ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

เทคนิคการสัมภาษณ์ก่อนการตัดสินเลือก (Interview)

การสัมภาษณ์เป็นเรื่องที่ต้องใช้ประสบการณ์เป็นอย่างมากในทุกตำแหน่ง เพราะแม้จะมีหลักบ้าง แต่ก็ไม่สามารถบอกได้หรือใช้ได้ในทุกสถานการณ์เหมือนกัน วิธีที่ส่วนใหญ่ชอบใช้ คือ การสัมภาษณ์โดยยกสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในหน่วยงาน หรือ ที่ผู้ถูกสัมภาษณ์มีประสบการณ์ อันเกี่ยวข้องกับงานในตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร แล้วให้ผู้สัมภาษณ์บอกการดำเนินการ หรือ การแก้ไขสถานการณ์/เหตุการณ์ นั้น ๆ พร้อมผลที่ได้รับ หรือ คาดว่าจะได้รับ ตัวอย่างเช่น การสัมภาษณ์เพื่อรับเจ้าหน้าที่ตำแหน่ง เลขานุการ

ความรู้/ทักษะ

- การเขียนจดหมายโต้ตอบ

- ภาษาอังกฤษติดต่อสื่อสารได้

ฯลฯ (ขึ้นกับใบพรรณางาน - JD ที่กำหนดของแต่ละหน่วยงาน)

คุณลักษณะ

- เด็กจบใหม่ มีประสบการณ์หรือไม่มีก็ได้

- มนุษย์สัมพันธ์ดี

ฯลฯ (ขึ้นกับคุณลักษณะของตำแหน่ง - JS ที่กำหนดของแต่ละหน่วยงาน)

คำถาม	ตำแหน่งนี้มีลูกค้าต่างชาติมาติดต่ออยู่เสมอ ขอให้คุณเล่าประวัติตนเองเป็นภาษาอังกฤษค่ะ
คำถาม	มีประสบการณ์ในการทำงานเลขาหรือไม่?
คำตอบ	ไม่มีค่ะ เพิ่งจบ
คำถาม	เลขาคนเดิมกำลังจะออกใน 1 เดือนนี้ คุณจะเรียนรู้งานอย่างไรให้ได้มากที่สุด?
คำตอบ	....
คำถาม	ในขณะที่เจ้านายไม่อยู่ในสำนักงานแล้วมีเรื่องให้ต้องตัดสินใจหรือต้องการข้อมูลกระทันหัน คุณจะทำอย่างไร?
คำตอบ	จะสอบถามและหาข้อมูลจากพี่ ๆ ที่อยู่มาก่อน แล้วนำข้อมูลนั้นมาพิจารณาค่ะ
คำถาม	เชื่อเลยหรือ?
คำตอบ	ไม่ทั้งหมดค่ะ ต้องใช้ความรู้ความสามารถของตนเองที่มีด้วย
คำถาม	ถ้าให้คะแนนตนเอง 1-10 ในความมั่นใจ คุณให้เท่าไหร่? (คะแนนความซื่อสัตย์ ความอดทน...)
คำถาม	มีครอบครัวหรือยัง? หน่วยงานเคยเจอปัญหาว่า สามี/แฟน หึงมาราวีถึงที่ทำงาน เพราะเลขากลับดึก หรือ ต้องออกไปหาลูกค้ากับเจ้านาย คุณสามารถจัดการปัญหานี้อย่างไร?

องค์ประกอบของการสัมภาษณ์

• สถานที่ในการสัมภาษณ์ ควรสะอาด เงียบ และ เป็นส่วนตัว

• ผู้สัมภาษณ์ ควรมี 2 คน

• กำหนดเวลาในการสัมภาษณ์

• เตรียมตัวให้พร้อม

• เริ่มสัมภาษณ์อย่างไม่เป็นทางการ อาทิ หน่วยงานเราทำอะไร ประสบความสำเร็จเรื่องอะไร เหตุผลที่ต้องสรรหาคนเพิ่ม

• คำถามควรเป็นคำถามปลายเปิด เช่น “ช่วยเล่าเรื่องคุณให้ฟังหน่อย” “อธิบายให้เราฟัง...” “ช่วยยกตัวอย่าง..”

