ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

กำหนดนโยบายและระเบียบพื้นฐาน

    การจะทำให้คนตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มาทำงานร่วมกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมาย หรือ นโยบายที่แต่ละหน่วยงานกำหนดนั้น ผู้ประกอบการและฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดกฎระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ หรือ ที่เรียกสั้น ๆ ว่า วินัย

    จากพจนานุกรมภาษาอังกฤษของเวบส์เตอร์ (Webster, ค.ศง1996) กำหนดความหมายของวินัยไว้ 3 ประการ ดังต่อไปนี้ (ผศ.ดร.ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ : หน้า 274)

    1. การฝึกอบรมให้มีการแก้ไขให้ถูกต้อง หล่อหลอมให้เป็นรูปแบบ ทำให้เกิดความเข้มแข็ง หรือทำให้เกิดความสมบูรณ์

    2. การควบคุมให้เกิดผลดี โดยการสนับสนุนส่งเสิรมให้เกิดความเชื่อฟัง

    3. การลงโทษหรือการตำหนิ

    จากความหมายดังกล่าววินัยจึงเป็นทั้งการส่งเสริม และ ป้องกันพฤติกรรมของบุคลากร แต่ส่วนใหญ่วิสาหกิจขนาดกลาง ขนาดย่อม วิสาหกิจชุมชน และ ผู้ประกอบการใหม่มักไม่ได้กำหนดกฎระเบียบข้อบังคับไว้ตั้งแต่ต้น จึงส่งผลต่อการควบคุมบุคลากรในระยะยาวทั้งการปฏิบัติงาน พฤติกรรม และ การให้คุณตลอดถึงการลงโทษบุคลากร

องค์ประกอบของวินัย

    1. ระบบของหน่วยงาน วินัยเป็นระบบที่หน่วยงานนำมาใช้สำหรับชี้นำและควบคุมให้สมาชิกปฏิบัติตัวตามที่หน่วยงานต้องการ อาทิ การว่าจ้าง วันเวลาการทำงาน การพัก การลา วินัยและโทษทางวินัย

    2. พฤติกรรม การแสดงออกของบุคลากรมีผลต่อภาพลักษณ์ การดำเนินงาน และ ประสิทธิภาพของหน่วยงาน ดังนั้นวินัยจึงถูกนำมาใช้เพื่อควบคุมพฤติกรรมของบุคลากรให้เป็นไปตามแนวทางที่หน่วยงานต้องการ

    3. กลุ่มคน วินัยจะเป็นข้อกำหนดที่ช่วยให้บุคลากรอยู่ และ ทำกิจกรรมต่าง ๆ ร่วมกันได้อย่างเหมาะสม ตลอดจนส่งเสริมให้หน่วยงานสามารถดำเนินการได้ตามวัตถุประสงค์

    4. เครื่องมือ วินัยเป็นเสมือนเครื่องมือที่ให้ทั้ง คุณ (รางวัล) และ โทษ รวมถึงการให้คำปรึกษาแนะนำ ผู้ที่ทำหน้าที่รักษาวินัย จะต้องคำนึงถึงความรุนแรง ผลกระทบ และ ความเหมาะสมก่อนตัดสินใจนำวินัยมาใช้กับพนักงาน

    อย่างไรก็ตามของให้ผู้ประกอบการ และ ผู้บริหารตระหนักถึงความสำคัญของวินัยว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการแก้ไขพฤติกรรม ไม่ใช่เพื่อลงโทษ หรือ ทำให้พนักงานอายจากการถูกตำหนิ ผู้บริหารจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงนโยบายและกฎระเบียบของแผนก และ หน่วยงานเพื่อป้องกันการประพฤติผิดของพนักงาน

ตัวอย่างการประพฤติผิดวินัย

    • การขาดงาน เช่น หนีงาน ขาดงานโดยไม่จำเป็น หรือ ไม่ได้รับอนุญาต

    • พฤติกรรมขณะปฏิบัติงาน อาทิ กระด้างกระเดื่องต่อผู้บังคับบัญชาใช้คำพูดหยาบคาย หรือ คำพูดหมิ่นประมาทในสถานที่ทำงาน ทำลายข้าวของส่วนรวม เล่นการพนันในสถานที่ทำงาน พกพาอาวุธในสถานที่ทำงาน เมาสุราขณะปฏิบัติงาน ทะเลาะวิวาทในที่ทำงาน ก้าวร้าวทางเพศต่อพนักงานอื่น

