เราจ้างอะไร?

    แต่ก่อนที่จะคุยเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงานบุคลากร ขอทำความเข้าใจก่อนว่าเราจ้างส่วนไหนของคนมาทำงาน Peter Drucker กูรูด้านการบริหารจัดการได้ให้คำนิยามว่า “One cannot hire a hand, its owner comes with it” (เราไม่สามารถจ้างเพียงแค่มือคนเข้ามาทำงานให้เราได้ แต่ตัวตนของเขาต้องตามมือทั้งสองของเขาเข้ามาทำงานกับด้วย) ซึ่งเปรียบเสมือนภาพภูเขาน้ำแข็งข้างล่างนี้

    ภูเขาน้ำแข็งเปรียบเสมือนตัวคนที่ต้องการมาร่วมงานกับเรา โดยแยกเป็น 2 ส่วน คือส่วนที่อยู่เหนือน้ำนั่นก็คือความรู้ (Knowledge) และ ความชำนาญ (Skill) ตลอดถึง ประสบการณ์ และ รูปลักษณ์ภายนอก เป็นส่ิงที่เราสามารถทราบได้จากเอกสารประกอบการสมัครงาน จากการสัมภาษณ์ และ จากลักษณะท่าทางภายนอก อีกส่วนคือส่วนที่อยู่ใต้นำ้ หรือ ที่เรียกว่าคุณลักษณะ (Attribute) ที่ทำให้คนแตกต่างกันทั้งการรับรู้/ความเชื่อ (Perception) ความคิด/ทัศนคติ (Attitude) และ พฤติกรรม (Behavior) โดยส่วนใต้น้ำนี้ไม่สามารถเห็นได้จากการพบกันในช่วงเวลาสั้นๆ จึงต้องมีการทดลองงาน เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน และ บุคลิกภาพ รวมทั้งพัฒนาบุคลากรเพื่อเพิ่มเติมความรู้ ทักษะ และ ปรับทัศนคติในการทำงานต่อไป

    การออกแบบรูปแบบการประเมินผลงานในปัจจุบันมักใช้สมรรถนะขีดความสามารถ (Competencies) ซึ่งประกอบด้วย KSA (ดังที่กล่าวแล้วข้างต้น) ประกอบด้วย 2 ส่วนหลักคือ ความรู้/ความชำนาญ มักกำหนดการให้คะแนนไว้ 70 - 80% และ คุณลักษณะอื่น ๆ 30 - 20% เหตุผลที่ประเมินคุณลักษณะด้วยเพราะหลายหน่วยงานพนักงานมีความรู้ความสามารถทัดเทียมกัน แต่พฤติกรรมที่แสดงออกต่างกัน อาทิ การมีส่วนร่วมในการปรับปรุงงาน ทัศนคติในงาน บุคลิกภาพ การตัดสินใจ การทำงานเป็นทีม ฯลฯ แตกต่างกัน ด้วยเหตุนี้จึงต้องมีการกำหนดการประเมินพฤติกรรมเพื่อให้เกิดความร่วมมือระหว่างผู้ร่วมงาน และ ระหว่างแผนก

รูปแบบการประเมินผลงาน

    สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม วิสาหกิจชุมชน และ ธุรกิจใหม่ การประเมินผลการปฏิบัติงานยังไม่ซับซ้อน แต่อย่างไรก็ควรมีการกำหนดรูปแบบการประเมินที่เป็นระบบ เพื่อขวัญและกำลังใจของพนักงาน และ เพื่อผู้บริหาร/ผู้ประกอบการจะได้ประเมินผลอย่างยุติธรรม ดังนี้

    1. กำหนดผู้ประเมิน ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรนอกจากหัวหน้างานโดยตรงของผู้ถูกประเมินแล้ว เรายังสามารถกำหนดให้ลูกค้า หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้องกับผู้ถูกประเมินทั้งภายนอกและภายในแผนก รวมถึง ตัวผู้ถูกประเมินเอง เป็นผู้ประเมินร่วมด้วย

    2. กำหนดผู้ถูกประเมิน การประเมินสามารถทำได้เป็นรายคน หรือ กลุ่ม สำหรับธุรกิจใหม่ หรือ ขนาดเล็กคงต้องเป็นการประเมินรายบุคคลมากกว่ากลุ่ม

    3. งานเอกสารเกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน

     1) ความถี่ และ เวลาในการประเมิน

       - จำนวนครั้งในการประเมินผล ต่อปี อาทิ ต่อปี ทุก 6 เดือน หรือ ทุก 4 เดือน แล้วแต่หน่วยงานจะกำหนด ส่วนใหญ่ทำปีละครั้ง อย่างไรก็ตามหลายหน่วยงานที่มีการกำหนดเป้าหมายในการทำงาน (KPI) มักประเมินทุกไตรมาสเพื่อให้พนักงานได้ทราบว่าผลงานของเขาอยู่ในระดับใด จะได้มีโอกาสปรับปรุงสมรรถนะขีดความสามารถ (Competencies) ของตนเอง ใขณะเดียวกันผู้บริหารจะได้เห็นการเปลี่ยนแปลงศักยภาพในตัวพนักงาน

       - เวลาในการประเมิน อาทิ ครบปีในการทำงาน หลังจากจบโครงการที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ

     2) การให้คะแนน เช่น ใช้แบบฟอร์มที่ต้องลงนามโดยผู้บริหาร หรือ ประเมินผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือ การใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลการประเมิน

     3) จัดอบรม

       - ผู้ประเมิน และ ผู้ถูกประเมิน

       - กำหนดตารางเวลา/ การประเมิน/การติดตามผล

     4) การแจ้งผลการประเมิน เป็นการให้ข้อมูลแก่พนักงานเพื่อให้ทราบว่าตนปฏิบัติงานอยู่ในระดับใด สมควรที่จะต้องมีการพัฒนาและปรับปรุงมากน้อยเพียงใด ทั้งนี้ควรแจ้งผลการประเมินเป็นการพูดคุย โดยเฉพาะผู้ที่ทำผลงานไม่ได้ตาม เป้าหมาย ทั้งนี้หัวหน้าและฝ่ายบุคคลควรจะเตรียมการ อาทิ ข้อมูลการทำงานของพนักงาน ก่อนการพูดคุย

ข้อควรระวังในการประเมินพนักงานคือ

    - เอาใจลูกน้อง

    - เข้มงวดเกินไป

    - มองมุมเดียว

    - ให้คะแนนกลาง ๆ โดยเฉพาะถ้าเรากำหนดให้คะแนน 1 - 5 ส่วนใหญ่ก็จะให้คะแนนที่ 3 ดังนั้นควรกำหนดคะแนน 1 - 4

    - ประเมินแบบมีอคติกับผู้ถูกประเมิน