• จดบันทึกคำตอบ บุคลิกท่าทาง เพื่อประกอบการพิจาณาคัดเลือก

• คำถามจากผู้ถูกสัมภาษณ์

• จบการสัมภาษณ์ มั่นใจว่าได้ข้อมูลครบทั้ง 2 ด้าน

• ทบทวน พร้อมทำจดหมายขอบคุณและแจ้งผลให้เร็วที่สุด

สิ่งที่ควร และ ไม่ควรทำในการสัมภาษณ์

1. หากคุณสามารถออกแบบงานที่สมบูรณ์แบบคุณจะทำอะไร? ทำไม?

2. หัวหน้างานแบบไหนที่ทำงานกับคุณได้ดี?

3. ช่วยอธิบายให้ฟังถึงหัวหน้างานของคุณด้วย?

4. กำหนดโครงสร้างของเวลาคุณอย่างไร?

5. บอก 3 สิ่งที่คุณชอบในงานที่คุณทำอยู่ขณะนี้?

6. ช่วยบอก 3 เรื่องในงานปัจจุบันที่คุณทำได้สำเร็จมากๆ?

7. คุณจะทำอะไรให้หน่วยงานในขณะที่คนอื่นทำไม่ได้?

8. บอกจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง

9. คุณคิดว่าคุณจะทำงานที่นี่จนถึงตำแหน่งอะไร? ทำไมคิดแบบนั้น?

10. คาดหวังว่าอีก 5 ปี จะทำอะไร?

11. สนใจอะไรในหน่วยงานนี้มากที่สุด? ตำแหน่งนี้ละ?

12. อธิบาย 3 สถานการณ์ที่งานของคุณถูกวิจารณ์

13. เคยจ้างใครมาก่อนหรือไม่? ถ้าเคยคนแบบไหนที่คุณกำลังตามหา?

สิ่งที่ควรทำการเตรียมการก่อนการสัมภาษณ์

• เขียนคำถามที่จะถามผู้ถูกสัมภาษณ์แต่ละคน

• มั่นใจว่าทุกคำถามเป็นคำถามปลายเปิด อันจะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ คำถามมักขึ้นต้นด้วย ใคร อะไร เมื่อไหร่ ทำไม ที่ไหน และ อย่างไร

• มั่นใจว่าแต่ละคำถามเกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์ตัดสินใจได้ว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นประสบการณ์ ความชำนาญ และ อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเหมาะสมกับตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่ ตัวอย่างคำถามเช่น “ช่วยเล่าให้ฟังว่าตอนอยู่ที่ทำงานเก่า คุณได้ทำงาน.....(ตรงกับตำแหน่งที่สมัคร) นี้อย่างไร?” หรือ “คุณจะทำอะไรเพื่อให้มั่นใจว่าจะทำงานนี้เสร็จทันเวลา และ อยู่ภายในงบประมาณที่กำหนด?”

• หลีกเลี่ยงคำถามที่จะนำไปสู่จุดจบที่ผิด หรือ เป็นการแบ่งแยก เช่น “คุณคิดว่าคุณจะสามารถเดินทางไปได้ทุกที่ที่ได้รับมอบหมายไม๊?” “คุณมีการจัดการเรื่องเด็กอย่างไร?”