    • ไม่ทำตามนโยบาย หรือ กฎระเบียบของแผนก อาทิ ไม่ใส่อุปกรณ์ความปลอดภัย ไม่ส่งเงินสดที่เก็บได้ตามกระบวนการที่กำหนด

    • ไม่ซื่อสัตย์ อาทิ ขโมยของ ทุจริต ให้ข้อมูลหรือเอกสารเท็จ ปิดบังความผิด

    • กิจกรรมภายนอกหน่วยงาน เช่น การชุมนุมประท้วงผิดกฎหมาย ประกอบอาชญากรรม ประพฤติตนเสื่อมเสียต่อสังคม ปฏิบัติงานในหน่วยงานคู่แข่ง

ปัจจัยต่าง ๆ ที่ใช้ประกอบการพิจารณาก่อนการตัดสินผู้ประพฤติผิด

    1. ก่อนที่พนักงานจะประพฤติผิด พนักงานเข้าใจนโยบาย หรือ กฎระเบียบที่กำหนดดีหรือไม่?

    2. ผู้บริหารใช้นโยบาย หรือ กฎระเบียบสอดคล้อง และ ยุติธรรมหรือไม่? ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารเคยไม่ดำเนินการตามกฎนี้กับพนักงานคนอื่นหรือไม่?

    3. พนักงานรู้หรือไม่ว่าการไม่ทำตามนโยบาย หรือ กฎระเบียบเป็นการผิดวินัย?

    4. ความรุนแรงของการฝ่าฝืนกฎระเบียบส่งผลต่อหน่วยงานมากน้อยเพียงใด?

    5. ระยะเวลาการทำของผู้กระทำผิด

    6. บันทึกการทำงาน (ทั้งดี และ ไม่ดี) ของพนักงานที่ถูกพิจารณา

    7. การยั่วยุอารมณ์โดยผู้บริหาร และ/หรือ ลูกค้า

    8. พนักงานยอมรับการประพฤติผิด และ ได้แสดงความเสียใจต่อพฤติกรรมนั้นหรือไม่?

สรุปปัจจัยที่ใช้พิจารณาดำเนินการทางวินัย คือ

    • ความรุนแรง เช่น การมาทำงานสาย ย่อมรุนแรงน้อยกว่า การ

    • ลักษณะของปัญหา

    • ความถี่ของการกระทำความผิด

    • ค่านิยมและวัฒนธรรมของหน่วยงาน

    • ความยุติธรรม

    • เอกสารและหลักฐานประกอบการพิจารณา

ลำดับขั้นตอนการดำเนินการทางวินัยสำหรับผู้ประพฤติผิดในที่ทำงาน

    1. ประพฤติผิดในที่ทำงาน

    2. ผู้บริหารสืบสวนการประพฤติผิดนั้น ๆ โดยการสอบถามพยาน และ หลักฐานอื่น ๆ

    3. ผู้บริหารสอบถามพนักงานผู้ต้องสงสัยในความผิดพลาดนั้น

    4. ผู้บริหารทบทวนหลักฐาน และ ปรึกษากับฝ่ายบุคคล เพื่อหาบทลงโทษที่เหมาะสม

    5. ทำจดหมายว่ากล่าวตักเตือน พักงาน หรือ ยุติการจ้างงาน

การดำเนินการทางวินัย

    1. การตักเตือน (Warning)

      • ด้วยวาจา (Verbal warning)

      • ด้วยวาจาพร้อมบันทึกข้อมูล (Written verbal warning)

      • ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร (Written warning)

    2. การพักงาน (Suspension)

    3. ลดขั้น (Demotion)

    4. ตัดเงินเดือน (Pay cut)

    5. ไล่ออก (Dismissal)

5 ขั้นตอนเพื่อการดำเนินการลงโทษทางวินัย (แบบตะวันตก)

    1. เตือนด้วยวาจา (Oral reprimand) ควรทำทันทีที่พนักงานกระทำความผิด (ทั้งในแง่การปฏิบัติงาน หรือ พฤติกรรมการทำงาน) ทั้งนี้การพูดจะต้องเป็นการพูดอย่างสร้างสรร มิใช่อารมณ์

