การเงินและบัญชี

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ความรู้เบื้องต้นในเรื่องบัญชี

    ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการ SMEs ขนาดเล็กและขนาดย่อมจะกลัวเรื่องการทำบัญชีมาก เพราะไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร อย่างไรก็ตามทุกธุรกิจก็ต้องไปเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินและก็เกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างแน่นอน จึงอยากเจ้าของกิจการให้ความใส่ใจในเรื่องนี้แม้ว่าจะไม่ชอบตัวลขก็ตาม หากกิจการไม่มีการบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายเลยก็ยากที่จะรู้ถึงผลการดำเนินงานของตนเองว่ามีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพราะการยึดถือแค่เงินสดในมือไม่ได้บอกว่าเรากำไร บางครั้งกำไรในธุรกิจกลับไปอยู่ในสต๊อกจำนวนมากที่ซื้อมาเก็บไว้เพื่อผลิตและขาย ผู้ประกอบการบางคนจึงเข้าใจว่าทำไมทำธุรกิจแล้วถึงขาดทุนและก็ไปเลิกกิจการในที่สุด หากเราไม่มีข้อมูลทางบัญชี จะทำให้เราไม่สามารถวางแผนธุรกิจได้เลยและยังก็ไม่ถึงจุดอ่อนของธุรกิจว่าอยู่ตรงไหน ต้นทุนรายการใดที่สูงและไม่ทราบผลการปฏิบัติงานของกิจการตนเองจนให้ที่สุดอาจจะขาดทุนและเลิกกิจการไป จึงขอให้ผู้ที่เกรงกลัวเรื่องการทำบัญชีลองอ่านและทำความเข้าใจในเรื่องความรู้เบื้องต้นของบัญชีก่อน

    ความหมายของบัญชี คือการเก็บรวบรวม จดบันทึก จำแนกและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆทางการเงินในรูปแบบของตัวเงิน ซึ่งเมื่อได้จัดทำบัญชีกิจการแล้วก็สรุปมาได้เป็นรายงานทางการเงินที่ประกอบไปด้วยงบการเงินของกิจการซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายเช่น เจ้าของกิจการ พนักงาน ลูกค้า เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ผู้ถือหุ้นและผู้สนใจจะร่วมลงทุนฯลฯ ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาคนเดียวมักสงสัยว่าตนเองต้องทำบัญชีไหม ที่จริงแล้วในทางกฏหมายไม่ได้บังคับให้ธุรกิจบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ต้องทำบัญชีส่งราชการเลย จะบังคับก็เฉพาะนิติบุคคลเช่น บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัด ให้ปิดงบบัญชีและจัดส่งงบการเงินต่อกระทรวงพาณิชย์ อย่างไรก็ตามบุคคลธรรมดาก็ควรจะลงบันทึกบัญชีไว้เช่นกันแต่ควรบันทึกเพียงรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนกิจการมีกำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าใด และเพื่อเป็นประโยชน์ในการวางแผนการขายและลดค่าใช้จ่ายได้ การบันทึกบัญชีสำหรับบุคคลธรรมดาง่ายมากๆเพียงแต่ต้องมีสมุดสองเล่มที่จดบันทึกรายรับไว้เล่มหนึ่งและรายจ่ายไว้เล่มหนึ่ง หากไม่อยากมีหลายเล่มก็ใช้เล่มเดียวก็ได้ด้วยการบันทึกด้านหน้าเป็นรายรับและกลางสมุดก็เริ่มบันทึกรายจ่ายได้ เมื่อบันทึกครบหนึ่งเดือนก็นำรายรับหักกับรายจ่าย (ค่าใช้จ่าย)ก็จะทราบว่ากิจการมีกำไรเท่าใด ทางสรรพากรจะไม่มายุ่งเรื่องการลงบัญชีของธุรกิจบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์เพราะการเสียภาษีรายได้จะแตกต่างจากนิติบุคคล เนื่องจากกิจการบุคคลธรรมดาและร้านค้า ทางสรรพากรมักใช้วิธีการประเมินรายได้ทั้งปีและประเมินเป็นภาษีที่ต้องชำระ

