ทรัพยากรบุคคล

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การกำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (JS)

    คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification) เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ ความรู้ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่ง จัดเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับ HR มืออาชีพ ที่จะใช้ในการสื่อให้ผู้สนใจในตำแหน่ง นั้น ๆ ทราบและตัดสินใจว่าเขาเหมาะกับตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่ ดังนั้น HR ควรจะเขียนอธิบายคุณสมบัติที่ต้องการให้ชัดเจน การกำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job specification - JS)

    เมื่อเราได้ลักษณะของแต่ละงาน คำพรรณาลักษณะงาน แล้ว เราก็จะกำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งของบุคคลากร (JS) สำหรับทุกตำแหน่งที่เรากำหนด

องค์ประกอบการทำ JS

องค์ประกอบข้างล่างนี้อาจไม่จำเป็นต้องมีครบในทุกตำแหน่ง

    1. วุฒิการศึกษาที่เหมาะกับแต่ละตำแหน่ง เช่น ตำแหน่งพนักงานขับรถ การศึกษาก็

    2. ความรู้เฉพาะตำแหน่ง

    3. ทักษะ

    4. ความสามารถ

    5. คุณลักษณะอื่น ๆ เช่น บุคลกภาพส่วนตัว

    6. เอกสารแสดงเกี่ยวกับอาชีพ เช่น ประกาศนียบัตร

    7. ประสบการณ์

    8. เงื่อนไขการทำงาน (Working Condition) หากงานต้องทำภายใต้เงื่อนไขพิเศษกว่าปกติ เช่น ต้องอยู่นอกเวลาทำงานปกติ ทำงานวันหยุด งานเป็นกะ ทำงานนอกสถานที่ ทำงานกับลูกค้าพิเศษ เป็นต้น จะต้องกำหนดไว้ภายใต้หัวข้อนี้ด้วย

    9. ความต้องการทางกายภาพ (Physical Requirements) เช่น งานที่ต้องยือทำเป็น เวลานาน งานที่ต้องยกขอหนัก ทำงานซ้ำๆพร้อมมีเวลาพักเล็กน้อย เป็นต้น

ตัวอย่างการเขียน JS ตำแหน่ง “ผู้จัดการฝ่ายขาย”

ประสบการณ์

    • ประสบการณ์อย่างน้อย 2 ปี ที่เกี่ยวข้องกับการขาย หรือ ช่องทางการจำหน่ายกับบริษัท IT ที่มีชื่อเสียง

    • หากมีประสบการณ์ขายสินค้าเกี่ยวกับ ERP จะได้รับคะแนนเพิ่มเป็นพิเศษ

การศึกษา

    • ผู้สมัครจะต้องจบปริญญาตรีด้านการตลาดและการขาย

    • ผู้สมัครจะต้องจบปริญญาโททางด้านบริหารธุรกิจจากมหาวิทยาลัยที่ได้รับการยอมรับ เน้นเรื่องขายและการตลาด

