เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ
เงื่อนไขที่ควรมีกับการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า
การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยในการควบคุมหนี้ที่ค้างชำระและหนี้สงสัยจะสูญได้ ผู้ประกอบการที่ไม่มีการกำหนดนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อที่ชัดเจนนั้นจะมีความเสี่ยงที่สูงมาก การที่ผู้ขายสร้างเงื่อนไขต่างๆในการให้เครดิตกับลูกซื้อนั้นจะเป็นหนทางที่ลดความเสี่ยงได้มาก และยังง่ายต่อการติดตามและเร่งรัดหนี้สินอีกด้วย นโยบายการให้เครดิตเทอมนั้นมักขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละประเภทโดยมีการนำเงื่อนไขของตนมาเปรียบเทียบกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย นอกจากนั้นยังต้องนำเงื่อนไขบางข้อมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายอีก เช่นผู้ซื้อที่เป็นรายใหญ่จะได้วงเงินเครดิตมากกว่าผู้ซื้อรายเล็ก ผู้ซื้อที่เปิดดำเนินการมามากกว่า 3 ปีจะได้เครดิตเทอมที่มีระยะเวลายาวกว่าผู้ซื้อที่เป็นกิจการเปิดใหม่ซึ่งต้องซื้อด้วยเงินสดเท่านั้น นอกจาก ธุรกิจที่ต้องให้เครดิตเทอมควรสร้างเงื่อนไขกับผู้ซื้อด้วย เพื่อให้พนักงานขายและฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องรับทราบรวมทั้งนำไปปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กิจการกำหนดไว้โดย
เงื่อนไข (นโยบาย) การให้เครดิตเทอมแก่ลูกค้าสำหรับธุรกิจ SMEs ควรมีการตั้งเกณฑ์ไว้ดังนี้
กรณีที่1 สำหรับลูกค้าใหม่
- ลูกค้าใหม่เพิ่งซื้อ 3 ครั้งแรกต้องจ่ายเงินสดเท่านั้นทันทีเมื่อรับสินค้าหรือบริการจากกิจการ
- ลูกค้ารายใหม่ที่ซื้อครั้งที่ 4 เป็นต้นไปจนครบระยะเวลา 6 เดือน พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่ที่ดูแลต้องทำเรื่องขอเครดิตให้กับลูกค้าเพื่อขอรับอนุมัติวงเงินเครดิตก่อนที่จะขายสินค้าได้ โดยผู้จัดการฝ่าย....จะอนุมัติให้เครดิตหลังจากวันที่รับสินค้าหรือบริการไปได้ไม่เกิน 7 วันแต่ลูกค้ารายนั้นจะต้องวางเงินมัดจำจำนวน 30% ของยอดที่สั่งซื้อในวันที่รับสินค้าหรือวันที่สั่งทำของ
- กรณีพนักงานขายต้องการดึงหรือแย่งลูกค้าจากคู่แข่งขัน กิจการมีความจำเป็นต้องให้เครดิตเท่ากับคู่แข่งขัน พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ขออนุมัติวงเงินเครดิตโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขายได้ในวงเงินที่ไม่เกิน....................บาท หากจำนวนเงินเกินที่กำหนดไว้ต้องขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการเท่านั้น (แบบฟอร์มคำขออนุมัติให้ขอที่คุณ.........)
เอกสารที่ต้องใช้ในการขอเครดิตเทอมให้กับลูกค้าใหม่มีดังนี้
บุคคลธรรมดา
1. สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้าน
2. รายละเอียดของลูกค้าให้กรอกในแบบฟอร์มอนุมัติและในสำเนาบัตรประชาชนพร้อมกับเบอร์โทรศัพท์ที่ทำงาน เบอร์มือถือและที่อยู่ของที่ทำงานหรือสำนักงานที่ประกอบการอยู่
3. แผนที่บ้านและสถานประกอบการ
นิติบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด
1. สำเนาหนังสือรับรองและรายชื่อผู้ถือหุ้น
2. สำเนาใบภาษีมูลค่าเพิ่มและบัตรผู้เสียภาษี
3. เนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม
4. แผนที่ที่ตั้งของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด
5. งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง (หากไม่ให้ขอให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหรือคัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
6. Bank statement 3-6 เดือนย้อนหลัง
กรณีที่ 2 สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากบริษัทไปแล้วเป็นระยะเวลา 6 เดือนขึ้นไป หรือมีการสั่งซื้อและชำระเงินแล้วเป็นจำนวน 20 ครั้งขึ้นไป ต้องการขออนุมัติวงเงินเครดิตเพิ่มหรือขยายเทอมการชำระเงินให้มีเงื่อนไขดังนี้
- ลูกค้าจะต้องมีประวัติการจ่ายเงินตรงเวลามาตลอด 6 เดือน และได้ซื้อสินค้ากับกิจการมาแล้วเป็นจำนวนมากกว่า 20 ครั้งขอให้พนักงานขายกรอกแบบฟอร์มขออนุมัติวงเงินซื้อเชื่อเพิ่ม/ขยายเวลาการชำระเงินโดยขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการ (แบบฟอร์มขออนุมัติให้ขอที่คุณ...........)
