การเงินและบัญชี

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

การมีระบบใบสำคัญรับ-จ่ายของธุรกิจ SMEs

    ธุรกิจ SMEs ขนาดย่อมที่มียอดขายปีละไม่เกิน 10 ล้านบาท มักไม่ค่อยวางระบบบัญชี มักไม่มีเอกสารหลักฐานควบคุมการจ่ายเงิน สำหรับหลักฐานการรับเงินก็จะออกแค่ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น เจ้าของธุรกิจ SMEs ควรรู้จักการวางระบบใบสำคัญ (voucher system) แม้ว่ากิจการจะไม่มีโปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีไว้ใช้แต่จำเป็นต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่ายใช้ในการดำเนินธุรกิจ เพราะระบบนี้จะช่วยให้เจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีควบคุมการจ่ายเงินและรับเงินเข้าออกทุกรายการ ใบสำคัญจ่ายจะควบคุมการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นของกิจการโดยพนักงานหรือเจ้าของเรื่องที่ต้องจ่ายเงินจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายขึ้นมาเพื่อขออนุมัติการจ่ายจากเจ้าของหรือผู้มีอำนาจลงนามก่อน สำหรับทางฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบแล้วถึงจะจ่ายเงิน การมีเอกสารแนบใบสำคัญจ่ายนั้นก็เพื่อเป็นหลักฐานว่าจ่ายเงินให้ใครเป็นค่าอะไร สำหรับใบสำคัญรับก็ใช้เป็นเอกสารประกอบการออกใบเสร็จและลงบัญชีเพื่อป้องกันการทุจริตของพนักงานหรือเจ้าหน้าที่รับเงิน เพราะการออกใบสำคัญรับจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินและรับเงินค่าอะไรใช่การขายสินค้าหรือไม่

    ฝ่ายบัญชีไม่ควรจ่ายเงินสดหรือเช็คเด็ดขาด หากไม่มีใบสำคัญจ่ายที่ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติและไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้จนกว่าจะเห็นใบสำคัญรับว่ารับเงินค่าอะไร การมีระบบใบสำคัญนี้ทำให้พนักงานทุกคนต้องเขียนใบสำคัญทุกครั้งเมื่อรับเงินหรือจ่ายเงิน ยกตัวอย่าง คุณเอกเป็นพนักงานขายของบริษัท บีบี จำกัดได้เติมน้ำมันรถเพื่อเดินทางไปหาลูกค้าจำนวน 1,000 บาท และได้ขอใบเสร็จค่าน้ำมันจากปั้มน้ำมันแล้ว เมื่อคุณเอกจะเบิกเงินค่าน้ำมันจากบริษัทฯจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายว่าจะเบิกค่าอะไร จำนวนเท่าใด ลงวันที่และลงชื่อตนเองในแบบฟอร์มใบสำคัญจ่ายพร้อมแนบใบเสร็จค่าน้ำมัน 1,000 บาทส่งให้ผู้จัดการฝ่ายเป็นผู้อนุมัติจ่าย (หรือผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ) เมื่อผู้จัดการฝ่ายอนุมัติแล้ว คุณเอกก็ส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อรับเงินสด 1,000 บาท หากคุณเอกไม่เขียนใบสำคัญจ่ายและส่งแต่ใบเสร็จค่าน้ำมันเท่านั้นฝ่ายบัญชีก็จะไม่จ่ายเงินให้จนกว่าจะเขียนใบสำคัญจ่ายโดยแจงว่าค่าใช้จ่ายนี้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่ออะไรและมีผู้อนุมัติเรียบร้อย กรณีที่ผู้รับเงินจากบริษัทไม่มีใบเสร็จให้ผู้เขียนใบสำคัญจ่ายขอสำเนาบัตรประชาชนเพื่อแนบเป็นเอกสารการจ่ายเงินตามใบสำคัญจ่ายด้วย

    ธุรกิจขนาดย่อมที่เป็นนิติบุคคลจำเป็นอย่างยิ่งท่ต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่าย เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายได้และเป็นหลักฐานในการตรวจสอบความถูกต้องภายหลัง โดยส่วนใหญ่ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายมักใช้สีที่ต่างกันเพื่อผู้เขียนจะได้แยกแยะได้ง่าย เช่น ใบสำคัญจ่ายมักใช้สีฟ้าหรือน้ำเงิน ส่วนใบสำคัญรับมักใช้สีแดง บางกิจการที่มีรายการต่อวันไม่มากนักก็จะไปซื้อใบสำคัญรับใบสำคัญจ่ายสำเร็จรูปที่มีขายอยู่ทั่วไปตามห้างสรรพสินค้า ร้านหนังสือและร้านModern trade เช่น บิ๊กซี โลตัส เป็นต้น สำหรับบริษัทขนาดใหญ่มักจะออกแบบใบสำคัญรับ-จ่ายของบริษัทเอง เพราะมีหลายฝ่ายและมีรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวันที่มีปริมาณสูง เจ้าของกิจการที่ไม่เคยนำระบบใบสำคัญรับ-จ่ายมาใช้ควรเริ่มใช้โดยกำหนดวันที่ใช้ขึ้นมาซึ่งการวางระบบใบสำคัญนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลย เพราะชื่อที่เรียกก็ทำให้เราทราบแล้วว่าคืออะไร ใบสำคัญรับจะเขียนเมื่อมีการรับเงินไม่ว่าจะรับเงินอะไรก็ให้พนักงานรวมทั้งตัวเจ้าของกิจการเขียนใบสำคัญรับเพื่อให้ฝ่ายบัญชีออกใบเสร็จและเก็บไว้เป็นหลักฐาน สำหรับใบสำคัญจ่ายจะเขียนเมื่อมีการจ่ายเงินทุกรายการที่เกิดขึ้นของกิจการเพื่อให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเช็คหรือเงินสดตามจำนวนที่เขียนในใบสำคัญจ่าย หากไม่อยากออกแบบฟอร์มของกิจการเองก็ไปหาซื้อใบสำคัญทั้งสองชนิดได้ตามห้างที่กล่าวมาแล้ว ขอแสดงตัวอย่างใบสำคัญทั้งสองแบบให้ดูเพื่อจะได้ออกแบบใช้ในกิจการตัวเองได้ง่าย