ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การบริหารทรัพยากรบุคคลกับการวิเคราะห์งาน

    การวิเคราะห์งานเป็นพื้นฐานทั้งหมดของการตัดสินใจในการประเมินและคัดเลือกบุคลากร ก่อนการกำหนดผู้ที่เหมาะสมที่สุดในงาน เราควรที่จะเข้าใจลักษณะของงานนั้น ๆ ก่อน การวิเคราะห์งานจึงช่วยให้เข้าใจรายละเอียดของแต่ละงาน สมรรถนะที่จำเป็นต่อการทำงานด้วย และความเชื่อมโยงระหว่างงานกับสมรรถนะขีดความสามารถ

ข้อมูลการวิเคราะห์งานใช้เพื่อ :

    - กำหนดและเขียนเป็นเอกสารสมรรถนะขีดความสามารถที่ต้องการในแต่ละงาน

    - กำหนดความเกี่ยวข้องของงานระหว่างเนื้องานกับสมรรถนะขีดความสามารถที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย

    - ใช้เป็นข้อมูลเพื่อป้องกันในด้านกฎหมายเกี่ยวกับกระบวนการประเมินผลและการคัดเลือก

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis - JA)

    การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการพัฒนาคำอธิบายของงาน อาทิ ภาระกิจ หน้าที่ และ ความรับผิดชอบ ตลอดถึงคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (ความรู้ ทักษะ และ ความสามารถ) ที่พนักงานต้องมีเพื่อที่จะปฏิบัติงานได้

    การวิเคราะห์งานจำกระทำเมื่อ สร้างองค์กรใหม่ สร้างงานใหม่ และ เปลี่ยนแปลงงานใหม่อย่างมีนัยสำคัญ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโยี วิธีการ ขั้นตอน หรือ ระบบ เป็นการลำดับขั้นเพื่อการจ้างงานในแต่ละตำแหน่ง แต่ละหน้าที่ และ แต่ละขั้นตอน อันนำไปสู่การได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจ เหมือนการเตรียมดินก่อนปลูกดอกไม้ เป็นการวิเคราะห์ที่เน้นเฉพาะเนื้องานและลักษณะของแต่ละงานเท่านั้น ไม่ใช่เรื่องคนที่ทำอยู่ ณ ตำแหน่งนั้น ๆ

องค์ประกอบของ JA

    • สร้างระบบการจ้างงานที่มีประสิทธิผล และ ยุติธรรม (Establishing fair and effective hiring practices) ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานจะช่วยให้ผู้จ้างงานมีเกณฑ์ในการคัดเลือกบุคลากร อาทิ ความรู้ ทักษะ และ ความสามารถที่เราต้องการเพื่อให้ทำงานนั้น ๆ ได้สำเร็จ ทั้งยังช่วยให้ผู้จ้างงานเลือกวิธีการคัดเลือกบุคลากรได้อย่างเหมาะสม เช่น คำถามเพื่อการสัมภาษณ์ แบบทดสอบความรู้ความสามารถ

    • ใช้ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานกำหนดงานต่าง ๆ ที่บุคลากรต้องทำ และ ยังใช้กำหนดความต้องการในการฝึกอบรม กำหนดหลักสูตร และ ประเมินผลการฝึกอบรม

    • การเก็บข้อมูลที่ต้องการเพื่อการทำ JA

    • เนื้องาน (Content) เป็นการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องการงานที่ทำ เป้าหมายของการทำงานนั้น ๆ อุปกรณ์เครื่องมือ เครื่องจักรที่ใช้ในกระบวนการทำงาน นอกเหนือจากนั้นควรเก็บข้อมูลความสำคัญของงานว่าอยู่ในระดับใด การฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างบรรลุเป้าหมาย เนื้องานอาจแยกเป็นระดับได้ ดังนี้

      ระดับทั่วไป (Broad Level)

        หน้าที่และงานรับผิดชอบ

        นิยาม : ความรับผิดชอบหลักของผู้ดำรงตำแหน่งนี้

        ตัวอย่าง : หน้าที่ของอาจารย์ คือ การสอน การทำวิจัย และ การให้บริการต่อมหาวิทยาลัยและชุมชน

