เมื่อเราได้บุคลากรมาร่วมงานกัน หรือ มาบรรจุลงตำแหน่งที่ว่างแล้ว สิ่งแรกที่หน่วยงาน หรือ ฝ่ายบุคคลควรดำเนินการคือ การวางแผน และ ดำเนินการปฐมนิเทศ (หน่วยงานส่วนใหญ่มักไม่เห็นความสำคัญ)

วัตถุประสงค์ของการปฐมนิเทศ

    เพื่อให้ความรู้พนักงานรู้ถึง คุณค่า (Value) ประวัติความเป็นมาของหน่วยงาน (History) และ ใครเป็นใครในหน่วยงาน นอกจากนั้นยังเปิดโอกาสสร้างสัมพันธภาพกับผู้บริหาร ตลอดถึงผู้เข้าร่วมอบรม

    หากมีการวางแผนอย่างรอบคอบ การจัดปฐมนิเทศจะเป็นการจูงใจด่านแรกที่ทำให้พนักงานเกิดความประทับใจหน่วยงาน ไม่ว่าระยะเวลาการปฐมนิเทศจะ 1 วัน หรือ 6 เดือน ขอให้เข้าใจว่า ไม่ใช่เพียงเพื่อรักษาให้พนักงานทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล (Productivity) ด้วย

    หน่วยงานที่ทำหลักสูตรปฐมนิเทศดี ๆ จะกระตุ้นให้บุคลากรใหม่มีความกระตือรือร้นในการทำงานเพิ่มมากขึ้น จะปรับสมดุลย์ระหว่างสิ่งที่พนักงานทำ กับ สิ่งที่หน่วยงานต้องการให้พนักงานทำ อันส่งผลต่อการลดอัตราการลาของพนักงาน

เทคนิคการทำปฐมนิเทศเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

    1. กำหนดเป้าหมาย อาทิ เพื่อกระตุ้นให้พนักงานทำงานด้วยความกระตือรือร้น ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าได้รับการต้อนรับ และ เชื่อมต่อพวกเขาเข้ากับวิสัยทัศน์ของกลุ่ม

    2. ดำเนินการเกี่ยวกับงานเอกสารที่เกี่ยวกับพนักงานใหม่ ล่วงหน้าวันปฐมนิเทศ 1 วัน อาทิ ทำนามบัตร ป้ายติดหน้าอก เอกสารที่ต้องอ่าน (กฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับพนักงานใหม่)

    3. ควรทำปฐมนิเทศให้เร็วที่สุด

    4. เน้นการแชร์วิสัยทัศน์ เพื่อให้พนักงานทราบทิศทางของหน่วยงานในอนาคต ระหว่างการปฐมนิเทศ ผู้ที่ทำหน้าที่ถ่ายทอดข้อมูล จะต้องแสดงออกถึงความจริงใจต่อพนักงานทั้งการจัดอบรม และ การตอบคำถามที่เป็นข้อข้องใจของพนักงาน

    5. ให้ความสนใจกับผู้รับผิดชอบในการดูแลการปฐมนิเทศ ที่สำคัญคือประธานผู้กล่าวต้อนรับพนักงานจะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงทุกครั้ง

    6. เริ่มต้นอบรมแบบสบาย ๆ วันแรกของการปฐมนิเทศจะให้ความสำคัญกับการทำความเข้าใจกับพนักงานเรื่องทิศทางของหน่วยงานในอนาคต การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้างาน และ ผู้ร่วมงาน รวมทั้งพาพนักงานใหม่เดินดูรอบที่ทำงาน อย่าลืมแจ้งให้พนักงานทราบถึงการแต่งกายเพื่อเข้าร่วมอบรม

    7. เริ่มจากเรื่องทั่ว ๆ ไป จนถึง เรื่องที่เฉพาะเจาะจงที่เกี่ยวกับงานโดยตรง

    8. ติดตามผลหลังการอบรม หลังการอบรม 60 - 90 วันควรสอบถามความคิดเห็นของพนักงาน และ หัวหน้างาน (Supervisor) ถึงหลักสูตรปฐมนิเทศที่พวกเขาเข้าร่วมว่าเป็นอย่างไร? เรื่องอะไรที่พวกเขาคิดว่าเป็นการเสียเวลา? อะไรที่ควรเพิ่มเข้าไปในหลักสูตร? มีคำถามอะไรหรือไม่?

