ก่อนสรรหาบุคลากรมาร่วมงานเพื่อให้เป้าหมายธุรกิจเป็นไปตามที่เรากำหนด นอกเหนือจากการเวิเคราะห์งานแต่ละงาน (Job Analysis-JA) แล้ว สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การกำหนดคำพรรณนาลักษณะงาน (Job Description-JD) และ กำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งของบุคลากรที่เราต้องการ (Job Specification-JS) เพื่อนำไปใช้ในการสรรหา พัฒนา และ ประเมินผลงานบุคลากรต่อไป (ไม่ต้องกังวลเรื่องเหล่านี้เราสามารถหาได้จาก internet)

    การกำหนดคำพรรณาลักษณะงาน (Job description - JD) เมื่อเราได้ลักษณะของแต่ละงานแล้ว เราต้องนำลักษณะงานนั้น ๆ ไปกำหนดขอบข่ายความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง (JD)

แนวคิดการทำ JD

    1. ชื่อตำแหน่ง (Job Title) เป็นชื่อที่เป็นทางการ เช่น พนักงานฝ่ายผลิต หัวหน้างานพัสดุ เป็นต้น

    2. รายงานต่อ (Reports to) ผู้ทำงานในตำแหน่งนี้ทำงานขึ้นกับใคร

    3. เป้าหมายในงาน (Job Purpose) อธิบายภาพรวมของลักษณะงานในตำแหน่งนี้ ทำไมต้องมีตำแหน่งนี้ และอะไรทำให้งานบรรลุเป้าหมาย (ความยาวไม่ควรเกิน 4 บรรทัด)

    4. หน้าที่และความรับผิดชอบ (Duties and Responsibilities) กำหนดรายการหน้าที่และความรับผิดชอบโดยกำหนดหัวเรื่องและตัวอย่างการทำงานแต่ละระดับเพื่อความชัดเจน สามารถทำ JD แบบยืดหยุ่นได้เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงาน “คิดนอกกรอบ” และ ในขณะเดียวกันต้องระวังเรื่อง “การปัดความรับผิดชอบ” ด้วย

      - แต่ละตำแหน่งควรกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบหลัก 3 - 8 เรื่อง อาทิ วางแผน (Planning) ดำเนินการ (Operations) พัฒนา (Development) ลูกน้อง (Staff) บริหารจัดการตนเอง (Self-management)

      - เรียงลำดับหน้าที่และความรับผิดชอบตั้งแต่ความสำคัญมากที่สุด

      - เริ่มต้นแต่ละหัวเรื่องด้วยคำกิริยา เช่น ควบคุม วางแผน กำหนด ปฏิบัติ ตรวจสอบ จัดเก็บ เป็นต้น

      - ใช้ภาษาเขียนแทนภาษาพูด

      - ให้ความชัดเจนในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบ (ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำไม และ บ่อยแค่ไหน) ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า “ให้การต้อนรับผู้เยี่ยมชมหน่วยงาน”ก็ให้เขียนว่า “ให้การต้อนรับผู้เยี่ยมชมหน่วยงานด้วยท่าทางแบบมืออาชีพ และ เป็นมิตร”

      - หลีกเลี่ยงการเขียนที่ต้องตีความ เช่น “จัดการเมล์ที่เข้ามา” ให้เปลี่ยนเป็น “คัดเลือกแและจัดส่งเมล์ที่เข้ามา”

    5. เงื่อนไขการทำงาน (Working Condition) หากงานต้องทำภายใต้เงื่อนไขพิเศษกว่าปกติ เช่น ต้องอยู่นอกเวลาทำงานปกติ ทำงานวันหยุด งานเป็นกะ ทำงานนอกสถานที่ ทำงานกับลูกค้าพิเศษ เป็นต้น จะต้องกำหนดไว้ภายใต้หัวข้อนี้ด้วย

    6. การรายงานความคืบหน้าของงาน (Direct Report) กำหนดไว้ชัดเจนว่าผู้ทำงานตำแหน่งใดต้องรับผิดชอบในการสอนงาน

    7. อนุมัติโดย (Approved by) ลายเซ็นของผู้มีอำนาจในการอนุมัติ JD นั้นๆ

    8. อนุมัติเมื่อไหร่ (Date Approved) วันที่ JD นี้ได้รับการอนุมัติ

    9. ทบทวนแก้ไข (Reviewed) JD นี้ได้รับการทบทวนแก้ไขครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่?