    2. เตือนด้วยเอกสาร (Written warning) หากพนักงานไม่สนใจคำเตือน ผู้บริหารจำเป็นต้องออกเป็นหนังสือเตือน โดยหนังสือเตือนนั้นมีรายละเอียดเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม หรือ การปฏิบัติงานที่ไม่ถูกต้องของพนักงาน พร้อมแจ้งให้ทราบถึงพฤติกรรม หรือ การปฏิบัติงานที่ถูกต้อง และหากพนักงานไม่ปฏิบัติตามจะส่งผลอย่างไร โดยพนักงานจะได้รับสำเนาหนังสือแจ้งเตือนลงนามโดยผู้จัดการ พยาน และ พนักงานผู้กระทำผิด

    3. เตือนด้วยเอกสารครั้งสุดท้าย (Final documentation) หากพนักงานคนเดิมยังไม่เปลี่ยนพฤติกรรม ผู้จัดการจะต้องออกเอกสารเตือนครั้งสุดท้าย พนักงานที่ได้เอกสารครั้งนี้จะต้องเข้าใจว่าเขาได้รับการเตือนทั้งวาจา และ เอกสารมาแล้ว และ อาจจะถูกเลิกจ้างหากไม่เปลี่ยนพฤติกรรม

    4. พักงานด้วยการทดรองงาน (Suspension with probation) หากพนักงานยังไม่สามารถเปลี่ยนพฤติกรรมตามที่หน่วยงานกำหนดได้อีก ผู้บริหารอาจจะให้โอกาสพนักงานครั้งสุดท้ายด้วยการเปลี่ยนการจ้างงานเป็นทดรองงานในระยะเวลาที่กำหนดโดยยังจ่ายค่าจ้าง ให้คำแนะนำดูแลอย่างต่อเนื่อง ให้การฝึกอบรม ก่อนที่พนักงานจะถูกพักงาน ฝ่ายบุคคลควรเข้ามาให้คำปรึกษาแนะนำ

    5. ให้ออก (Termination) เมื่อพนักงานไม่สามารถเปลี่ยนพฤติกรรมของตนเองได้ ผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องให้ออกโดยการประชุมเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบพร้อมมอบเอกสารอธิบายเหตุผลของการให้ออก หากทุกขั้นตอนของการลงโทษเก็บเป็นลายลักษณ์อักษร พนักงานจะไม่สามารถเรียกร้องค่าชดเชยหรือฟ้องร้องตามกฎหมายได้

    เปรียบเทียบข้อมูลการดำเนินการทางวินัยของคนไทย กับ ทางตะวันตกจะเห็นว่าเราให้โอกาสพนักงานมากกว่าในเรื่องของการตัดเงินเดือน มีเจ้าของธุรกิจเคยถามคำถาม

“เราเป็นชาวพุทธจะทำอย่างไรหากพนักงานทำผิด ถ้าให้เขาออก หรือ ลงโทษ เราก็จะขาดเมตตา?”

    เป็นคำถามที่ดี และเป็นปัญหากับหลายหน่วยงานทั้งราชการและเอกชน ที่มีบุคลากรที่ทำงานไม่ได้ตามเป้า หรือ มีพฤติกรรมไม่เหมาะสม หรือบางแห่งเรียกว่า Death wood ก็ขอนำคำตอบที่บอกเจ้าของธุรกิจในวันนั้นว่า “จริงอยู่ศาสนพุทธสอนให้เมตตา แต่ก็มีอุเบกขามาเป็นที่สุด ถ้าเราทำตามกฎระเบียบที่หน่วยงานกำหนดแล้วพนักงานยังไม่เปลี่ยน ก็เหมาะสมแล้วที่จะให้เขาออก เพราะจะส่งผลเสียกับหน่วยงานในระยะยาวมากกว่า อย่าลืมหากพนักงานคนหนึ่งสามารถไม่ทำตามนโยบาย หรือ กฎระเบียบของหน่วยงาน/ของแผนกได้ อีกไม่นานจะมีคนเลียนแบบ”

 

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

    5 Steps for Effectively Disciplining Employees : hrpayrollsystems.net

    Discipline in the Workplace : hr.ubc.ca

    ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน : parameelaw.com

บรรณานุกรม :

    ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์. การจัดการทรัพยากรมนุษย์. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2545.

    วนิดา วาดีเจริญ. การจัดการทรัพยากรมนุษย์ จากแนวคิด ทฤษฎี สู่ภาคปฏิบัติ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2556.