ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การกำหนดสภาพแวดล้อมในหน่วยงาน

    สภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นหนึ่งในเรื่องสำคัญท่ีทำให้พนักงานได้รับความพึงพอใจในการทำงาน นอกเหนือจากค่าจ้าง ชั่วโมงทำงาน ผลประโยชน์และสวัสดิการ ระบบการบริหารจัดการ วัฒนธรรมหน่วยงาน ฯลฯ

    เหตุเพราะพนักงานชอบสถานที่ทำงานที่มีความสะอาดและเป็นระเบียบ สถานที่ทำงานที่มีสภาพแวดล้อมที่ ร้อนไป หนาวไป ชื้น การระบายอากาศไม่ดี แสงสว่างไม่เพียงพอ เสียงดังเกินไป รวมถึงที่ทำงานสกปรก ไม่เป็นระเบียบนอกจากส่งผลต่อขวัญและกำลังใจ (Morale) และ ความปลอดภัย (Safety) ของบุคลากรในการทำงานแล้ว ยังส่งผลต่อการเพิ่มผลผลิต (Productivity) ต้นทุน (Cost) คุณภาพ (Quality) การส่งมอบสินค้า (Delivery) ของหน่วยงานด้วย

    ในปัจจุบันหลายหน่วยงานนำระบบการปรับปรุงงาน (Kaizen) อาทิ 5ส. ระบบคิวซี หรือ การนำระบบ GMP/HACPP มาใช้เพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปรับปรุงสภาพแวดล้อม และ ปัญหาที่เกิดจากการทำงาน ในขณะเดียวกันก็มีกฎหมายเกี่ยวกับความปลอดภัยมาบังคับให้หน่วยงานต้องปรับปรุงสภาพแวดล้อม

5 คุณลักษณะสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี

    1. การสื่อสารกันอย่างเปิดเผยและโปร่งใส

      - การเปิดโอกาสให้บุคลากรได้หารือเรื่องวิสัยทัศน์ หรือ ค่านิยมของหน่วยงานในระหว่างการประชุม จะทำให้บุคลากรได้ตระหนักถึงคุณค่าของตนเอง และรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของหน่วยงาน นอกเหนือจากนั้นผู้บริหารควรให้บุคลากรได้เสนอแผนงาน หรือ แนวทางการทำให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายที่กำหนดแล้วนำแนวทางนั้นผสมกับของผู้บริหารไปดำเนินการ

      - เป็นทั้งผู้รับและผู้ให้ การสื่อสารแบบสองทางระหว่างผู้บริหารกับพนักงานจะช่วยลดข้อจำกัด หรือ ช่องว่างระหว่างตำแหน่ง ทั้งยังช่วยเพิ่มระดับความเชื่อใจระหว่างบุคลากรในระดับเดียวกัน และ ในระดับที่ต่างกัน ทุกคนจะรู้สึกถึงความเป็นหนึ่งเดียวกันในหน่วยงานมากขึ้น เกิดความเคารพระหว่างกันโดยไม่ใช่เพราะสายงาน บุคลากรกล้าเสนอความคิดเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานอันส่งผลดีต่อหน่วยงาน

    2. ความสมดุลย์ระหว่างชีวิตส่วนตัว และ งาน ส่งผลต่อความพึงพอใจในงานที่ทำ

      - หากพนักงานได้รับการเติมเต็มในเรื่องความต้องการ และ เป้าหมายในชีวิต อาทิ ครอบครัว เพื่อน แรงจูงใจ ความก้าวหน้า ฯลฯ พนักงานจะรู้สึกมั่นใจ และ ทำงานได้ดีขึ้น นอกจากนั้นประสบการณ์ต่าง ๆ ที่พนักงานได้รับนอกเหนือจากการทำงาน (ชีวิตส่วนตัว) เขาสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานได้ด้วย ความสมดุลย์ระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวจะช่วยให้พนักงานมีความคิดสร้างสรรเพิ่มขึ้น และ ช่วยให้เกิดความคิดนอกกรอบ

      - คนส่วนใหญ่มักนิยามคำว่าบุคลากรที่ดี คือคนที่ต้องทุมเท และ เสียสละเวลาส่วนตัวให้กับงานจนถึงขั้นบ้างาน ทำให้พลาดโอกาสดี ๆ ในชีวิต ดังนั้นเพื่อให้บุคลากรตระหนักถึงความสำคัญของการรักษาสมดุลย์ ผู้บริหารจึงควรแสดงความรับผิดชอบโดยการให้ความรู้ และ มอบรางวัลบุคลากรผู้รู้จักรักษาสมดุลย์ชีวิตส่วนตัวและได้ผลงานตามเป้า เช่น เข้างาน-ออกงานตรงเวลาโดยได้ผลการปฏิบัติงานตามที่กำหนด