- การให้เครดิตจะให้เป็นวงเงินไม่เกินยอดซื้อที่ซื้อ 2 ครั้งหลังรวมกัน
- ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 6 เดือนขึ้นไปจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 30 วัน
- ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 1 ปีจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 45 วัน
- ให้แนบเอกสารประวัติการซื้อขายที่ผ่านมาพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติวงเงินเครดิตส่งให้ก่อนการอนุมัติเครดิตด้วย
เอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้า
1. Bank statement ที่ update 6 เดือน
2. งบการเงินปีล่าสุด
3. สำเนาหนังสือรับรองล่าสุด
กรณีที่ 3 ลูกค้าเก่าที่ซื้อขายกันมานานเกิน 2 ปี ต้องการเพิ่มวงเงินเครดิตมากขึ้น
- หากพนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีเห็นสมควรว่าน่าจะขยายระยะเวลาการชำระเงิน หรือเพิ่มวงเงินเครดิตให้แก่ลูกค้าเก่าที่ชำระเงินตรงเวลามาโดยตลอดเป็นระยะเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไป ขอให้กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตซื้อเชื่อโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่าย......ได้ไม่เกิน...................บาท หากต้องการวงเงินเกินที่กำหนดไว้ขอให้กรรมการผู้จัดการเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น(แบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตขอได้ที่คุณ..................)
- ให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีแนบประวัติการซื้อขายและจ่ายเงินไปพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิต
เอกสารที่ขอเพิ่ม
1. Bank statement ที่ update 6 เดือน
2. งบการเงินปีล่าสุด
3. สำเนาหนังสือรับรองปีล่าสุด
จากตัวอย่างเงื่อนไขการให้เครดิตเทอมข้างบนนี้ ผู้ประกอบการที่ต้องการนำไปใช้ควรนำไปปรับเปลี่ยนให้ตรงกับกิจการของตนเองและใกล้เคียงกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย โดยควรออกแบบฟอร์มอนุมัติวงเงินเครดิตเอง เพื่อให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้นำไปใช้ โดยมีการขออนุมัติวงเงินการให้เครดิตก่อนที่จะให้เครดิตแก่ลูกค้า นอกจากนั้นผู้ประกอบการควรตรวจสอบเอกสารการสั่งซื้อว่าผู้ซื้อได้เซ็นต์ชื่อสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วก่อนส่งสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ยอมชำระหนี้หรือยืนยันว่าไม่ได้สั่งซื้อสินค้าจริง ดังนั้นผู้ประกอบการควรออกแบบใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจสั่งซื้อจริง และเมื่อส่งสินค้าหรือบริการถึงผู้ซื้อแล้ว ผู้รับสินค้าก็จะต้องเป็นผู้มีอำนาจรับสินค้าจริงหรือเป็นพนักงานผู้มีอำนาจรับสินค้าได้ มิฉะนั้นผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากเราอาจอ้างว่าไม่ได้รับสินค้าจริงก็ได้ อาจอ้างว่าเราส่งสินค้าให้ใครก็ไม่ทราบซึ่งมักจะพบกรณีที่ผู้ซื้อตั้งใจจะไม่ชำระเงินค่าสินค้า ดังนั้นเราควรทราบว่าการจะดำเนินคดีฟ้องร้องเรียกเงินค่าสินค้าได้จำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อ(หรือใบเสนอราคาที่มีการเซ็นต์รับรองราคาไว้)ประกอบกับใบส่งสินค้าหรือบริการเพื่อแสดงว่าผู้ซ้อได้รับสินค้าและบริการไปเรียบร้อยแล้ว