    ปกติ JD จะต้องทบทวนปีละครั้ง แต่สามารถแก้ไขได้บ่อยเท่าที่จำเป็น

ตัวอย่าง JD ตำแหน่ง เจ้าของธุรกิจที่รวบรวมจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ

    • วางแผนกลยุทธ์ธุรกิจ และ งบประมาณ

    • เฝ้าดูวัฒนธรรมหน่วยงาน และ ยี่ห้อสินค้า

    • เป็นนักขายที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

    • ทบทวนรายงานยอดผลิตสินค้ากับยอดขาย

    • เปรียบเทียบเป้ายอดขายที่กำหนดกับที่ขายได้จริงทั้งในระยะสั้นและยาว

    • กำหนดการสรรหาและ จัดสรรงบประมาณ

    • ดูแลงานเกี่ยวกับบุคลากรอย่างดียิ่ง อาทิ การคัดเลือก การอบรม และ การจูงใจ

    • สรรหาบุคคลากร และ คนงานที่มีความรับผิดชอบเพื่อทำงานในแต่ละส่วนอย่างมีประสิทธิภาพ

    • จะต้องคัดเลือก สอน และ พัฒนาทีมงานหลักเพื่อให้ทำงาน และ ส่งต่องานไปในแนวทางที่เจ้าของต้องการ

    • รับผิดชอบในการจัดการแรงงานจ้างเหมาภายนอกของธุรกิจด้วยตนเองอย่างมีประสิทธิภาพและความชำนาญ

    • สร้างและรักษาสัมพันธภาพระหว่างบุคลากรกับลูกค้าอย่างดียิ่ง

    • บริหารจัดการความสัมพันธ์ระหว่างส่วน และ แผนก และมั่นใจว่าพวกเขาร่วมมือช่วยเหลือกันอย่างดี

    • ดูแลการเงินของธุรกิจ

    • บริหารหน่วยงานตามสถานการณ์เศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลง เพื่อให้ธุรกิจอยู่ในตำแหน่งที่มั่นคงในตลาด และ สามารถรักษาสภาพนั้นไว้ตลอดไป

    • รักษาความพึงพอใจของลูกค้า

    • เดินทางเพื่อจัดซื้อวัตถุดิบที่สำคัญในการผลิต

    • ใช้ประโยชน์จากสื่อโซเชียล (Social Media) และช่องทางต่างเพื่อส่งเสริมการขายสินค้าและบริการ

    • ประเมินผลประกอบการด้วยเครื่องมือที่มีประสิทธิผลเพื่อตรวจสอบโอกาสของความสำเร็จในธุรกิจ

ตัวอย่าง JS ที่เจ้าของธุรกิจควรมี

    • ควรมีทักษะในการบริหาร

    • มีทักษะในการสื่อสารที่ดีเยี่ยมทั้งการเขียน และ การพูด

    • มีทักษะในการเป็นผู้นำและการให้คำแนะนำ

    • ควรเป็นผู้ที่มีความระมัดระวัง และ ทำงานด้วยจิตใจที่หนักแน่น

    • การศึกษาระดับปริญญาตรีทางการจัดการธุรกิจ หรือ การบริหารจากสถาบันที่ได้รับการยอมรับ

    • ความรู้ในกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ทางธุรกิจ รวมถึง การตลาด การทำแผนธุรกิจ จริยธรรมทางธุรกิจ เพิ่มโอกาสที่จะอยู่รอดทางธุรกิจ

    • ความสามารถในการมองเห็นปัญหา ริเริ่มสร้างสรรค์ และ แก้ไขอย่างเป็นเหตุเป็นผล

    • ความสามารถในกำหนดโครงสร้างหน่วยงานให้สอดคล้องกับแผนงาน

    • มีวินัยในการบริหารเวลาและสร้างสัมพันธภาพ

    • กล้าที่จะดำเนินการเรื่องการตลาด และ การทำบัญชี

    • มีความเข้าใจอย่างดีในเรื่องสารสนเทศ และ เทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่

เพื่อสะดวกในการเขียน และ เข้าใจ ควรเขียนคำพรรณาลักษณะงานเป็นข้อ ๆ ดังนี้

    ตำแหน่งหน้าที่รับผิดชอบ 'ผู้จัดการฝ่ายผลิต'

    1.รับผิดชอบในการเปลี่ยนวัตถุดิบที่ได้รับให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปอย่างมีประสิทธิผล

    2.มั่นใจว่างานจะดำเนินไปอย่างเรียบร้อย

    3.สามารถให้คำแนะนำเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น และ มีประสิทธิภาพดีขึ้น

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

    บทความตามสายงาน th.jobsdb.com

    รายละเอียดงานในตำแหน่ง ผู้จัดการแผนกผลิต advance-pack.co.th

    Job Description Template - HR council hrcouncil.ca/docs/Template_JD.doc

บรรณาณุกรม :

    1. อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์. เทคนิคการเขียน Job Description และ JR Matrix เล่ม1 และ เล่ม 2. กรุงเทพฯ : เอช อาร์ เซ็นเตอร์, 2555.

    2. Bernardin, H. John. Human Resource Management : AN Experiential Approach. 3rd ed. 2003.

    3. Dale, Margaret. A Manager’s Guide to Recruitment and Selection. 2nd ed. 2003.

    4. Business-owner-job-description : http://www.bestsamplejobdescription.com/business-job-description/small-