เหตุผลที่การปฐมนิเทศล้มเหลว

    1. กิจกรรมกลุ่มน่าเบื่อ ล้าสมัย และทุกคนไม่มีส่วนร่วม

    2. ไม่มีแรงจูงใจในการมีส่วนร่วม อาทิ รางวัลการร่วมในกิจกรรมไม่น่าสนใจ หรือ ไม่มี การแสดงความยินดีกับพนักงานใหม่ เมื่อเขาได้รับรางวัลไม่น่าประทับใจ

    3. ข้อมูลมากเกินไป จริงอยู่การนำเสนอเรื่องเกี่ยวกับหน่วยงาน และ แผนกต่าง ๆ สำหรับพนักงานใหม่เป็นสิ่งที่สำคัญ แต่มากเกินไปก็ทำให้เกิดความเบื่อหน่ายได้

    4. ไม่มีการติดตามผลหลังปฐมนิเทศ หากเราไม่ต้องการให้ผู้เข้าปฐมนิเทศลืมความประทับใจจากการปฐมนิเทศ เราควรจัดสังสรรค์พนักงานใหม่หลังการปฐมนิเทศ เพื่อเติมข้อมูลที่เกี่ยวกับหน่วยงาน และที่เป็นประโยชน์ต่อพนักงาน รวมทั้งช่วยให้เราได้ทราบสิ่งใหม่ๆ จากพนักงานด้วย

    5. เนื้อหาหลักสูตรไม่เกี่ยวข้องกับการปฐมนิเทศ เช่น ไม่มีการพูดถึงความเป็นมาของหน่วยงาน (Foundation) ไม่สร้างให้พนักงานเห็นความสำคัญของวิสัยทัศน์ (Vision) เป้าหมาย (Goals) และ พันธกิจของหน่วยงาน (Mission) เราควรให้พนักงานจำสิ่งเหล่านี้โดยการใส่ไว้ในกิจกรรมที่พนักงานมีส่วนร่วม

เทคนิคการใช้กิจกรรมกลุ่ม (Team Building) เพื่อการปฐมนิเทศ

    กิจกรรมกลุ่มที่ใช้เพื่อการปฐมนิเทศในแต่ละหน่วยงานจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของหน่วยงาน เช่นบางหน่วยงานอาจเน้นเรื่องการแข่งขัน บางหน่วยงานเน้นการมีส่วนร่วม หรือ การสร้างสรรค์

    ผู้เขียนได้มีโอกาสทำปฐมนิเทศให้ข้าราชการ และ พนักงานราชการ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรมหลายครั้ง เร่ิมต้นต้องละลายพฤติกรรม พูดคุยจากเรื่องใกล้ตัวพวกเขาก่อน ต้องคิดหน้างานว่าจะทำอย่างไรให้ผู้เข้าอบรมประทับใจตั้งแต่แรก แล้วจึงนำไปสู่การทำกิจกรรมกลุ่ม (Walk Rally) กับ ถวายสัตย์ปฏิญาณต่อหน้าพระบรมฉายาลักษณ์ของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว ต่อไป

    การทำกิจกรรมกลุ่ม (Walk Rally) เราต้องรู้ว่าจะเน้นเรื่องอะไร สำหรับที่จัดเราเน้นการทำงานร่วมกัน ทัศนคติ การเป็นผู้นำ และ ผู้ตาม การแก้ไขปัญหา และ ความเชื่อใจ ซึ่งตรงนี้หากผู้บริหารได้มาสังเกตการณ์จะทำให้ได้เห็นศักยภาพ และ บุคลิกภาพของพนักงานใหม่ กิจกรรมกลุ่มที่กำหนดจะต้องเตรียมการว่าจะทำกิจกรรมอะไร และ คาดว่าจะได้อะไรจากกิจกรรม ทีมวิทยากรจะต้องจับประเด็นและสรุปให้ดี ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกประทับใจ และ รู้สึกภาคภูมิใจที่เข้าทำงานกับเรา เพื่อใช้อารมณ์นี้ในการถวายสัตย์ปฏิญาณในวันต่อไป เราจะกระตุ้นให้บุคลากรมีความกระตือรือร้นเพื่อความก้าวหน้าในชีวิต เช่นจากพนักงานราชการ ก็พยายามสร้างแรงขับให้พวกเขาตั้งใจเป็นข้าราชการต่อไป หรือ หากเป็นข้าราชการก็กระตุ้นให้เขาเรียนปริญญาตรี/โทต่อไป

    จึงของสรุปว่า อย่าให้การปฐมนิเทศเป็นเพียงการใช้งบประมาณ หรือ จัดไปตามเป้าหมายที่กำหนด เพราะพนักงานใหม่จะมีความประทับใจมากน้อยขึ้นกับการรับรู้สิ่ง ดี ๆ ที่หน่วยงานมอบให้ตั้งแต่ก้าวเข้ามา

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

    “Employee Orientation : Keeping New Employees on Board” thebalance.com

    “5 Reasons Why Your New Employee Orientation Will Fail” teambonding.com

    “Practical Tips for New-Employ

    “5 Tips to Make Your Orientations Successful” bcjobs.ca