ทักษะ และ ความรู้ที่ต้องการ

    • ผู้สมัครจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารอย่างดีเยี่ยม

    • ผู้สมัครจะต้องมีความมั่นใจตนเอง

    • มีความสามารถในการนำเสนอต่อหน้าผู้ฟังจำนวนมาก

    • สามารถทำงานภายใต้สภาวะกดดันสูงได้

    • สามารถทำกลยุทธ์ทางการตลาดได้

    • สามารถทำงานภายใต้สถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

    • มีทัศนคติในการเก็บความลับ

    • ประสบการณ์ในการเสนอราคา ต่อรอง และ ปิดการขาย

    • สามารถจัดการการขายได้ทั้งตั้งแต่ต้นจนจบ

    • เชี่ยวชาญในการถ่ายทอด

คุณสมบัติระดับสูงที่หน่วยงานต้องการ

    • ทำให้สินค้าเป็นที่ต้องการของตลาด

    • เป็นผู้ประสานงานระหว่างลูกค้า กับ หน่วยงาน

    • สาธิตการใช้สินค้าให้ลูกค้า

    • จัดการวงจรการขายได้อย่างสมบูรณ์

    • มั่นใจว่าลูกค้าจะมีความพึงพอใจในระดับสูงมาก

    • วิเคราะห์ตนเองได้

    • มั่นใจว่าเป้าหมายสำเร็จ 100%

    • บริหารจัดการช่องทางการจำหน่วยสินค้า

แหล่งที่มา : “What is Job Specification?” todaycut.com

    ตัวอย่างคุณสมบัติขั้นต่ำของตำแหน่ง “ผู้จัดการฝ่ายขาย”

การศึกษา (Education) ปริญญาตรี สาขาวิชา (Major) การตลาด, บริหารทั่วไป
ประสบการณ์ (Experience) ด้านการขาย อย่างน้อย 7 ปีขึ้นไป
ด้านการบริหารและพัฒนาทีมงาน อย่างน้อย 5 ปีขึ้นไป
ข้อมูลพื้นฐานทั่วไป
(General Basic Information)
ภาษาอังกฤษ ระดับดีมาก 0 ฟัง 0 พูด 0 อ่าน 0 เขียน
ภาษาอื่น ................... 0 ฟัง 0 พูด 0 อ่าน 0 เขียน
คอมพิวเตอร์ Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft Power Point
อื่น ๆ โปรดระบุ -

    แหล่งที่มา : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์. เทคนิคการเขียน Job Description และ JR Matrix เล่ม 2. กรุงเทพฯ : เอช อาร์ เซ็นเตอร์, 2555

    จากข้อมูลตัวอย่าง JS ตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขาย ทั้ง 2 แบบ ส่วนใหญ่มักทำแบบที่ 2 แต่หากจะให้การสรรหา และ คัดเลือกชัดเจน และ สะดวกขึ้น ควรทำแบบที่ 1 เพราะมีรายละเอียดที่ผู้สมัครงานสามารถกรอกตัวเองก่อนที่จะสมัคร ส่วนผู้สัมภาษณ์ก็จะสามารถทำการคัดเลือกได้ง่ายขึ้น แต่อาจจะช้าลง ดังนั้นทีมกรรมการควรหารือกันหลังการสัมภาษณ์ว่าคุณสมบัติไหนให้คะแนนเท่าไหร่

 

ตัวอย่าง JS ที่เจ้าของธุรกิจควรมี

    • ควรมีทักษะในการบริหาร

    • มีทักษะในการสื่อสารที่ดีเยี่ยมทั้งการเขียน และ การพูด

    • มีทักษะในการเป็นผู้นำและการให้คำแนะนำ

    • ควรเป็นผู้ที่มีความระมัดระวัง และ ทำงานด้วยจิตใจที่หนักแน่น

    • การศึกษาระดับปริญญาตรีทางการจัดการธุรกิจ หรือ การบริหารจากสถาบันที่ได้รับการยอมรับ

    • ความรู้ในกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ทางธุรกิจ รวมถึง การตลาด การทำแผนธุรกิจ จริยธรรมทางธุรกิจ เพิ่มโอกาสที่จะอยู่รอดทางธุรกิจ

    • ความสามารถในการมองเห็นปัญหา ริเริ่มสร้างสรรค์ และ แก้ไขอย่างเป็นเหตุเป็นผล

    • ความสามารถในกำหนดโครงสร้างหน่วยงานให้สอดคล้องกับแผนงาน

    • มีวินัยในการบริหารเวลาและสร้างสัมพันธภาพ

    • กล้าที่จะดำเนินการเรื่องการตลาด และ การทำบัญชี

    • มีความเข้าใจอย่างดีในเรื่องสารสนเทศ และ เทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่

 

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง:

    บทความตามสายงาน th.jobsdb.com