    5. สร้างผู้นำที่เข้มแข็งและมีส่วนผลักดันด้านความสัมพันธ์และความร่วมมือ โดยการทำโครงการต่าง ๆ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทีมงาน หาผู้นำที่ช่วยทำให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการทำงาน

    6. สร้างความเชื่อมั่น ไว้ใจ อันนำไปสู่ความร่วมมือ

    7. เข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเอง หากแต่ละส่วนงานเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเอง เห็นความสำคัญในหน้าที่ที่ทำว่ามีความสำคัญแค่ไหน ย่อมทำให้เกิดความร่วมมือเพื่อให้การทำงานประสบความสำเร็จ

    กิจกรรมกลุ่มย่อยเป็นการมีส่วนร่วมของกลุ่มคนในแต่ละแผนก หรือ ระหว่างแผนก เพื่อร่วมกันปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง หรือ ที่เรียกกันในปัจจุบันว่า KAIZEN กิจกรรมกลุ่มย่อยที่ได้รับการยอมรับว่าเป็นพื้นฐานคือ 5ส. ระบบข้อเสนอแนะ และ คิวซี

โดยมี 5ส.ป็นกิจกรรมพื้นฐานที่ง่ายที่สุด ประกอบด้วย

    1.สะสาง (Seiri) แยกและกำจัดของไม่จำเป็นในพื้นที่ทำงาน

    2.สะดวก (Seiton) จัดเก็บสิ่งที่จำเป็นอย่างมีระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการหยิบใช้

    3.สะอาด (Seiso) ทำความสะอาดอย่างดีเพื่อมิให้มีฝุ่นบนพื้น เครื่องจักร หรือ เครื่องมือ

    4. สุขลักษณะ (Seiketsu) กำหนดมาตรฐานเพื่อการรักษา และ ปรับปรุง

    5. สร้างนิสัย (Shitsuke) อบรมบุคลากรเพื่อให้ทำตามกฎระเบียบที่ดีในการทำงาน

4 เคล็ดลับเพื่อความสำเร็จของกิจกรรมกลุ่มย่อย

    1. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การกำหนดเป้าหมายจะต้องประกอบด้วย SMART

      1) Specific เป้าหมายที่ดีจะต้องเจาะจง

      2) Measurable วัดได้

      3) Achievable บรรลุได้ไม่ใช่เป็นความฝัน หรือ เลื่อนลอย

      4) Realistic เป็นจริง

      5) Timetable มีกำหนดเวลา

    ตัวอย่างเช่น

      - ลดต้นทุน 30% ใน 12 เดือน

      - ลดของเสียในส่วนผลิตจาก 7% ให้เหลือ 3.5% ใน 1 ปี

      - ลดอุบัติเหตุลงให้ได้เท่ากับ 0 ในปี 2017

      - ออกกำลังกายทุกวัน ๆ ละ 30 นาทีต่อเนื่อง 21 วัน

      - ฯลฯ

    2. เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายควรเลือกกิจกรรมที่เหมาะสมกับโครงสร้างของแต่ละกลุ่ม เช่น กำหนดให้กลุ่มซ่อมบำรุงทำกิจกรรมที่เกี่ยวกับการบำรุงรักษาเครื่องจักร โดยมีเป้าหมายคือลดปัญหาการเสียของเครื่องจักร

    3. ทบทวน ประเมิน ปรับโครงสร้าง เมื่อสมาชิกของแต่ละกลุ่มรู้สึกที่ดีต่อกลุ่มของตนเองแล้ว ให้จับคู่พนักงานใหม่กับทีมงานเก่าเพื่อสร้างความคุ้นเคย ตามด้วยการปรับโครงสร้างการเรียนรู้ ทักษะการสื่อสาร และ ความสามารถพิเศษของกลุ่มเพื่อค้นหาจุดอ่อนจุดแข็งของกลุ่ม

    4. รักษาความสัมพันธ์แต่ไม่เข้าไปวุ่นวายมากเกินไป สิ่งที่ยากที่สุดคือทำอย่างไรให้ทุกคนทำกิจกรรมกลุ่มย่อยร่วมกัน ทีมงานจะต้องทำหน้าที่ในการกระตุ้น แก้ไข จูงใจ หารือ เป็น โค๊ช ให้พนักงานทำกิจกรรมได้ตามเป้าหมาย