กรณีศึกษา:

เว็บไซต์ภายใต้กรม ฯ

ตัวอย่างกรณีศึกษาของธุรกิจ SMEs เรื่องการบริหารลูกหนี้การค้า

    การติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้า ถือเป็นเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่งของการบริหารลูกหนี้การค้า การติดตามเร่งรัดหนี้ที่มีประสิทธิภาพสูงทำให้กิจการไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมาก เพราะลูกหนี้การค้ามักจะชำระหนี้ให้กับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการมาตรการการติดตามเร่งรัดหนี้สินก็ควรออกแบบเครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยที่สุดก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้ค้างชำระเพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต

    บริษัท เอื้อปัญญาทรานสปอร์ต 2004 จำกัด ตั้งอยู่ในจังหวัดอุดรธานี เริ่มจากเจ้าของกิจการต้องเป็นผู้สานต่อธุรกิจขายวัสดุก่อสร้างและโรงสีข้าวจากครอบครัว เมื่อปี 2547 ได้เริ่มดำเนินธุรกิจให้บริการขนส่งสินค้าเพราะมีข้าวจากโรงสีของตนเองที่ต้องไปส่งยังกรุงเทพ กิจการเติบโตขึ้นจนปัจจุบันมีรถบรรทุกให้บริการขนส่งมากกว่า 100 คัน โดยขาล่องลงมาจากอุดรจะนำสินค้าเกษตรจากท้องถิ่นเช่น ข้าว ข้าวโพด และเมื่อถึงอยุธยาก็นำปูนซิเมนต์กลับไปส่งยังจังหวัดในแถบอีสานซึ่งมีลูกค้าประจำทั้งบริษัทขนาดใหญ่จนขนาดเล็กแม้กระทั่งบุคคลธรรมดา

    ปัญหาเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า ที่ต้องการแก้ไขและปรับปรุงมี 3 ประเด็นคือ
    1. บริษัทฯใช้บัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปอยู่แล้วแต่ไม่เคยจัดทำรายงานทางบัญชีและการเงินสำหรับผู้บริหาร (Management report) สำหรับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้อยู่สามารถจัดทำรายงานได้ตามความต้องการของผู้ใช้ แต่เนื่องจากผู้ใช้โปรแกรมยังไม่มีประสบการณ์และไม่ทราบว่ารายงานที่ใช้บริหารควรจะมีรูปแบบหรือรายการใดบ้างเพื่อนำมาวางแผนและวิเคราะห์ผลประกอบการได้
    2. ระยะเวลาที่บริษัทฯให้เครดิตลูกหนี้การค้าประมาณ 2-3 เดือน ส่วนใหญ่หนี้เสียที่เกิดขึ้นมาจากพนักงานขายไม่ได้ตรวจสอบฐานะการเงินของผู้ซื้อก่อนการขายบริการ
    3. การขายบริการขนส่งมักสั่งทางโทรศัพท์ บริษัทฯไม่ได้ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าลงนามเพื่ออนุมัติราคาก่อนรวมทั้งไม่มีการขอเอกสารสำคัญของผู้สั่งซื้อเช่นสำเนาบัตรประชาชน หนังสือรับรองบริษัททำให้เมื่อเกิดหนี้เสียไม่สามารถดำเนินคดีได้

    วิธีการแก้ไขและปรับปรุง การบริหารลูกหนี้การค้า คือ
    1. ออกแบบรายงานสำหรับผู้บริหารด้วยการสอบถามความต้องการของเจ้าของกิจการและผู้บริหารระดับผู้จัดการว่าต้องการจะทราบยอดรายการใดบ้างเพื่อใช้ในการวางแผนตลาด,วางแผนการให้บริการ, การซ่อมแซมและติดตามเร่งรัดหนี้ของลูกหนี้การค้า ฯลฯ
    2. เจ้าของกิจการได้กำหนดนโยบายการติดตามหนี้ค้างชำระและได้มอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามทวงถามและเร่งรัดหนี้จากลูกหนี้การค้า โดยได้กำหนดวิธีการทวงถามและการปฏิบัติงานตามนโยบายการติดตามหนี้ รวมทั้งได้กำหนดรูปแบบรายงานติดตามหนี้และผลการติดตามให้เจ้าของกิจการทราบทุกสองสัปดาห์ เพื่อให้เจ้าของกิจการประชุมร่วมกับผู้จัดการในการจัดการหนี้ที่มีปัญหาจนถึงขั้นดำเนินคดี
    3. ฝ่ายขายและฝ่ายบัญชีได้ร่วมกันออกแบบใบเสนอราคาที่มีผู้สั่งซื้อบริการลงนามอนุมัติราคารวมทั้งกำหนดการขอเอกสารสำคัญของผู้ซื้อเพื่อใช้ในการดำเนินคดีได้ภายหลังหากเป็นหนี้เสีย นอกจากนั้นยังได้ประกาศให้เป็นระเบียบปฏิบัติให้แก่เจ้าหน้าที่ขายทุกคนที่รับคำสั่งซื้อในการให้บริการขนส่งเพื่อป้องกันหนี้เสียด้วย

    ผลที่ได้รับจากการปรับปรุงแก้ไข
    1. บริษัทฯ สามารถวางแผนและติดตามลูกหนี้การค้าที่มีหนี้ค้างชำระได้เร็วขึ้น
    2. มีการกำหนดเจ้าหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงทำให้หนี้เสียลดลง
    3. มีการพิมพ์รายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อวางแผนการใช้รถบรรทุกที่มีทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและได้กำไรสูงสุดด้วย
    4. ได้มีการติดตามหนี้อย่างเป็นระบบทำให้ยอดลูกหนี้ค้างชำระลดลง
    5. มีระเบียบการขอเอกสารสั่งซื้อที่ชัดเจนและไม่ต้องโต้แย้งเรื่องราคาที่สั่งซื้อด้วยเนื่องจากบริษัทฯให้ผู้สั่งซื้อลงนามอนุมัติราคาก่อนที่จะใช้บริการ

    ความสำเร็จในการบริหารลูกหนี้การค้า ของบริษัทฯนี้มาจากการที่พนักงานให้ความใส่ใจในการจัดทำรายงานและติดตามทวงถามหนี้ค้างชำระอย่างสม่ำเสมอ หลังจากที่ได้ออกแบบรายงานตารางอายุลูกหนี้ค้างชำระแล้ว ผู้บริหารได้ใช้รายการที่ได้รับนำมาวางแผนการบริหารทั้งด้านตลาด, บริหารการใช้รถบรรทุก,การลดค่าใช้จ่าย เจ้าของกิจการมีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานที่พนักงานจัดทำให้จนสามารถลดค่าใช้จ่ายและมีกำไรได้ดีขึ้น การพิมพ์รายงานได้กำหนดให้จัดทำทุกเดือนสำหรับรายงานผลการดำเนินงานและทุกสัปดาห์สำหรับตารางอายุลูกหนี้ค้างชำระและแจ้งผลการติดตามหนี้มีปัญหาทุก 2 สัปดาห์