กรณีศึกษา:

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ตัวอย่างกรณีศึกษาของธุรกิจ SMEs เรื่องการบันทึกรายรับรายจ่าย

    การบันทึกรายรับรายจ่ายมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ผู้ประกอบการคนเดียวหรือเป็นร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์มักไม่สนใจในการจัดทำบัญชีหรือมีการบันทึกรายรับและรายจ่ายของธุรกิจตนเองเลย บางคนก็บอกว่ามันยุ่งยาก, บันทึกไม่เป็น, ไม่มีเวลาจะไปลงบัญชีหรอก หากการทำธุรกิจและไม่บันทึกรายรับที่ขายสินค้าหรือบริการแล้วจะทำให้ไม่ทราบว่าในแต่ละวันมีรายรับหรือขายไปได้เป็นเงินเท่าใด และหากไม่ได้บันทึกรายจ่ายก็จะไม่ทราบว่าค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นเงินจำนวนเท่าไหร่ รวมทั้งไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงและผลกำไรที่ได้รับ เจ้าของกิจการแห่งหนึ่งที่มีความกระตือรือร้นอยากจะลงบันทึกรายรับรายจ่ายแต่ไม่ทราบต้องเริ่มต้นทำอย่างไรบ้างเพราะไม่ได้จบบัญชีมาจึงได้สมัครเข้าร่วมโครงการให้คำปรึกษาแนะนำโครงการหนึ่งของกระทรวงอุตสาหกรรม นั่นคือ

    ร้านบีบีไส้กรอกเทวดา ได้จดทะเบียนพาณิชย์เมื่อปี 2558 เจ้าของกิจการเป็นสองสามีภรรยาซึ่งเป็นทั้งผู้ผลิตและจำหน่ายไส้กรอกอีสานตั้งแต่ปี 54 ใช้วิธีการไปขายตามตลาดนัดต่างๆหลายแห่ง เช่นตลาดนัดถนนคนเดิน ตลาดนัดริมเมย จนกิจการเติบโตขึ้นจึงได้ขายส่งไปยังผู้ขายปลีกตามห้างและตลาดนัดอีกจำนวนหลายแห่ง ไส้กรอกอีสานร้านบีบีมีทั้งหมด 3 รสชาติคือ รสเผ็ด(ใส่สมุนไพร) รสเปรี้ยว และรสวุ้นเส้น (ไม่เปรี้ยว) บรรจุในแพ็คขายให้กับผู้ค้าปลีกแพ็คละ 10 อัน ปัจจุบันมีขายทั้งหน้าร้าน, ตลาดนัดและขายส่งให้พ่อค้าปลีกทำให้เจ้าของกิจการต้องการทราบผลการดำเนินงานของธุรกิจมากขึ้น

    ปัญหา ที่ต้องการแก้ไขและปรับปรุงมีทั้งหมด 2 ประเด็นคือ
    1. ไม่มีระบบการบันทึกรายรับรายจ่าย ทำให้เจ้าของไม่ทราบผลการดำเนินงาน นอกจากนั้นยังไม่ทราบต้นทุนคงที่ต่อเดือน และไม่ทราบว่ามีกำไรขั้นต้นเป็นอัตราส่วนเท่าใดต่อยอดขาย
    2. ไม่มีการวิเคราะห์ผลดำเนินงานที่ผ่านมาทำให้ไม่สามารถจะวางแผนการขยายกิจการได้ เจ้าของไม่ทราบว่าสินค้ารายการใดขายดีและมีผลกำไรมากที่สุด

    วิธีการแก้ไขและปรับปรุง ใช้วิธีการบันทึกรายรับรายจ่าย ดังนี้
    1. กำหนดรายชื่อลูกค้าที่เป็นลูกค้าหลักเพื่อออกแบบรายการในโปรแกรม excel โดยเจ้าของจะบันทึกทั้งในคอมพิวเตอร์และสมุดบัญชีรายวันไปพร้อมกัน การออกแบบการบันทึกในโปรแกรมจะบันทึกเป็นรายวันทั้งรายรับจากลูกค้ารายใหญ่และรายจ่ายจากต้นทุนการผลิต, ค่าใช้จ่ายคงที่ของกิจการทั้งหมด เจ้าของกิจการได้ key in รายรับรายจ่ายเข้าในโปรแกรมทุกวัน
    2. ใช้โปรแกรมในการวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุนและเปรียบเทียบผลการดำเนินการเป็นเดือนต่อเดือน มีการวิเคราะห์ผลดำเนินงานเป็นลักษณะเปรียบเทียบแบบ common size ในแต่ละเดือนและเปรียบเทียบผลการดำเนินงานแบบ trend analysis และแบบ comparative เพื่อวิเคราะห์ได้ว่าลูกค้ารายใดซื้อมาก ต้นทุนใดที่สูงที่สุด กำไรขั้นต้นต่อยอดขายได้เท่าใดฯลฯ

    ผลที่ได้รับจากการแก้ไข
    1. ปิดงบกำไรขาดทุนได้ทุกเดือนทำให้ทราบถึงผลดำเนินงานของกิจการ เจ้าของกิจการทราบว่ามีสินค้ารายการใดที่ขายดีและลูกค้าแต่ละรายซื้อสินค้าเป็นจำนวนเงินเท่าใดในแต่ละเดือน ทำให้สามารถวางแผนการผลิตและจัดซื้อได้ดีขึ้น
    2. เจ้าของกิจการได้ลงทุนขยายเครื่องจักรและจ้างแรงงานเพิ่มขึ้นเพื่อเพิ่มจุดขายในแหล่งที่กลุ่มลูกค้าเป้าหมายอาศัยอยู่ เนื่องจากทราบถึงผลดำเนินการว่ามีกำไรเพียงพอที่จะขยายตลาดได้
    3. ทำให้ทราบว่าต้นทุนวัตถุดิบของไส้กรอกรายการใดที่สูงและได้หาวิธีการที่จะลดต้นทุนหรือใช้วัตถุดิบอื่นทดแทน นอกจากนั้นการเพิ่มแรงงานก็วิเคราะห์ได้ว่าควรเพิ่มกี่คนสำหรับการเพิ่มกำลังการผลิตที่จะขยายตลาดอีกด้วย

    กิจการขนาดเล็กที่มีการบันทึกรายรับรายจ่าย ทำให้ทราบถึงผลกำไรหรือขาดทุนในแต่ละเดือนได้ นอกจากการนำมาวิเคราะห์ผลการดำเนินงานแล้วยังช่วยให้วางแผนการเงินได้ด้วยโดยใช้เงินเฉพาะกำไรที่เกิดขึ้นจากการขายเท่านั้น เจ้าของร้านบีบีไส้กรอกเทวดา ได้ key in รายรับรายจ่ายทุกวัน ทำให้ไม่มีรายการใดตกหล่นหรือลืมได้ซึ่งเป็นตัวอย่างที่ดีเพราะเป็นคนที่มีวินัยและกระตือรือร้นในการที่จะพัฒนาปรับปรุงธุรกิจตนเองให้ประสบความสำเร็จ