    3. เน้นการฝึกอบรมและพัฒนา ในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หน่วยงานจำเป็นที่จะต้องอบรมบุคลากรให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น อาทิ เทคโนโลยีที่หน่วยงานใช้เมื่อ 10 ปีก่อน กลับเป็นสิ่งที่ล้าสมัยในยุคปัจจุบัน ดังนั้น หากคนหรือหน่วยงานไม่ปรับก็จะถูกแทนที่ในอนาคต เพื่อให้การเพิ่มผลผลิตในหน่วยงานสูงขึ้น และเป็นไปอย่างต่อเนื่อง หน่วยงานที่เน้นการอบรมและพัฒนาจะมีแผนที่เส้นทางการฝึกอบรม (Training roadmap) สำหรับบุคลากร การพัฒนาทักษะ แบ่งเป็น

      • Hard skill เป็นการพัฒนาทักษะ ที่มีผลกระทบต่อการเพิ่มผลผลิตต่องานโดยตรง เช่น ความรู้การเก็บข้อมูลระบบการจัดการสมัยใหม่

      • Soft skill เป็นการพัฒนาทักษะเกี่ยวกับการสร้างสัมพันธภาพอันส่งผลต่อขวัญและกำลังใจในหน่วยงาน

      • การมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีจะต้องมีการฝึกอบรมในเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพอยู่เสมอ รวมทั้งการค่อย ๆ ปลูกฝังทัศนคติเชิงบวกในหมู่บุคลากร

    4. แสดงการยอมรับการทำงานหนักด้วยการให้รางวัล การให้รางวัลเป็นสิ่งที่จำเป็นในการกระตุ้นให้เกิดพฤติกรรมเชิงบวก ตามหลักจิตวิทยา ดังนั้นการให้รางวัลจึงถูกนำมาใช้ในพฤติกรรมการบริหารจัดการด้วย

      - การแสดงความยินดี การพูดชื่นชมด้วยคำพูดง่าย ๆ โดยหัวหน้างานเป็นรางวัลที่ไม่เป็นตัวเงิน แต่สำคัญในการช่วยจูงใจและกระตุ้นบุคลากร

      - ตามธรรมดาเมื่อพนักงานทำงานหนัก และ ได้รางวัลจากผู้บริหาร พนักงานจะรู้สึกถึงคุณค่าในสิ่งที่ตนได้ทำให้กับหน่วยงาน

      - นอกเหนือจากการให้รางวัลเป็นตัวเงินแก่พนักงาน การมีปฏิสัมพันธ์ต่อกันก็เป็นเสมือนสิ่งที่ดี ๆ ที่แสดงออกถึงการยอมรับในความพยายามที่พนักงานทำให้กับหน่วยงาน ผู้บริหารควรพูดชื่นชมเป็นส่วนตัว และ เจาะจงในสิ่งที่พนักงานทำได้ดีกว่าปกติแม้จะเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ตาม

    5. แสดงความแข็งแกร่งของทีม ปกติคนเรามักต้องการการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงาน รวมทั้งต้องการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม แต่การจะรวมกันเป็นกลุ่มได้ไม่ใช่เรื่องง่ายเพราะมุมมอง และ รูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันของแต่ละคน เพื่อให้ค่อย ๆ ทำงานเข้ากันกลุ่มควรมีเป้าหมายที่เป็นส่วนรวม เริ่มจากมองด้านบวกของเพื่อนร่วมทีมก่อนด้านลบ มีการฉลองวันเกิดให้สมาชิกในทีม หากิจกรรมต่าง ๆ ทำร่วมกันเป็นทีม โดยมีพื้นฐานแนวคิดว่า “จะทำอะไรก็ตาม จะทำเป็นทีม”

กิจกรรมที่เกี่ยวกับการบริหารและปรับปรุงสภาพแวดล้อม

    • กำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมายเรื่องสภาพแวดล้อม

    • จัดตั้งหน่วยงานรับผิดชอบ

    • วิเคราะห์และค้นหาลักษณะปัญหาสภาพแวดล้อมที่สำคัญ ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาท้ังภายในและภายนอกหน่วยงาน

    • ส่งเสริมและประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับสภาพแวดล้อม ความปลอดภัยในการทำงานและอาชีวอนามัยที่ดี

    • จัดเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยวิชาชีพมาหาให้ความรู้ ให้คำปรึกษาหรือบรรยายให้พนักงานและผู้เกี่ยวข้อง

    • จัดอบรมเรื่องความปลอดภัยตามที่กฎหมายกำหนด

    • จัดกิจกรรม 5ส. เพื่อให้พนักงานตระหนักและร่วมรับผิดชอบด้านสภาพแวดล้อมในการทำงาน

    • จัดหน่วยฝึกและซ้อมสภาวะฉุกเฉินต่าง ๆ อาทิ ไฟไหม้ น้ำท่วม

    • จัดให้มีการศึกษาเพื่อการปรับปรุงสุขอนามัย ความปลอดภัย

    • จัดทีมงานติดตามผลเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องในการรักษาสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน

 

แหล่งข้อมูล:

    ธัญญา ผลอนันต์. การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล: แนวทางสร้างความพึงพอใจแก่พนักงาน. กรุงเทพฯ : อินโนกราฟฟิกส์. 2537

    5 Characteristics of A Positive work Environment : www.hongkiat.com