      ระดับกลาง (Intermediate Level)

        หน้าที่และงานรับผิดชอบ :

        นิยาม : อะไรที่บุคลากรต้องทำเมื่ออยู่ในตำแหน่งนี้ เป็นงานที่ทำเพื่อให้ได้สินค้าและบริการตามที่กำหนด

        ตัวอย่าง : หน้าที่ในการสอนต้องการให้อาจารย์ทำงานต่าง ๆ อาทิ สอน ทำ/ตรวจและให้คะแนนผลสอบ และ ปฏิสัมพันธ์กับนักศึกษา

        พฤติกรรมที่ต้องการ :

        นิยาม : งานสำคัญที่ไม่ใช่งานเฉพาะเจาะจง เช่น พฤติกรรมที่แสดงออกในการทำงานต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมาย

        ตัวอย่าง : “การสื่อสาร” อาจารย์ถูกว่าจ้างในเรื่องพฤติกรรมนี้ในงานต่าง ๆ อาทิ การสอน การปฏิสัมพันธ์กับนักศึกษา

      ระดับเฉพาะ (Specific Level)

        งานรอง

        นิยาม : ขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้งานสำเร็จ

        ตัวอย่าง : งานสอนจะต้องประกอบด้วยงานรองต่าง ๆ อาทิ อ่านตำราและเอกสารที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ ตัดสินใจว่าจะสอนอะไร สื่อสารเนื้อหาสารด้วยอย่างไรให้ผู้ฟังสนใจและเข้าใจเนื้อหาสถานกาณ์วิกฤต

        นิยาม : เหตุการณ์ต่าง ๆ ที่จะก่อให้เกิดการขาดประสิทธิผลในงานที่ทำ

        ตัวอย่าง : อาจารย์ใช้หลากหลายตัวอย่างในการอธิบายหัวเรื่องยากยาก

    • บริบท (Context) เงื่อนไขภายใต้งานที่ทำ และความต้องการอื่น ๆ อาทิ การลงโทษพนักงาน การรายงาน (ใครรายงานใคร) การได้รับการให้คำแนะนำ การตัดสิน อำนาจ การปฏิสัมพันธ์กับบุคคลอื่น เงื่อนไขในการทำงาน ความต้องการบุคลากรทั้งเรื่องร่างกาย และ จิตใจ

    • ความต้องการอื่น ๆ (Requirements) เกี่ยวกับ

      - ความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงานในตำแหน่งนั้น ๆ

      - ทักษะในการทำงานที่เกี่ยวกับเครื่องยนต์ อาทิ ทักษะในการขับรถ folk lift และ ทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล

      - ความสามารถในการทำงานที่ไม่เกี่ยวกับเครื่องยนต์ อาทิ ความสามารถในการ

      - สื่อสาร ความสามารถในการคำณวน ความสามารถในการแก้ไขปัญหา หรือ เป็นเหตุเป็นผล

      - บุคลิกภาพ - ลักษณะของแต่ละคน (อาทิ การรับรู้ ความมั่นใจ จริยธรรมในงาน การเกี่ยวข้องกับผู้อื่น เป็นต้น) หรือ ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ (อาทิ อดทนต่อความน่าเบื่อ ยินดีทำล่วงเวลา จริงใจกับทุกคน)

      - หนังสือรับรอง (ประกาศนียบัตร ใบรับรอง และ ใบอนุญาต)

วิธีการเก็บข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์งาน

    1. สังเกตการณ์พร้อมเก็บข้อมูลด้วยการถ่ายคลิปแต่ละงาน (Observation)

    2. ทดลองปฏิบัติงานจริง (Performing the Job)

    3. สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ ทั้งแบบรายบุคคล หรือ เป็นกลุ่ม อาทิ หัวหน้างาน พนักงาน ลูกค้า และ จากแหล่งข้อมูลอื่น ๆ (Interviews)