แนวคิดของการทำบัญชีมีดังนี้

  • หลักเกณฑ์การบันทึกบัญชี (รายได้และค่าใช้จ่าย) มีการแบ่งออกเป็น 2 เกณฑ์ซึ่งส่วนใหญ่นิติบุคคลจะต้องบันทึกเป็นเกณฑ์ที่สองเสมอยกเว้นธุรกิจบริการเท่านั้น
        1. บันทึกแบบใช้เกณฑ์เงินสด (Cash basis) เป็นการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับหรือชำระเงินสดเท่านั้น เกณฑ์เงินสดนี้จะใช้กับกิจการขนาดเล็กและขนาดย่อมที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ รวมทั้งธุรกิจบริการที่ให้บริการแล้วจึงได้รับเงินสด
        2. บันทึกแบบเกณฑ์คงค้าง (Accrual basis) เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีใดก็ให้รับรู้ว่าเป็นรายได้ของงวดบัญชีนั้นโดยไม่คำนึงว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินไปหรือไม่ เช่น บริษัทได้ขายสินค้าให้นาย ก.เป็นจำนวนเงิน 50,000 บาทแต่นาย ก. ได้เครดิต 60 วัน บริษัทจะบันทึกเป็นรายได้ทันที 50,000 บาท ณ วันที่ขายหรือส่งของ แต่กว่าจะได้รับเงินก็อีก 2 เดือนข้างหนา ส่วนใหญ่นิติบุคคลใช้เกณฑ์นี้กันเพราะเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
  • หลักความเป็นหน่วยงาน กิจการจะจดบันทึกและสรุปข้อมูลทางธุรกิจเฉพาะส่วนที่เป็นเหตุการณ์ของกิจการเท่านั้น จะต้องแยกกันระหว่างรายการของกิจการและเจ้าของกิจการ หรือแยกกันระหว่างกิจการในเครือ ผู้ประกอบการSMEsที่เป็นนิติบุคคลและเป็นกิจการขนาดย่อมมักจะสับสนและไม่แยกระหว่างค่าใช้จ่ายของกิจการและเจ้าของโดยเฉพาะเงินกู้ ทำให้สับสนทั้งเจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชี หากผู้ประกอบการมีกิจการหลายแห่งและอยู่ที่เดียวกันก็ต้องแยกให้ชัดเจนว่าคนไหนเป็นพนักงานของกิจการใด ค่าใช้จ่ายก็ต้องแยกกันเช่นค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ฯลฯ หากไม่แยกให้ถูกต้องก็จะวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้ยาก รวมทั้งไม่เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีด้วย
  • หลักรอบเวลา ธุรกิจจะต้องกำหนดรอบเวลาการปิดบัญชีให้ชัดเจน ปีบัญชี (Fiscal year) อาจไม่ใช่ปีปฏิทินก็ได้ เช่นบางธุรกิจทำงานให้กับราชการไทยก็มักจะปิดรอบบัญชีวันที่ 30 กันยายนของทุกปี (รอบปีบัญชีคือวันที่ 1 ตุลาคมถึงวันที่ 30 กันยายนของทุกปี) แต่ส่วนใหญ่ของกิจการทั่วไปมักจะมีปีบัญชีเป็นวันที่ 1 มกราคมถึงวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี
  • การใช้หน่วยเงินตรา เงินตราเป็นหน่วยที่ใช้วัดผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ดีที่สุดเพราะง่ายต่อความเข้าใจ สื่อสารและให้ผลชัดเจน ดังนั้นในประเทศไทยเราก็จะใช้หน่วยเงินตราคือ เงินบาทนั่นเอง สำหรับธุรกิจที่ส่งออกก็จะต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนของเงินตราที่ขายสินค้ามาแปลงเป็นเงินบาทเพื่อลงบันทึกในบัญชีเช่นกัน
  • หลักความดำรงอยู่ แนวคิดของการทำบัญชีจะถือว่ากิจการทุกกิจการยังคงดำเนินต่อไปอย่างไม่มีกำหนดเวลา หากไม่มีการจดเลิกกิจการแล้วก็ถือว่ายังต้องดำเนินไปดังนั้นการบันทึกสินทรัพย์ต่างๆก็จะบันทึกต่อเนื่องทุกปี เช่นซื้อเครื่องจักรที่เป็นทรัพย์สินมาก็จะตัดค่าเสื่อมทุกปีโดยใช้ยอดยกมาของปีที่แล้วมาตัดค่าเสื่อมราคาและจะบันทึกจนตัดค่าเสื่อมราคาเหลือ 1 บาทแต่เครื่องจักรนี้ก็ยังอยู่ในระบบบัญชีไปเรื่อยๆจนมีการขายทรัพย์สินออกไปนั่นเอง ทุกรายการในงบดุลก็จะบันทึกต่อเนื่องไปตามหลักความดำรงอยู่ของแนวคิดทางบัญชี