ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

งานเอกสารเกี่ยวกับงานบุคคล

    งานบุคคลสำหรับผู้ประกอบการใหม่ และ วิสาหกิจขนาดย่อม จำเป็นต้องเตรียมการเพื่องานบริหารทรัพยากรบุคคล ดังนี้

    1. เริ่มจากรายละเอียดของงานต่าง ๆ เป็นการกำหนดบทบาทของแต่ละหน้าที่ในหน่วยงาน ตลอดถึงบุคลากรที่เหมาะกับตำแหน่งนั้น ๆ ไม่ว่าเราจะกำหนดข้อมูลไว้มากหรือน้อยก็ตาม ที่สำคัญคือต้องกำหนดว่าความสำเร็จของบุคลากรในแต่ละตำแหน่งนั้นคืออะไร การกำหนดนี้เป็นการกำหนดเพื่อใช้ในหลายโอกาส อาทิ หากในอนาคตต้องการจ้างหน่วยงานภายนอกทำ (outsource) เราสามารถนำข้อมูลที่ทำนี้ไปใช้ได้ทันที

    2. ใช้รายละเอียดของแต่ละงานที่กำหนด สร้างโครงสร้างหน่วยงาน

    3. สร้างแผนบุคลากรเพื่อคัดเลือกคนให้เหมาะกับงานในแต่ละช่วงของธุรกิจ อาทิ ตอนนี้เราคิดว่าเราต้องการพูดคุยกับใครมากที่สุด อาทิ พนักงานขาย พนักงานผลิต พนักงานพัฒนาสินค้า หรือ พนักงานการตลาด แผนนี้จะต้องช่วยให้เราเห็นภาพว่าบุคลากรที่เราจ้างมาจะทำอะไรให้เราในอีก 12 เดือนข้างหน้า

    4. วางระบบ HR หากเป็นไปได้ควรนำ Software ที่เกี่ยวกับงานบุคคลมาใช้จะสะดวกกว่าการใช้ Program Excel (ยกเว้นธุรกิจเรามีบุคลากรที่สามารถใส่สูตร เพื่อให้ Excel คำณวนให้เราได้)

    5. กำหนดเอกสารโครงสร้างเงินเดือนของหน่วยงาน หน่วยงานสามารถกำหนดเงินเดือนสำหรับหน้าที่ต่าง ๆ ในหน่วยงาน และ นำโครงสร้างเงินเดือนที่กำหนด เปรียบเทียบกับโครงสร้างเงินเดือนในตลาดสำหรับตำแหน่งเดียวกัน ทั้งนี้ควรมีการปรับโครงสร้างเงินเดือน ทุก 6 เดือน เพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขัน หากหน่วยงานมีการให้สิ่งตอบแทนในรูปแบบต่าง ๆ อาทิ สิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ให้ถือหุ้น แบ่งกำไร หรือ ยืดหยุ่นในเรื่องเวลาการทำงาน อย่างลืมทำเป็นเอกสารโดยเก็บไว้แยกต่างหาก จากเอกสารโครงสร้างเงินเดือน

    6. จัดทำเอกสารสิ่งตอบแทน และ ผลประโยชน์ต่าง ๆ แม้หน่วยงานที่ก่อตั้งใหม่ อาจจะยังไม่สามารถให้ผลประโยชน์ต่าง ๆ เหมือนหน่วยงานที่ก่อตั้งมานาน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าหน่วยงานที่ก่อตั้งใหม่จะให้ผลประโยชน์อะไรไม่ได้ ลองคิดอะไรที่สร้างสรรและแตกต่าง เช่น พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้หรือไม่? หน่วยงานช่วยให้บุคลากรสามารถซื้ออุปกรณ์ หรือ ให้ส่วนลดพนักงานในการซื้อของจากหน่วยงานต่าง ๆ เป็นต้น

    7. มีนโยบายที่กำหนดเป็นเอกสารชัดเจน รวมถึงการลงบันทึกประวัติบุคลากรในเรื่องการลา อาทิ ลาพักร้อน ลาป่วย ลากิจ วันหยุดของหน่วยงาน วันหยุดประจำปี เวลาพักในแต่ละวัน การแลกกะ เวลาทำงาน เวลาเลิกงาน

    8. การวัดผลการปฏิบัติงาน ตอนสร้างรายละเอียดของแต่ละงาน/ตำแหน่ง ควรกำหนดการวัดความสำเร็จพร้อมเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรของแต่ละงาน/ตำแหน่ง จะต้องมั่นใจว่าเมื่อหน่วยงานเติบโตขึ้นรายละเอียดที่กำหนดจะมีการเปลี่ยนแปลง แต่ทีมงานจะเข้าใจความหมายของ “ทำได้ดี” และ การกำหนดเป้าหมายก็เพื่อให้พนักงานใหม่ทำงานได้ตามที่กำหนด ทั้งนี้กุญแจสำคัญของการวัดผลการปฏิบัติงานคือ ความต่อเนื่อง และ การสะท้อนกลับผลการประเมิน

    9. กำหนดนโยบายการเดินทาง และ เอกสารเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย เช่นพนักงานขายจะได้รับอะไรบ้างในการเดินทาง อาทิ ค่าที่พัก เบี้ยเลี้ยง ค่าพาหนะ การเบิกจ่าย เป็นต้น

    10. กำหนดนโยบายการลาออก หรือ การไล่ออก ว่าจะต้องดำเนินการอย่างไร? จะมีการพูดคุยก่อนให้ออกหรือไม่? จะต้องคุยกับหัวหน้างาน หรือ ผู้จัดการแผนกของผู้ที่จะออกด้วยหรือไม่? กระบวนการก่อนไล่ออก อาทิ การเตือนด้วยคำพูด และ เป็นลายลักษณ์อักษรมีอะไรบ้าง?

    11. การอบรมและพัฒนา หน่วยงานตั้งใหม่อาจยังไม่จำเป็นต้องมีการอบรมและพัฒนาบุคลากรอย่างเป็นระบบ แต่หน่วยงานตั้งใหม่ก็ควรมีการกำหนดโปรแกรมการให้คำแนะนำ (mentor) โดยผู้บริหารในหน่วยงาน ทั้งนี้เพราะผู้บริหารจะทราบว่าพนักงานที่ตนดูแลควรได้รับการสอนเรื่องอะไร

    12. การทำแบบฟอร์มมาตรฐาน ใบพรรณางาน (Job description) และ กำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job specification) อันจะช่วยในการสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่ง และ เพื่อช่วยให้ทีมงานสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน

    13. การกำหนดสัญญาจ้างงาน ดูรายละเอียดในอินเตอร์เนต โดยพิมพ์คำว่า “สัญญาจ้าง” เวปที่มีสัญญาจ้าง อาทิ www.thailaws.com หรือ www.decha.com