    4. เหตุการณ์วิกฤตที่เกิดขึ้น (Critical Incidents) อธิบายตัวอย่างพฤติกรรมทั้งดี และ ไม่ดี ของการปฏิบัติงาน และ สภาพแวดล้อม และ ผลที่ตามมา

    5. จดไดอารี่ (Diaries) อธิบายงานที่ทำทุกวันของแต่ละตำแหน่ง

    6. บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน นอกเหนือจากเนื้องาน (Background Records) ทบทวนเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน อาทิ โครงสร้างองค์กร คู่มือการฝึกอบรม นโยบายหน่วยงาน คู่มือการปฏิบัติงาน หรือ คำอธิบายการออกจากงาน

    7. แบบสอบถาม (Questionnaires) โดยการใช้แบบฟอร์ม และ ตารางตรวจสอบ (Checklists) การใช้คำถามปลายเปิด หรือ คำถาม

    วิธีการวิเคราะห์ลักษณะงาน (Job Analysis) คือ ระบบการเก็บรวบรวมข้อมูลความต้องการระดับต่ำสุดในแต่ละงาน โดยกำหนดแบบสอบถามง่าย ๆ ดังนี้

      - หน้าที่ของงาน ทั่ว ๆไป และ เฉพาะเจาะจง(พิเศษ)

      - ความรับผิดชอบ

      - เครื่องมือที่ใช้ต่าง ๆในการทำงาน รวมถึงอุปกรณ์และเสื้อผ้าเพื่อความปลอดภัย

      - การทำงานร่วมกับแผนกอื่นทั้งภายในและภายนอกแผนก ดังนั้นความรู้ ทักษะ และความสามารถ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องกำหนด

      - สภาพแวดล้อมในการทำงาน ทั้งที่ดีและไม่ดี (กลิ่นไม่ดี และอุณหภูมิที่สูงหรือต่ำเกินไป) รวมถึงความเสี่ยงต่างๆ อาทิ การระเบิด

กรอบการหาข้อมูลเพื่อทำการวิเคราะห์งาน

    ข้อมูลต่อไปนี้เป็นภาพรวมหน้าที่ของฝ่ายต่าง ๆ อาทิ บุคคล บัญชีและการเงิน ฝ่ายผลิต

    จากภาพตัวอย่าง JA ตำแหน่งเลขา ความรับผิดชอบจะถูกกำหนดเวลาว่าเป็นกี่เปอร์เซนต์ของเนื้องานในตำแหน่งนั้น ๆ ซึ่งการกำหนดนี้จะช่วยในการกำหนด หรือใช้ในการกำหนดคำพรรณาลักษณะงาน (JD) ต่อไป

ตัวอย่างการทำ JA งานบัญชี

    เขียนรายละเอียดของงานบัญชี ซึ่งในกรณีนี้เจ้าหน้าที่ได้ให้ข้อมูล ดังนี้ งานบัญชีของบริษัทจะต้องทำ

    1. บัญชีเจ้าหนี้ รายละเอียด การลงบัญชี ปิดบัญชี และ ทำรายงาน

    2. บัญชีลูกหนี้ รายละเอียด การลงบัญชี ปิดบัญชี และ ทำรายงาน

    3. บัญชีทั่วไป

    4. บัญชีต้นทุน

การวิเคราะห์งาน (JA) เฉพาะบัญชีเจ้าหนี้

    1. ลงบัญชี ปิดบัญชี และ ทำรายงานบัญชีเจ้าหนี้ ได้ตามเวลาที่กำหนด

ใบพรรณางาน (JD)

    1. ผู้ดำรงตำแหน่งนี้ สามารถลงบัญชี ปิดบัญชี และ ทำรายงานได้อย่างถูกต้อง

    2. อื่น ๆ ตามที่หัวหน้ามอบหมายงานให้ทำ

คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (JS)

    1. จบด้านบัญชี ปวส./ปวช.

    2. สามารถทำ Excel ได้เป็นอย่างดี

    3. มีมนุษยสัมพันธ์

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

    Job Analysis : referenceforbusiness.com