กรณีศึกษา:

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ตัวอย่างกรณีศึกษาของธุรกิจ SMEs เรื่องการวางแผนการจัดซื้อ

    ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดา ควรให้ความสำคัญกับการจัดซื้อให้มากเพื่อได้รับสินค้าที่มีคุณภาพดี, มีจำนวนที่ถูกต้อง, ได้ราคาที่ต่ำและส่งตามเวลาที่ต้องการผลิต การวางแผนการจัดซื้อที่ดีทำให้กิจการมีผลกำไรสูงขึ้น ผู้ประกอบการรายเล็กมักถูกบังคับให้ซื้อวัตถุดิบในปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำที่ผู้ขายกำหนดไว้ต่อรอบการสั่งซื้อ หากเป็นผู้ประกอบการที่มีทำเลตั้งอยู่ในพื้นที่ไกลๆหรืออยู่ในจังหวัดเล็กๆราคาของวัตถุดิบและค่าจัดส่งก็ยิ่งแพงขึ้น มีผู้ประกอบการรายหนึ่งที่เผชิญปัญหาการสั่งซื้อที่ผู้ขายบังคับให้มีปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำเพื่อประหยัดค่าขนส่งของผู้ขายเอง ทำให้ผู้ประกอบการรายนี้ต้องมีสต๊อกจำนวนมากและต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนในสต๊อกเหล่านี้จนต้องไปกู้เงินจากธนาคาร ผู้ประกอบการจึงได้สมัครเข้าร่วมโครงการด้านการเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตของกระทรวงอุตสาหกรรม คือ

    โรงงานขนมจีนแป้งหมักดอนยอ ได้จดทะเบียนพาณิชย์ในนามบุคคลธรรมดา ประกอบกิจการผลิตเส้นขนมจีนจากแป้งหมัก วิธีการจำหน่ายคือส่งขายไปยังตลาดสดต่างๆในกรุงเทพโดยเส้นขนมจีนอยู่ในบรรจุภัณฑ์ขนาดต่างๆเพื่อให้เหมาะกับการบริโภคของลูกค้าแต่ละประเภท มีใส่ถาดโฟมและตะกร้าพลาสติกในปริมาณ 500 กรัมซึ่งเหมาะกับครอบครัวเล็ก และมีขนาดใส่ในตะกร้า 1 กิโลกรัม, 3 กิโลกรัม, 5 กิโลกรัม, 10 กิโลกรัม สำหรับขนาดใหญ่จะใส่ในเข่งไม้ไผ่ขนาด 30 กิโลกรัม การบริหารงานเป็นการบริหารงานแบบครอบครัว สำหรับเรื่องการเงินและการสั่งซื้อเจ้าของกิจการจะดูแลแต่ผู้เดียว

    ปัญหาเรื่องการจัดซื้อ ที่ต้องการแก้ไขและปรับปรุงมีทั้งหมด 2 ประเด็นคือ
    1. ต้องการจัดทำระบบการเบิกจ่ายและบริหารสินค้าคงคลังโดยเฉพาะบรรจุภัณฑ์และวัสดุสิ้นเปลืองเพื่อลดปริมาณการใช้อย่างสิ้นเปลืองจากพนักงานที่ไม่ระมัดระวังการใช้
    2. ต้องการวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบประเภทบรรจุภัณฑ์เช่น กล่องโฟม ถุงหิ้ว ฟิลม์หด ตะกร้า เพราะมีต้นทุนสินค้าคงคลังสูงและจำเป็นต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บบรรจุภัณฑ์หลายแห่ง

    วิธีการแก้ไขและปรับปรุง ใช้วิธีการดังนี้
    1. ตรวจสอบและนับสต๊อกของบรรจุภัณฑ์เพื่อหาปริมาณวัตถุดิบคงเหลือเพื่อลดปริมาณสต๊อกให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการเก็บในห้องสต๊อก (จากเดิมมีมากจนไม่มีที่เก็บ)
    2. จัดหาสถานที่เก็บสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม
    3. จัดทำสถิติการใช้บรรจุภัณฑ์แต่ละชนิดเป็นระยะเวลา 3 เดือนเพื่อหาปริมาณการใช้ที่แท้จริงในแต่ละวัน
    4. คำนวณหาจุดสั่งซื้อและปริมาณการสั่งซื้อบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสม โดยคำนึงถึงกระแสเงินสดของกิจการที่สามารถชำระเงินได้พร้อมกับสั่งซื้อในปริมาณที่ผู้ขายกำหนดยอดสั่งซื้อขั้นต่ำ(minimum order) ไว้ด้วย
    5. อบรมและสร้างจิตสำนึกให้คนงานควบคุมและเอาใจใส่ในการทำงานให้มากขึ้นเพื่อลดการสูญเสียและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตได้

    ผลที่ได้รับจากการแก้ไข
    1. โรงงานสามารถลดค่าใช้จ่ายบรรจุภัณฑ์โดยเฉพาะค่าพลาสติก wrap ลดลงได้มากกว่าร้อยละ 20 จากเดิม สำหรับบรรจุภัณฑ์ประเภทโฟม ลดค่าใช้จ่ายไปได้ประมาณร้อยละ 18 จากเดิม
    2. มีแผนการจัดซื้อที่มีการกำหนดวันที่สั่งซื้อที่แน่นอนและง่ายต่อการจดจำและทันเวลาในการผลิตพร้อมทั้งปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมสอดคล้องกับกระแสเงินสดหมุนเวียนของกิจการ
    3. มีระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง 1 ระบบ

    โรงงานขนมจีนแป้งหมักดอนยอ ได้สั่งซื้อบรรจุภัณฑ์ทั้งหมดตามแผนการจัดซื้อที่ได้วางแผนไว้ทำให้ต้นทุนการผลิตในด้านบรรจุภัณฑ์ลดลงได้ไม่น้อยกว่าร้อยละ 10 จากต้นทุนเดิมทำให้มีผลกำไรมากขึ้นและที่สำคัญที่สุดคือทำให้มีสภาพคล่องที่ดีขึ้นสามารถลดดอกเบี้ยจ่ายลงได้ การสั่งซื้อที่ดีจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเก็บสถิติการใช้วัตถุดิบและปริมาณการเก็บสินค้าคงคลังที่เหมาะสม หากสั่งซื้อไม่ทันเวลาผลิตก็เป็นปัญหาของกระบวนการผลิตสินค้าได้ หากมีปริมาณการสั่งซื้อที่มากเกินไปก็เป็นปัญหาทั้งเรื่องเงินทุนหมุนเวียนและสินค้าคงคลังที่เต็มในคลังสินค้า