ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

บริหารทรัพยากรบุคคลกับโครงสร้างองค์การ

    การวางแผนทรัพยากรบุคคลเป็นการศึกษา วิเคราะห์ และคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดล้อมทางด้านการแข่งขันทั้งทางการตลาด การผลิต และ การเงิน ที่อาจมีผลกระทบต่อการคาดการณ์เพื่อวางแผนทรัพยากรบุคคลของธุรกิจ เป็นแนวปฏิบัติเกี่ยวกับกระบวนการเตรียมการเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิผล ตั้งแต่ก่อนบุคลากรจะเข้าร่วมงานกับหน่วยงาน ในขณะปฏิบัติงานอยู่ในหน่วยงาน จนถึงพ้นออกจากหน่วยงาน เพื่อจะได้เป็นแนวทางปฏิบัติและเป็นหลักประกันว่าหน่วยงาน จะมีคนที่มีคุณภาพเพียงพอตลอดเวลา และมีคุณภาพชีวิตในการทำงานที่เหมาะสม สามารถปฏิบัติงานให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของหน่วยงานได้

    การเริ่มวางแผนทรัพยากรบุคคลควรเริ่มจากการวิเคราะห์ SWOT บุคลากรในทุกระดับ ที่สำคัญคือจะต้องเป็นการสอดคล้องระหว่างแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Strategic Business Plan) กับ แผนกลยุทธ์ทรัพยากรบุคคล (Strategic Human Resource Management Plan) โดยทั้ง 2 แผน เกี่ยวข้องตั้งแต่เป้าหมายของธุรกิจ และ

โครงสร้างหน่วยงาน

    จากภาพข้างบนโครงสร้างหน่วยงานแบบที่ 1 เป็นโครงสร้างง่ายๆ ที่มีผู้ร่วมงานน้อย เน้นเจ้าของคนเดียว ส่วนใหญ่เป็นธุรกิจสำหรับผู้ประกอบการใหม่ วิสาหกิจชุมชน อุตสาหกรรมในครอบครัวเล็ก ๆ อาทิ ธุรกิจซื้อมาขายไป ตัดผม ตัดเสื้อ หรือธุรกิจผลิต-ขายสินค้าที่สามารถทำได้คนเดียว เช่น แชมภู สบู่ ขนม เป็นต้น เป็นธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตามธุรกิจ หรือ อุตสาหกรรมแบบนี้ก็ต้องให้ความสำคัญกับเรื่องบุคลากรด้วย ซึ่งในกรณีนี้ก็คือ ตัวเจ้าของธุรกิจ และ เครือญาติที่ร่วมในธุรกิจ

    สำหรับโครงสร้างแบบที่ 2 เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่แบ่งตามหน้าที่สำหรับวิสาหกิจขนาดกลาง และ ขนาดย่อม โดยแบ่งเป็น 4 ฝ่ายหลักคือ ผลิต ตลาด บัญชี/การเงิน และ บุคคล แต่จากประสบการณ์วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ส่วนใหญ่จะมีแค่ 3 ฝ่ายหลักคือ บัญชี/การเงิน (บางที่ใช้ชื่อว่าส่วนสำนักงาน) ตลาด และ ผลิต ส่วนฝ่ายบุคคลจะให้ฝ่ายบัญชี/การเงินรับผิดชอบเพราะฝ่ายนี้ทำเรื่องเงินเดือนบุคลากร

    ส่วนโครงสร้างแบบที่ 3 เป็นโครงสร้างที่เหมาะกับวิสาหกิจชุมชน (OTOP) หรือ กลุ่มสหกรณ์ เป็นการแบ่งตามสายงานผลิต (สินค้า) ที่กลุ่ม OTOP รับผิดชอบ โดยมีการกำหนดประธานกลุ่มใหญ่ดูแลทีมงานทุกสายการผลิต และแต่ละผลิตภัณฑ์จะกำหนดประธานย่อยตลอดถึงทีมงานด้วย

ปัจจัยสำคัญของการพัฒนาโครงสร้างหน่วยงาน คือ

    - อายุของหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญที่ก่อให้เกิดการพัฒนาและปรับปรุงโครงสร้างหน่วยงาน หน่วยงานมักมีการพัฒนาและปรับปรุงในช่วงเวลาต่าง ๆ ซึ่งการพัฒนาและปรับปรุงนั้นมักเชื่อมโยงกับการปรับโครงสร้างหน่วยงานด้วย

    - ขนาดของหน่วยงาน เมื่อหน่วยงานมีการขยายใหญ่ขึ้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเพื่อรองรับการขยายตัวของหน่วยงาน ดังรูปที่ 1 และ 2 ที่กล่าวแล้วข้างต้น จากเดิมผู้ประกอบการทำงานคนเดียว แต่เมื่อมีการขยายตัวใหญ่ขึ้นก็ต้องมีการเพิ่มส่วน/แผนกมากขึ้น

    - การพัฒนาปรับปรุงหน่วยงานอย่างต่อเนื่อง ทำให้ต้องมีการเพิ่มคนหรือตำแหน่งงาน รวมทั้งปรับปรุงตำแหน่งในสายงานต่าง ๆ เมื่อมีการเกษียณ และ ลาออก

    - การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทั้งภายใน และ ภายนอกหน่วยงาน อาทิ การเปลี่ยนกลยุทธ์ทางธุรกิจ การเปลี่ยนตัวผู้บริหาร สภาพการแข่งขัน ส่งผลต่อการเปลี่ยนโครงสร้างหน่วยงาน

    - การเจริญเติบโตของอุตสาหกรรมที่หน่วยงานเกี่ยวข้อง ส่งผลให้หน่วยงานต้องมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเพื่อให้ทันต่อการเจริญเติบโตของอุตสาหกรรมสาขานั้น ๆ

    อย่างไรก็ตามผู้เขียนขอแนะนำว่า ไม่ว่าธุรกิจของผู้ประกอบการจะมีโครงสร้างแบบใดก็ตาม ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญกับฝ่ายบุคคลตั้งแต่ช่วงวางแผนก่อนเริ่มธุรกิจเลย เพราะหากหน่วยงานเราเติบโตขึ้น การบริหารจัดการบุคลากรอย่างเป็นระบบตั้งแต่ สรรหา พัฒนา และ รักษา ตามที่ได้กำหนดไว้ จะช่วยให้การทำงานของหน่วยงานมีประสิทธิผลตามเป้าหมายได้ดีกว่า และ เร็วกว่าไม่มีระบบงานบุคคลมารองรับ เพราะหน้าที่ของงานบุคคลมิใช่แค่การทำเงินเดือน ตรวจลงเวลา การรับเข้า-ไล่ออกเท่านั้น

    เมื่อเราได้โครงสร้างหน่วยงานแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (คนส่วนใหญ่นิยม เรียกสั้น ๆ ว่า ฝ่าย HR) ก็จะต้องวางแผนว่าจะสรรหาใคร? เมื่อไหร่? อย่างไร? ต่อไป จะเห็นได้ว่าช่วงวางแผนการทำธุรกิจ ส่วน HR จะต้องเข้าไปร่วมด้วย เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการดำเนินการเรื่องบริหารจัดการบุคลากรต่อไป