การเงินและบัญชี

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การบริหารลูกหนี้การค้า

    ในภาวะการแข่งขันทางการตลาดที่สูงในปัจจุบันนี้ การให้เครดิตกับผู้ซื้อเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มรายได้สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs) หากเราขายสินค้าเป็นเงินสดเท่านั้นก็ทำให้รายได้ที่ควรได้รับจะน้อยลงเพราะส่วนใหญ่ผู้ซื้อก็อยากที่จะซื้อสินค้าไปผลิตหรือวางขายก่อนเมื่อได้รับเงินที่ขายมาก็ค่อยมาชำระให้กับผู้ขายมากกว่า ดังนั้นเจ้าของกิจการจึงจำเป็นต้องสำรองเงินเผื่อไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นลูกค้าที่ต้องให้เครดิตในการชำระเงิน ผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากผู้ขายนั้นจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้าเพราะเป็นลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าขายของเรานั่นเอง ลูกหนี้การค้า (Account receivable, Trade receivable ) จึงหมายถึงลูกหนี้ที่เกิดจากการดำเนินการค้าขายตามปกติของธุรกิจ เกิดจากการขายเชื่อหรือบริการเชื่อที่เป็นรายได้หลักของกิจการ โดยทั่วไปผู้ขายจะให้เครดิตเทอม(ระยะเวลาการชำระเงิน)แก่ผู้ซื้อที่เป็นลูกหนี้การค้าประมาณ 30-60 วัน หากลูกหนี้การค้าที่มีหนี้ค้างสะสมมากขึ้นเรื่อยๆก็จะเป็นปัญหาที่ผู้ขายจำเป็นต้องสำรองเงินไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นซึ่งหากการบริหารจัดการหนี้ค้างไม่ดีก็จะกลายเป็นภาระของผู้ขายสินค้าไปในทันทีและอาจเกิดปัญหาขาดสภาพคล่องได้ จนถึงเลิกกิจการไปเลยก็มีอยู่จำนวนมากมาย

    ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการที่ให้เครดิตกับผู้ซื้อและได้ผ่านการเผชิญกับวิกฤตทางการเงิน(ต้มยำกุ้ง)ในช่วงปี 2540 นั้นมักจะรู้สึกเข็ดหลาบกับการให้เครดิตเป็นอย่างมาก ถึงอย่างไรก็ตามการให้เครดิตก็เป็นเครื่องมือตัวหนึ่งที่จะเพิ่มยอดขายและแข่งขันกับคู่แข่งขันในตลาดได้มากขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องกลับมาเน้นเรื่องการบริหารลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการที่จะขายแต่เงินสดเท่านั้น การบริหารลูกหนี้การค้าไม่ให้เป็นหนี้เสียนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ลูกหนี้เพื่อลดความเสี่ยงโดยมีการวางแผนและบริหารในเรื่องเหล่านี้

    1. การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า
    2. การวิเคราะห์สินเชื่อ (เครดิต) สำหรับลูกหนี้รายตัว
    3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า

    การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า จะเป็นการป้องกันความเสี่ยงในการให้เครดิตกับลูกหนี้ก่อนที่จะส่งสินค้าโดยเฉพาะกับผู้ซื้อบางรายที่ตั้งใจมาโกงหรือเป็นผู้ซื้อที่มีปัญหาการชำระเงินจากที่อื่นอยู่แล้ว ถ้าเราไม่ได้กำหนดนโยบายเอาไว้เพื่อช่วยในการตรวจสอบไว้ก่อนที่จะขายก็อาจถูกโกงหรือเป็นหนี้ค้างชำระได้ การกำหนดนโยบายการให้เครดิตก็ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของกิจการ โดยทั่วไป SMEs มักจะให้เงื่อนไขการให้เครดิตคล้ายหรือใกล้เคียงกับคู่แข่งขัน เช่น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอม มักให้ประมาณ 1-2 เดือนยกเว้นบางธุรกิจเช่น ธุรกิจจำหน่ายปุ๋ยมักมีเครดิตเทอมที่ยาวกว่านั้น นอกจากการให้เครดิตแล้ว บางกิจการยังมีการกำหนดส่วนลดเงินสดให้กับผู้ซื้อที่ชำระเป็นเงินสดไว้ด้วย ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดกับกิจการที่ต้องการใช้เงินสดทันทีหรือกำลังมีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน การกำหนดนโยบายการให้เครดิตยังรวมถึงการกำหนดเอกสารที่ผู้ซื้อต้องจัดเตรียมให้แก่ผู้ขายเพื่อจะได้นำไปวิเคราะห์เครดิตด้วย

    การวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้รายตัว สำหรับธุรกิจ SMEs อาจไม่มีศักยภาพในการวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)เท่ากับธนาคารหรือสถาบันการเงินต่างๆได้ การสร้างมาตรฐานการให้สินเชื่อจึงเป็นสิ่งที่ควรนำมาใช้เพื่อป้องกันการให้เครดิตกับผู้ซื้อใหม่ได้ และเป็นการป้องกันความเสี่ยงก่อนการขายสินค้าหรือบริการได้ ตามปกติมาตรฐานการให้สินเชื่อของสถาบันการเงินอาจจะสูงมาก แต่สำหรับผู้ขายที่เป็น SMEs คงกำหนดมาตรฐานพอที่จะป้องกันความเสี่ยงได้เท่านั้น เพราะหากกำหนดมาตรฐานสูงเกินไปก็จะมีปัญหาในการขายสินค้าไม่ได้ก็ได้ การวิเคราะห์เครดิตควรแบ่งเป็นสองลักษณะคือวิเคราะห์ในเชิงคุณภาพและในเชิงปริมาณ สำหรับบุคคลธรรมดากับนิติบุคคลที่เป็นผู้ซื้อก็จะมีการวิเคราะห์เครดิตที่ไม่เหมือนกัน เพราะนิติบุคคลค่อนข้างจะตรวจสอบง่ายกว่าในยุคปัจจุบันนี้เพราะทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ดาวน์โหลดงบการเงินอย่างย่อมาให้ดูโดยไปสมัครและตรวจสอบข้อมูลในคลังข้อมูลจากลิงค์นี้ http://datawarehouse.dbd.go.th/bdw/home/login.html สำหรับผู้ที่ใช้ไอแพดหรือไอโฟน(ระบบIOS)สามารถไปดาวน์โหลด แอพพิเคชั่นชื่อ Smart DBD (DBD e-service) ได้เพื่อหาข้อมูลของกิจการที่เป็นนิติบุคคลที่มาซื้อสินค้าและต้องการเครดิตจากเรา การตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลก่อนการขายสินค้าเป็นสิ่งสำคัญเพราะนิติบุคคลบางรายอาจปิดกิจการไปแล้ว หากเราไม่มีการตรวจสอบเพราะเห็นว่าเป็นบริษัทก็อาจทำให้กลายเป็นหนี้สูญได้ สำหรับบุคคลธรรมดาการวิเคราะห์เครดิตจะเน้นไปในเชิงคุณภาพมากกว่าปริมาณเพราะเราไม่สามารถตรวจสอบหรือหาข้อมูลว่าเขามีทรัพย์สินเท่าใดได้ รวมทั้งไม่ทราบถึงผลการดำเนินธุรกิจของเขาว่ามีกำไรหรือไม่จึงจำเป็นต้องดูจากการซักประวัติของเขา อาชีพ วัย เพศ ที่อยู่ การศึกษา กิจการที่ดำเนินการอยู่และตรวจสอบจากบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านโดยดูว่าเป็นเพียงผู้อาศัยในบ้านนั้นหรือเป็นเจ้าของบ้านเอง สุดท้ายที่จำเป็นคือต้องตรวจสอบอีกครั้งจากรายชื่อบุคคลล้มละลายของกรมบังคับคดีด้วย รวมทั้งไปพิมพ์ชื่อและนามสกุลของผู้ซื้อสินค้าเพื่อค้นหาในกูเกิ้ลว่ามีคดีความหรือไม่ หากต้องการความรอบคอบขึ้นอีกก็ให้พนักงานขายหรือคนรู้จักสอบถามกับคู่ค้าของบุคคลคนนั้นว่ามีเครดิตดีหรือไม่

    การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า เมื่อให้วงเงินเครดิตแก่ลูกหนี้การค้าไปแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องหันมาเน้นเรื่องการบริหารจัดการลูกหนี้การค้าไม่ให้เกิดหนี้ค้างชำระเพื่อช่วยให้มีในการได้เงินสดมาหมุนเวียนให้ทันเวลาที่ต้องการ หากเรามีลูกหนี้ที่ค้างชำระมากขึ้น ก็ยิ่งมีความจำเป็นต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นไปด้วย หากเงินทุนหมุนเวียนเหล่านั้นจะต้องไปกู้จากสถาบันการเงินก็เป็นภาระดอกเบี้ยที่ต้องชำระอีกแทนที่จะได้กำไรในการดำเนินธุรกิจก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้ในที่สุด กิจการที่เป็นธุรกิจ SMEsที่มีลูกหนี้ค้างชำระจำนวนมากต้องเลิกและปิดกิจการไปจำนวนมาก ซึ่งบางรายก็มีลูกหนี้การค้าที่ยังดำเนินคดีอยู่และเมื่อไม่ได้รับเงินที่ค้างชำระเหล่านั้นก็ทำให้เกิดผลขาดทุนและปิดกิจการไปเลย ดังนั้นการบริหารลูกหนี้การค้าจึงมีความจำเป็นที่ต้องมีการเร่งรัดหนี้สินให้มีประสิทธิภาพด้วย วิธีที่ดีที่สุดคือการกำหนดแนวทางการเร่งรัดและติดตามหนี้สินจากลูกหนี้การค้าเพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบมีแนวทางการดำเนินงานได้อย่างชัดเจนและควรกำหนดวิธีการจัดการเป็นขั้นตอนโดยพิมพ์เป็นระเบียบเพื่อประกาศและใช้ปฏิบัติงานได้ เช่นลูกหนี้การค้าที่ชำระไม่ตรงกำหนดให้พนักงานขายโทรติดตามทันทีในวันรุ่งขึ้น หากลูกหนี้นั้นค้างชำระครบห้าวันให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถาม หากเลยกำหนดการชำระไปแล้วหนึ่งเดือนก็ให้มีจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชี เมื่อพ้นกำหนดจดหมายเตือนหนึ่งเดือนแล้วก็มีการยื่นจดหมายจากทนายความส่งไปที่ลูกหนี้การค้านั้นเป็นต้น เพื่อให้การเร่งรัดมีประสิทธิภาพจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงินตามมาภายหลัง

    การบริหารลูกหนี้การค้าให้มีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นที่จะต้องได้รับความร่วมมือทั้งเจ้าของกิจการ พนักงานขายและพนักงานบัญชีและการเงินที่ติดตามและเร่งรัดลูกหนี้การค้า หากกิจการไม่มีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกหนี้การค้าเลยก็จะทำให้เกิดหนี้เสียและกลายเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด เจ้าของกิจการควรเป็นผู้นำในการติดตามหนี้เพื่อให้พนักงานมีความใส่ใจและช่วยติดตามให้ทันท่วงทีด้วย