• หากมีผู้สัมภาษณ์หลายคน จะต้องหารือกันว่าใครจะเป็นประธาน ใครเป็นคนถามคำถาม จำไว้ว่าผู้ถูกสัมภาษณ์จะต้องประทับใจผู้สัมภาษณ์ด้วย พวกเขาย่อมรู้สึกไม่ประทับใจหากไม่มีการจัดการ หรือ ถามคำถามนอกประเด็น ซึ่งจะนำไปสู่การปฏิเสธในงานที่เขาได้รับการคัดเลือก

• มั่นใจว่ามีคนจดบันทึกการสัมภาษณ์ หากผู้สัมภาษณ์ไม่จดเอง สิ่งที่ควรทำขณะสัมภาษณ์

• จำไว้ว่าเรากำลังขายตัวเราเอง และ หน่วยงาน รวมทั้งพยายามเลือกส่ิงที่ดีที่สุดของผู้ถูกสัมภาษณ์แต่ละคน

• ถามคำถามชุดเดียวกันกับผู้ถูกสัมภาษณ์แต่ละคน เพื่อป้องกันการลำเอียง

• ก่อนจบการสัมภาษณ์จะต้องแจ้งให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ทราบว่าพวกเขาจะทราบผลเมื่อไหร่

สิ่งที่ควรทำหลังการสัมภาษณ์

• พิจารณาข้อมูลที่ผู้ถูกสัมภาษณ์พูดไว้อย่างเป็นระบบ และ ใช้ข้อมูลนั้นในการตัดสินใจ จดเหตุผลและมั่นใจว่ามีเหตุผลมากพอ เพื่อผู้ที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์จะไม่สามารถเอาผิดเราได้

• แจ้งให้ผู้ที่ผ่านการสัมภาษณ์ทราบผลการคัดเลือกให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้

• ควรทิ้งระยะเวลาในการส่งจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานที่ไม่ได้รับการคัด

เลือก จนกว่าผู้ที่ผ่านการคัดเลือกจะตอบตกลงเข้าทำงานกับหน่วยงาน

อะไรไม่ควรทำในการสัมภาษณ์?

• ตรงข้ามกับสิ่งที่ควรทำ

• ไม่เข้าสัมภาษณ์ช้า

• ไม่ออกนอกกรอบการสัมภาษณ์ และ ถามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือ เสี่ยงต่อการแบ่งแยก

• ไม่เขียนข้อแนะนำใด ๆ หากไม่ต้องการให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ทราบ

• ไม่ควรทิ้งสิ่งที่จดไว้จากการสัมภาษณ์ทันที

• **หากไม่มีผู้สมัครเหมาะสมกับตำแหน่งนั้น อย่านัดซ้ำคนเดิม ให้ดำเนินการสรรหาใหม่ดีกว่าเลือกคนที่ไม่เหมาะกับงาน

ตัวอย่างคำถามในการสัมภาษณ์ที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ และ งาน HR

ตัวอย่างคำถามเรื่อง “การทำงานเป็นทีม”

• คุณคิดว่ามีส่วนร่วมในทีมงานอย่างไร

• อะไรคือผลงานที่คุณภาคภูมิใจในการมีส่วนร่วมทำงานกับผู้อื่น ช่วยเล่าให้ฟังหน่อย

• สิ่งที่แสดงให้เห็นว่าคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างดี และได้รับการยอมรับจากเพื่อนร่วมงาน

• จากประสบการณ์ที่ผ่านมา เมื่อคุณพบการทำงานของลูกน้องหรือเพื่อร่วมงานที่ไม่ค่อยประสานงานกัน คุณมีวิธีการจัดการกับปัญหานั้นอย่างไรบ้าง

การสัมภาษณ์เป็นทักษะอย่างหนึ่งที่ไม่ได้ใช้เพียงแค่สัมภาษณ์ผู้สมัครงานเท่านั้น แต่ยังใช้สัมภาษณ์ผู้ที่ต้องการเลื่อนตำแหน่ง ผู้ที่ต้องการโอนย้ายงาน บริหารคนเก่งและคนดี ตลอดถึง วางแผนสืบทอดตำแหน่ง ด้วย

บรรณานุกรม :

กฤติน กุลเพ็ง. เทคนิคการสัมภาษณ์งานตามเครื่องมือ Competency. กรุงเทพฯ : เอช อาร์ เซ็นเตอร์, 2554